依托信息化手段提高采購規(guī)范管理水平

盛立冉 楊樂

1.江西撫州市煙草專賣局煙葉技術(shù)中心； 2.江西農(nóng)業(yè)大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息工程學(xué)院

隨著煙草行業(yè)在不斷加快企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的步伐，面臨著大量的采購工作，交易的金額也在日益增大，期間如果發(fā)生了不規(guī)范的操作方式，會造成大量的國有資產(chǎn)意外流失，嚴(yán)重的還會危及整個(gè)煙草企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營秩序，有損行業(yè)的整體形象。所以，煙草行業(yè)管理任務(wù)的重點(diǎn)就是進(jìn)一步規(guī)范管理采購領(lǐng)域的工作，讓公司走上開源節(jié)流的康莊大道。本文在分析當(dāng)前采購規(guī)范管理存在的問題的基礎(chǔ)上，提出了信息化手段在規(guī)范采購和管理中的應(yīng)用策略，解決了采購中存在一些焦點(diǎn)問題，平穩(wěn)地推進(jìn)了煙草行業(yè)采購管理工作的規(guī)范性。

一、當(dāng)前采購規(guī)范管理存在的問題

（1）制度落實(shí)不嚴(yán)。集中體現(xiàn)在規(guī)章制度沒有嚴(yán)格執(zhí)行，工作人員不能準(zhǔn)確地進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，有的招標(biāo)文件存在以某種不合理的條件限制、排斥潛在投標(biāo)人的條款等。（2）實(shí)施方案不細(xì)。有部分重大采購項(xiàng)目事先并沒有制定詳細(xì)的項(xiàng)目實(shí)施方案，招標(biāo)控制價(jià)、最高限價(jià)設(shè)定依據(jù)不夠清晰，招標(biāo)過程中相關(guān)重要階段開展時(shí)間比較模糊不清，開標(biāo)現(xiàn)場工作職責(zé)、分工不夠明確和實(shí)施操作的流程較為籠統(tǒng)等。（3）責(zé)任心不強(qiáng)。采購業(yè)務(wù)運(yùn)行表單中的多數(shù)簽字只簽署姓名，并沒有任何具體的評價(jià)性意見；部分采購項(xiàng)目中依然會有“缺失表單”、“缺少簽字”和“漏填內(nèi)容”等因?yàn)楣ぷ魅藛T缺乏責(zé)任心所造成的失誤。（4）監(jiān)督管控不嚴(yán)。部分公司在采購業(yè)務(wù)運(yùn)作過程中，存在不嚴(yán)格依規(guī)辦事的問題，致使采購中出現(xiàn)各種紕漏；監(jiān)督管理部門并沒有依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，造成監(jiān)督出現(xiàn)“盲點(diǎn)”和“雙線缺位”等。

二、信息化采購存在的優(yōu)勢

（1）信息化采購管理可以防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)、防止腐敗發(fā)生。信息化采購將每一步的采購工作全部轉(zhuǎn)移到因特網(wǎng)上進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，減少了容易出現(xiàn)歧義的環(huán)節(jié)，避免了由于時(shí)間等因素所造成的人為誤標(biāo)，杜絕了存在人為操作的可能性，采購工作的透明度得到了大幅度的提升，清除了滋生各種腐敗現(xiàn)象的土壤。（2）信息化采購能夠提升采購管理的時(shí)效性，節(jié)約采購成本。通過信息化交易平臺實(shí)現(xiàn)競價(jià)采購，企業(yè)可以根據(jù)自身的要求靈活地設(shè)置雙方交易的時(shí)間和交易方式，將采購周期大幅度地縮短了。自采購企業(yè)競價(jià)采購項(xiàng)目正式開始至競價(jià)結(jié)束，傳統(tǒng)招標(biāo)采購方式大概需要25-50天的時(shí)間，信息化的采購方式僅需要7-15天。企業(yè)通過競價(jià)采購可以獲得更為合理的價(jià)格，節(jié)省開支。（3）信息化采購能夠整合供應(yīng)商資源，達(dá)到信息共享。借助網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的幫助，可以剔除行業(yè)的限制和地域的影響，在互聯(lián)網(wǎng)上尋找更優(yōu)、更適合的貨物供應(yīng)商。信息化采購能夠依據(jù)供貨商的信息整合資源，讓供求信息和供給關(guān)系更為透明。

