對(duì)檔案管理工作要點(diǎn)的分析

趙濤 魚臺(tái)縣濱湖街道辦事處

一、檔案保護(hù)

1.紙質(zhì)檔案不僅要防止光線，潮濕，灰土和氧化，還必須減少原始檔案的使用率。通常運(yùn)用復(fù)制而不是原件，這樣不但降低了原件的使用數(shù)量，還減少了原件的擔(dān)負(fù)，并且檔案可以足夠用于社會(huì)服務(wù)，并且更好地保護(hù)檔案，使它在時(shí)間上能夠保存長久。紙質(zhì)檔案的功能和保存直觀，簡單，明了，易于保存和讀取，紙質(zhì)記載資料的穩(wěn)定性現(xiàn)在還不會(huì)被電子檔案取代。所以，在保護(hù)紙質(zhì)檔案時(shí)，我們必須祛除各方面不利因素，以便紙質(zhì)檔案能夠儲(chǔ)存數(shù)百年甚至數(shù)千年。

2.電子檔案是社會(huì)進(jìn)步的呈現(xiàn)，其方便，快速，占用空間小，檔案的運(yùn)用不受時(shí)間，地點(diǎn)和距離的限制，能夠和全球各個(gè)地方共享，它被廣泛使用，不過在保護(hù)方式中，它與紙質(zhì)檔案不同，例如，不一樣類型的膠片，不一樣的材料和化學(xué)成分的不一樣，需要隔開保存，以防治化學(xué)反應(yīng)。攝影膠片是一種化學(xué)感光材料，它容易導(dǎo)致化學(xué)變化與自我破壞，所以，溫度和濕度要求非常高。磁帶應(yīng)防止粘連和霉變，并打開記錄孔以防止操作錯(cuò)誤抹掉信息。光盤的穩(wěn)定性可比磁盤的穩(wěn)定性好很多，并且應(yīng)用率也很高，在保存時(shí)注重防止劃痕，防止受熱，壓縮變形和老化。軟磁盤采用聚酯薄膜作為盤基，由于成本低，價(jià)格低廉，采用壓延，沖裁，熱處理等工藝制成，它結(jié)構(gòu)簡便，體積小，攜帶方便。它被廣泛使用，但很容易因環(huán)境影響而變形，并且容易出現(xiàn)存取錯(cuò)誤，所以應(yīng)該在存放期間直立放置以防止擠壓變形，寫保護(hù)端口處于寫保護(hù)狀況等。鑒于新載體檔案的特征，為了安全地保護(hù)和運(yùn)用它們，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，必須注意安全防護(hù)問題，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目，記錄，檢索，統(tǒng)計(jì)等時(shí)，需要設(shè)立不一樣的操作員來訪問不一樣的內(nèi)容，比如，在檢索統(tǒng)計(jì)信息時(shí)，不準(zhǔn)登錄和篡改檔案目錄以避免外部借用和檔案管理人員直接操作計(jì)算機(jī)來修改檔案，對(duì)不一樣守密等級(jí)的檔案設(shè)置不一樣的保障措施，對(duì)于長久存儲(chǔ)不用修正和改動(dòng)的檔案不妨記載在一次性寫入的只讀光盤里，保證不可能會(huì)修改，為了保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中數(shù)值的安全系統(tǒng)，應(yīng)按期備份數(shù)值，重要數(shù)值應(yīng)具備不低于兩個(gè)的備份并分開保存。另外，有必要采用注定的防病毒設(shè)施，應(yīng)從創(chuàng)建計(jì)算機(jī)安全使用制度等方面來預(yù)防，不可以運(yùn)用外來磁盤，CD等，使用時(shí)務(wù)必嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢查，確定沒有病毒后才可以運(yùn)用。

3.修復(fù)技術(shù)。不管是紙質(zhì)檔案或電子檔案在保存時(shí)都要重視保存方式和技巧，除去不一樣載體檔案的不一樣保護(hù)措施以外，修復(fù)技術(shù)也是檔案保護(hù)必不可少的一部分，通過人為的后天修復(fù)增長檔案的使用時(shí)間，比如，去污技術(shù)用于在運(yùn)用期間被混淆的檔案中以還原原來外表；紙張泛黃，脆，脫色，擴(kuò)散，滲透，含糊的檔案，用少許化學(xué)方法加固；把本來就損壞檔案進(jìn)行修復(fù)和托裱來回復(fù)原樣；對(duì)膠片檔案和磁性檔案進(jìn)行除塵，清洗，還原脫色圖像等都是保護(hù)檔案的技術(shù)方式，這會(huì)使檔案更好地為社會(huì)服務(wù)，為人民服務(wù)。

