論信息時代的招標(biāo)檔案電子化管理

劉安冬 華潤守正招標(biāo)有限公司

招標(biāo)檔案的電子化管理，是信息時代背景下實現(xiàn)更快更穩(wěn)定更高效檔案管理的關(guān)鍵方法。該方式的利用，不但在人力的使用方面具有極大的節(jié)約優(yōu)勢，而且在提升招標(biāo)檔案管理效率方面具有重要意義。因此，推行檔案電子化是檔案管理技能水平提升的必然結(jié)果[1]。在這一形勢下，我們就必須對招標(biāo)檔案的電子化管理進行認(rèn)識的強化，分析其能夠發(fā)揮的巨大優(yōu)勢，并就存在的缺陷和問題進行解決方案的分析和施行，促進各行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

一、招標(biāo)檔案電子化管理現(xiàn)存問題

（一）對招標(biāo)檔案電子化管理認(rèn)識不足

雖然電子化的檔案管理形式以其優(yōu)秀的效能，被社會發(fā)展中的大部分企業(yè)所關(guān)注和運用。但就目前來看，各公司更多的將工作重點，放在各類項目的具體實施，以及資金管理等方面，在對檔案發(fā)展進步關(guān)注度相對較弱。因此，就導(dǎo)致對電子化技術(shù)應(yīng)用到招標(biāo)檔案管理中，缺乏強化的認(rèn)知和實踐。這就導(dǎo)致了招標(biāo)檔案的電子化管理缺乏實際效果，只是一個表面的工程。比如在制度的建設(shè)方面，缺乏對這項工作進行針對性管理方案的制定。比如在招標(biāo)檔案管理方面，相關(guān)工作人員，只是進行了文檔目錄的建設(shè)，沒有把相關(guān)的文檔掃描到電子信息檔案系統(tǒng)中，管理和保存仍然是進行紙質(zhì)化的管理[2]。

（二）招標(biāo)檔案電子化管理安全問題

由于這種新型的檔案管理形式，主要是依靠計算機和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行相關(guān)的處理與傳輸工作。一方面極大地提高了信息互通的程度，使檔案管理人員在進行招標(biāo)文件的管理時操作更簡單、流程更優(yōu)化、時間更節(jié)省。但在另一方面，依靠互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)的電子化管理，在相關(guān)文件的保存與管理方面存在著一定的安全隱患。比如在進行管理時，可能由于技術(shù)人員的技能素質(zhì)不夠，出現(xiàn)操作失誤，進而造成文件的遺失問題。再比如不重視電子化管理網(wǎng)絡(luò)安全平臺的建設(shè)，部分不法分子或者競爭對手等，可能會攻擊企業(yè)檔案管理相關(guān)平臺，對招標(biāo)文件進行破壞或者竊取等，造成了招標(biāo)檔案信息隱私得不到保障。而重要信息的泄露，則可能造成企業(yè)的招標(biāo)工作失利[3]。

（三）招標(biāo)檔案電子化管理水平較低

首先在制度的建設(shè)上，一方面，對檔案的錄入工作缺乏相關(guān)規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，這就導(dǎo)致在不同的檔案管理員工，或者在不同階段的招標(biāo)檔案錄入時，出現(xiàn)文件格式以及目錄等的差異化。進而造成相關(guān)人員無法對企業(yè)招標(biāo)工作，進行統(tǒng)一化的有效整體性管理，造成管理工作的繁瑣與低效率。另一方面，對招標(biāo)檔案的后期整理以及對職工的管理制度不健全，這也有可能造成實際管理中的疏漏等問題的出現(xiàn)。其次招標(biāo)檔案的電子化管理存在一定的失實性，由于電子化管理不像紙質(zhì)文件管理那樣，出現(xiàn)修改情況能夠被明顯地發(fā)現(xiàn)，因此，在進行信息錄入以及傳輸時，受到人員操作以及系統(tǒng)崩潰等的情況，就使文件容易丟失或者被篡改等，導(dǎo)致文件的失真[4]。再者在設(shè)備選擇上，部分企業(yè)處于資金節(jié)省的考慮，或者由于認(rèn)識水平的不足，在先進設(shè)備的引入上缺乏重視，比如沒有添置自動化掃描錄入設(shè)備，員工依然依靠手動方式進行招標(biāo)文件的錄入，就嚴(yán)重影響了工作效率。

二、招標(biāo)檔案電子化管理提升策略

（一）強化重視，完善管理制度

企業(yè)管理層面的認(rèn)識不足，是導(dǎo)致招標(biāo)檔案電子化管理水平低下的關(guān)鍵因素。因此，必須要使企業(yè)的管理層認(rèn)識到信息化招標(biāo)工作的重要意義。從領(lǐng)導(dǎo)層提高對電子化管理的重視，從而進一步推動管理的水平提升和制度完善。首先要強化對信息技能人才的引進，從技術(shù)層面為電子化招標(biāo)檔案管理打下基礎(chǔ)。其次要關(guān)注安全防護系統(tǒng)的建設(shè)和維護，有效減少檔案的破壞與遺失，保證招標(biāo)信息安全[5]。

（二）加強培訓(xùn)，提升員工水平

許多企業(yè)由于對招標(biāo)檔案管理工作都不重視，開展這項工作的員工在技能素養(yǎng)，以及思想認(rèn)識方面都存在著一定的問題。專業(yè)化水平的不足以及技術(shù)能力的薄弱，就會影響招標(biāo)文件管理效果的實現(xiàn)。因此，必須針對這一問題組織相關(guān)的教育活動進行人員的技能培訓(xùn)，并建立起選拔與篩查機制進一步優(yōu)化員工隊伍。比如可以請專家進行實地指導(dǎo)、外派人員進行技能學(xué)習(xí)、營造文化氛圍進行思想教育等方法對員工進行培養(yǎng)。

（三）加大投入，提高設(shè)備水準(zhǔn)

任何一項工作的開展，尤其是電子化的招標(biāo)檔案管理，十分依賴于設(shè)備的先進程度以及質(zhì)量水平。因此為了實現(xiàn)良好的招標(biāo)檔案管理效果，企業(yè)必須在設(shè)備的資金支出上不能吝嗇。一方面，對于新型的信息管理設(shè)備要加大投入，比如自動化錄入器材，計算機等的選購要根據(jù)效果來決定，而不能一味追求低耗資。另一方面，在網(wǎng)絡(luò)安全管理的平臺的建設(shè)上，也要加大資金支出，從而強化信息的安全化管理效果實現(xiàn)。設(shè)備的選購必須要滿足工作開展的性能要求，盡量保證其在較長時期發(fā)揮良好效果。

結(jié)語：綜上所述，電子信息化的招標(biāo)檔案管理，是信息技術(shù)發(fā)展背景下時代的選擇。由于其在招標(biāo)檔案管理中可以發(fā)揮十分巨大的效能，有效提升了檔案管理工作的效率，因此企業(yè)必須針對當(dāng)前該工作開展時重視性不足、設(shè)施器材落后、人員技能低下等等的問題，采取有針對性的措施，促進整體管理水平的提升，為企業(yè)的項目建設(shè)提供強有力的檔案支持，為企業(yè)的招標(biāo)資金核算提供文件支持，進而保證良好工作效果的實現(xiàn)。