基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制探究

河南省裕華商儲(chǔ)實(shí)業(yè)有限公司 于榮娟

在經(jīng)濟(jì)信息全球化趨勢(shì)日益明顯的今天，各行各業(yè)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用和依賴也越來越廣泛和深入。很多的企業(yè)為了能夠在復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境中求得生存，都逐漸開始引進(jìn)ERP信息管理系統(tǒng)來對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制制度進(jìn)行建設(shè)，并且已經(jīng)取得了良好的成效。但ERP系統(tǒng)在我國企業(yè)中的應(yīng)用時(shí)間畢竟還不是很長(zhǎng)，也必然面臨一些問題。只有將ERP系統(tǒng)與企業(yè)的實(shí)際情況有機(jī)的結(jié)合起來，才能使ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制更加高效，企業(yè)資源配置整合更加優(yōu)化，也只有這樣才能促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制的完善。

1 ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制概述

ERP系統(tǒng)是一個(gè)非常全面的信息集成綜合服務(wù)管理系統(tǒng)，通過梳理企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)信息和業(yè)務(wù)體系，按照業(yè)務(wù)流程劃分業(yè)務(wù)模塊來重塑企業(yè)流程模塊，同時(shí)對(duì)企業(yè)出現(xiàn)的經(jīng)營(yíng)問題提供導(dǎo)向性預(yù)警服務(wù)和提高企業(yè)資源調(diào)配方式提供一種高度集成型、實(shí)時(shí)性、開放性的管理手段，對(duì)于提升企業(yè)整體的管理水平具有非常重要的意義。

目前，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用范圍已經(jīng)從生產(chǎn)企業(yè)發(fā)展到商業(yè)零售、服務(wù)咨詢、銀行金融以及政府機(jī)關(guān)和行政單位，無論是應(yīng)用范圍還是其真正含義，都在慢慢被擴(kuò)大了，ERP不再是以往企業(yè)的界限了。傳統(tǒng)企業(yè)往往定義為供應(yīng)鏈，而現(xiàn)代企業(yè)定義為優(yōu)惠的企業(yè)資源，定義為新時(shí)代的新信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)具有非常大的嚴(yán)謹(jǐn)性和全面性，它對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)施的影響體現(xiàn)在多方面。將ERP系統(tǒng)應(yīng)用在內(nèi)部控制管理過程中，同時(shí)企業(yè)管理人員應(yīng)立足于企業(yè)規(guī)模、市場(chǎng)變化情況，深入了解ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的完美結(jié)合，從而在企業(yè)內(nèi)部控制過程中充分發(fā)揮該系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。

2 ERP環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制存在的問題

2.1 ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)

ERP的實(shí)施為企業(yè)的內(nèi)部控制提供了新的控制環(huán)境要求。因ERP系統(tǒng)融合公司基本所有的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，涉及面廣、涉及程度深，打破了原來管理方式和工作流程，部門職能和人員崗位職能需重新定義。無論是組織結(jié)構(gòu)還是企業(yè)的治理結(jié)構(gòu)乃至企業(yè)的內(nèi)部文化和領(lǐng)導(dǎo)層的職業(yè)能力和素質(zhì)都受到影響并存在變化。那么作為運(yùn)行工具的ERP系統(tǒng)也要作出相應(yīng)的調(diào)整，才能與新的內(nèi)控制度和流程相適應(yīng)。但是ERP系統(tǒng)的調(diào)整往往涉及的環(huán)節(jié)比較多，常常并不能馬上作出調(diào)整，即使能在一定時(shí)間內(nèi)作出調(diào)整，常常也會(huì)影響公司業(yè)務(wù)部門的正常工作運(yùn)行，這就會(huì)帶來一定程度上的困難。在這樣的信息化動(dòng)態(tài)環(huán)境之下，企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境將面臨新的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。