二、檔案管理

（一）提升相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員認(rèn)知

檔案記錄了本單位的各種活動(dòng)，本單位相關(guān)的大量經(jīng)濟(jì)，政治和文化訊息，在對(duì)本單位回憶歷史和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)方面發(fā)揮著必不可少的作用。同時(shí)，檔案管理是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，干好本單位的檔案管理工作也是非常重要，倘若檔案管理人員沒能實(shí)時(shí)獲得檔案，將造成某些檔案遺失，造成檔案殘缺和缺失，最后會(huì)對(duì)以后的使用出現(xiàn)困難。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員務(wù)必保持警惕，增強(qiáng)對(duì)檔案管理主要性的理解，并有層有次地對(duì)本單位的檔案數(shù)值實(shí)行管理。

（二）加倍本身的常規(guī)業(yè)務(wù)建設(shè)

管理者需一直注意其行為指引和監(jiān)督的任務(wù)，而不是插手具體工作。通常，應(yīng)當(dāng)勤奮學(xué)習(xí)怎樣增強(qiáng)本人的指引藝術(shù)，比如，不妨在網(wǎng)上搜羅相關(guān)檔案管理的一些信息，或者參與網(wǎng)上的一些專業(yè)論壇或帖子欄，然后和大家一塊探討管理方法和管理藝術(shù)來提升自己管理技能，每年的年終立卷歸檔工作是檔案工作中的平常和根本業(yè)務(wù)工作，做好每年年度立卷工作對(duì)穩(wěn)定檔案工作成果發(fā)揮著關(guān)鍵效用，還是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的前提與基本保障，為了提升管理效能，檔案管理指導(dǎo)員可以為新人員組織短期培訓(xùn)，來提高他們的專業(yè)能力，降低由于業(yè)務(wù)技術(shù)不熟釀成的錯(cuò)誤。

（三）對(duì)檔案工作業(yè)務(wù)要熟練

管理人員在提升自身業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，他們還必須了解本館的檔案，不僅要提升自己，還不能忽視基本工作的實(shí)施，針對(duì)工作中出現(xiàn)的問題，有必要根據(jù)國家和省級(jí)檔案機(jī)關(guān)公布的各種業(yè)務(wù)規(guī)范性文件和方法實(shí)時(shí)提出解決方案，制止平常工作的混亂，影響檔案管理的正常運(yùn)行。對(duì)待不一樣的解析造成的問題，比如：有些檔案工作者在理解文書中“一事一卷”方法中的“一事”時(shí)可能不正確，甚至出現(xiàn)“一文一卷”，對(duì)于這樣的情況，管理人員務(wù)必趕快利用立卷檢查和檔案質(zhì)量檢查等各方面機(jī)會(huì)，做出詳細(xì)合理的解說，更正員工的錯(cuò)誤做法。

（四）建立完整網(wǎng)絡(luò)檔案管理

檔案工作有很多特征，如點(diǎn)多，面積大，線條長，現(xiàn)在許多檔案室出現(xiàn)人力欠缺和資金缺少問題，網(wǎng)絡(luò)檔案管理的成立能在很大程度上緩解這一矛盾。所謂的檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)是創(chuàng)立由檔案管理部門為龍頭的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，有利于檔案工作的順利進(jìn)展，還可以共享兄弟檔案的信息，為后期借鑒經(jīng)驗(yàn)，減少彎路，提高工作效率提供了更多便利，在創(chuàng)建電子檔案管理時(shí)，需要選取擁有優(yōu)良網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員，還要成立專門的指導(dǎo)和管理部門，保證可以確切地實(shí)行這項(xiàng)高技術(shù)和繁瑣的工作。

結(jié)語：檔案館作為檔案事業(yè)的主體，是長久儲(chǔ)存檔案的基地，也是為社會(huì)服務(wù)供給檔案信息的核心，檔案管理職員必須遵守職業(yè)道德，堅(jiān)決學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，重視各種技術(shù)訓(xùn)練，加強(qiáng)人員管理，提升檔案人員素養(yǎng)，重視利用者的使用培養(yǎng)和宣傳檔案保護(hù)認(rèn)識(shí)，為國家的前進(jìn)發(fā)展發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用。