三、信息化手段在規(guī)范采購規(guī)范管理中的應(yīng)用

“信息孤島”和“信息不對稱”是傳統(tǒng)采購過程中不可避免的問題，而信息化采購能夠借助互聯(lián)網(wǎng)形成規(guī)模效應(yīng)。

（一）以操作規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真落實(shí)到位

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。組織專題培訓(xùn)班，增強(qiáng)各級工作人員運(yùn)用信息化采購的操作能力，提高煙草行業(yè)整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。2.嚴(yán)格廉潔自律。加強(qiáng)對重要環(huán)節(jié)的監(jiān)控機(jī)制，嚴(yán)格規(guī)范采購過程，杜絕采購過程中的不規(guī)范行為。3.規(guī)范應(yīng)用操作。要樹立“信息化采購重在實(shí)際應(yīng)用”的思想理念，存貯采購操作流程的記錄文件，明確部門和崗位的權(quán)限和職責(zé)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、全面覆蓋的管理理念。

（二）以統(tǒng)一流程為關(guān)鍵，強(qiáng)化基礎(chǔ)管理

運(yùn)用信息化采購方式，重在梳理和完善采購管理的工作流程，依托統(tǒng)一的操作規(guī)范和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，在行業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源（如供應(yīng)商庫、評審專家?guī)臁⑸唐沸畔旌筒少忢?xiàng)目庫）共享，保證采購項(xiàng)目在評審過程中公開、公正、透明。

（三）以時(shí)間線和工作流為抓手，強(qiáng)化系統(tǒng)監(jiān)督

項(xiàng)目以監(jiān)督時(shí)間作為主線，以工作流引擎作為載體，使采購過程得到事前、事中和事后的全方位監(jiān)督。

（四）以效能檢驗(yàn)和項(xiàng)目評估為手段，強(qiáng)化過程管理

信息化采購的資源存儲在數(shù)據(jù)庫中，可以對照原計(jì)劃的資料和信息，方便適時(shí)預(yù)警，強(qiáng)化整個(gè)項(xiàng)目的過程化管理。

（五）以完善信息化安全體系為保障，強(qiáng)化信息安全

主要從安全監(jiān)控、密鑰管理、網(wǎng)絡(luò)信任和應(yīng)急反應(yīng)等方面提高信息化采購的安全性建設(shè)，健全信息安全等級制度，全面提升采購信息的安全性。

結(jié)論：在煙草行業(yè)內(nèi)推行信息化采購方式是大勢所趨，即可以保持整個(gè)行業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展，也可以節(jié)省大量的人力和物力。信息化采購方式必將伴隨著煙草行業(yè)體制內(nèi)轉(zhuǎn)型升級的全過程，既不可能“畢其功于一役”，更不可能“一勞永逸”。通過信息化的采購手段，讓決策過程不斷程序化，整個(gè)組織越來越系統(tǒng)化，各部門的權(quán)限和職責(zé)更加清楚化，業(yè)務(wù)操作流程更為規(guī)范化，各項(xiàng)操作措施更加具體化，工作人員的行為更加標(biāo)準(zhǔn)化，使得采購的過程變得可行可控，量化考核細(xì)則，制訂有效的獎懲機(jī)制，將極大地提高采購的工作效率，規(guī)范煙草行業(yè)的管理工作。同時(shí)更加公開、透明的采購流程，也將使采購管理更為規(guī)范合理。