2.2 ERP系統(tǒng)下控制活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)應(yīng)與控制活動(dòng)相匹配，每家企業(yè)經(jīng)營(yíng)內(nèi)、外部環(huán)境不同，業(yè)務(wù)性質(zhì)也不盡相同，ERP系統(tǒng)是由主觀意識(shí)的人設(shè)計(jì)和進(jìn)行具體操作，需針對(duì)企業(yè)實(shí)際情況定制開發(fā)符合自身經(jīng)營(yíng)需要管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況和管理需求相適應(yīng)，匹配出適宜的管理流程、業(yè)務(wù)流程、內(nèi)控流程，在實(shí)際管理當(dāng)中發(fā)揮ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制作用。ERP系統(tǒng)開發(fā)周期、開發(fā)成本、運(yùn)作和維護(hù)成本較高，對(duì)企業(yè)是一種挑戰(zhàn)。系統(tǒng)一旦設(shè)定，公司的一些部門結(jié)構(gòu)、客商結(jié)構(gòu)、執(zhí)行程序、表單配置都會(huì)固定下來，這些設(shè)置在一段時(shí)期內(nèi)不會(huì)有大的調(diào)整和變化，也不會(huì)根據(jù)具體事項(xiàng)的變化而隨時(shí)變化。企業(yè)業(yè)務(wù)往往是千變?nèi)f化的，而ERP系統(tǒng)不會(huì)隨著具體業(yè)務(wù)的變化靈活的作出調(diào)整，這一方面是ERP運(yùn)行的穩(wěn)定性的優(yōu)點(diǎn)；另一方面也是ERP運(yùn)行在一定程度上缺少靈活性的地方。

2.3 ERP系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)環(huán)境下重建了內(nèi)部控制體系，將ERP現(xiàn)代的信息技術(shù)應(yīng)用于內(nèi)部控制系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)安全性問題將成為控制難題。ERP系統(tǒng)通過信息集成將特定的管理要求固化，僅僅是一種管理和控制的工具和手段，它本身并不創(chuàng)造控制體系。ERP是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)，使用面涵蓋了企業(yè)方方面面，使用者范圍較廣、數(shù)量較多。企業(yè)針對(duì)不同的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需制定不同控制目標(biāo)，但并不所有的控制目標(biāo)都可以科學(xué)制定出控制方法，也不是所有的控制方法手段都可以設(shè)計(jì)到ERP系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)施，ERP系統(tǒng)是自控控制和信息與溝通的一個(gè)重要組成部分。全面、有效的內(nèi)部控制需將信息技術(shù)智能手段與人工傳統(tǒng)控制手段有機(jī)結(jié)合，從而彌補(bǔ)系統(tǒng)不足而帶來的內(nèi)部控制潛在風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)得到基本控制和改善。同時(shí)，ERP環(huán)境下，賦予企業(yè)各崗位員工進(jìn)入信息平臺(tái)登錄操作權(quán)限，來自于系統(tǒng)內(nèi)部的工作人員違規(guī)操作的動(dòng)機(jī)風(fēng)險(xiǎn)和來自于外部環(huán)境的不確定性給系統(tǒng)的安全方面帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3 實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制有機(jī)融合的建議

3.1 加強(qiáng)ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制觀念

樹立正確的內(nèi)部控制思想，首先需要熟悉ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制與原來內(nèi)部控制之間存在差異，分析選定適用于企業(yè)ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制框架。企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)以后改變企業(yè)原來的經(jīng)營(yíng)和工作運(yùn)行模式。對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行后臺(tái)操作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者和管理者及相關(guān)員工，各層次信息化指令執(zhí)行者要從思想上樹立信息化內(nèi)控管理意識(shí)。為此，必須對(duì)ERP系統(tǒng)下企業(yè)組織機(jī)構(gòu)按崗位職責(zé)設(shè)定上機(jī)人員的操作權(quán)限，實(shí)施定期輪崗位制度，使不同的崗位有所牽制，不相容的崗位互相監(jiān)督。同時(shí)還要建立操作管理制度、系統(tǒng)維護(hù)管理制度。加強(qiáng)員工對(duì)ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制理論多元化學(xué)習(xí)，糾正員工對(duì)于內(nèi)部控制管理理念的一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，定期將ERP系統(tǒng)運(yùn)行下出現(xiàn)內(nèi)部控制問題予以宣貫學(xué)習(xí)，熟練掌握系統(tǒng)運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)操作流程，避免人工缺陷、失誤帶來數(shù)據(jù)失真和內(nèi)部控制失效。

3.2 加強(qiáng)ERP系統(tǒng)控制活動(dòng)

由于ERP本身的設(shè)計(jì)是面向流程的，采用按企業(yè)業(yè)務(wù)流程本身來設(shè)計(jì)內(nèi)部控制方案會(huì)比較切合實(shí)際。企業(yè)圍繞業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析訂單、采購、庫存、計(jì)劃、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、分銷、人事管理、財(cái)務(wù)等環(huán)節(jié)的作業(yè)過程、管理過程和信息過程的實(shí)際情況，制定每一項(xiàng)作業(yè)或任務(wù)組合流程操作流程、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和考核指標(biāo)，制定相應(yīng)控制規(guī)則，形成組織、項(xiàng)目、流程三維組合，落實(shí)控制活動(dòng)管理責(zé)任。遵循“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)、規(guī)范設(shè)計(jì)、強(qiáng)化執(zhí)行”的原則，有計(jì)劃、有目標(biāo)的開展流程規(guī)范控制專項(xiàng)工作。尤其是保障流程順利運(yùn)行的制度，因?yàn)镋RP一旦上線，公司員工都在一個(gè)系統(tǒng)上，并且是呈線性狀態(tài)，那么一個(gè)環(huán)節(jié)出問題往往后續(xù)的程序無法執(zhí)行，這勢(shì)必影響整個(gè)公司的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)。這就必然要求一旦出現(xiàn)問題，就需要盡快解決，這個(gè)時(shí)候如果沒有對(duì)應(yīng)處理制度，那么業(yè)務(wù)就會(huì)停滯，如果有晚上的制度，按照制度進(jìn)行處理就可以了。只有這樣才能將企業(yè)ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制的這種模式實(shí)現(xiàn)有機(jī)融合。

3.3 加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理

從內(nèi)部控制的角度來講，必須將ERP系統(tǒng)作為控制對(duì)象，從信息技術(shù)的角度，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)總體控制和應(yīng)用控制，確保ERP系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量和運(yùn)行效率。作為實(shí)施內(nèi)部控制重要手段的ERP系統(tǒng)，必須保證系統(tǒng)的穩(wěn)定與有效運(yùn)行，加大對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的維護(hù)與評(píng)價(jià)，定期輪換人員進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)測(cè)與維護(hù)，定期出具系統(tǒng)運(yùn)行報(bào)告，確保系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行。此外，運(yùn)用數(shù)據(jù)文件的保護(hù)和數(shù)據(jù)加密儲(chǔ)存也可以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全；對(duì)重要的ERP檔案進(jìn)行雙備份，應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)，并做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等安全保護(hù)措施。

3.4 對(duì)ERP操作人員事前進(jìn)行充分的培訓(xùn)

操作人員是ERP運(yùn)行的最主要人員，也是具體業(yè)務(wù)的執(zhí)行者，不光要在設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)同他們進(jìn)行充分交流，以達(dá)到對(duì)業(yè)務(wù)的充分理解，更需要在ERP運(yùn)行開始對(duì)他們進(jìn)行充分的培訓(xùn)，保證他們對(duì)系統(tǒng)的充分理解，甚至是要求其能理解每個(gè)ERP關(guān)鍵環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)理念和思路，只有這樣才能保證系統(tǒng)ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制的完美融合。