數(shù)字化校園建設(shè)中AIC系統(tǒng)電子文件歸檔初探

郭湘仁 湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化校園建設(shè)的逐步完善，學(xué)院智能校園系統(tǒng)不斷升級(jí)，并在全院大力推廣使用，由此產(chǎn)生了大量電子文件。這批文件既存在系統(tǒng)中，也存在教職工的電腦中，兼職檔案員對(duì)它們進(jìn)行鑒定，打印出來后分類、整理、立卷、歸檔，即形成了我院現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案。在科技不斷發(fā)達(dá)的今天，如何將系統(tǒng)中這批電子文件收集起來，立卷歸檔，規(guī)范管理，建立電子文件檔案資源庫，實(shí)現(xiàn)電子文件的共建共享，是我們值得深入探討的一個(gè)論題。

一、“數(shù)字化校園” 理念、電子文件的內(nèi)涵

1. 數(shù)字化校園是以數(shù)字化信息和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上建立起來的對(duì)教學(xué)、科研、管理、技術(shù)服務(wù)、生活服務(wù)等校園信息的收集、處理、整合、存儲(chǔ)、傳輸和應(yīng)用，使數(shù)字資源得到充分優(yōu)化利用的一種虛擬教育環(huán)境。[1]目前，學(xué)院數(shù)字化校園建設(shè)采用的是AIC系統(tǒng)，包含教務(wù)、學(xué)生、輔導(dǎo)員、行政、校情分析與診斷平臺(tái)、反饋意見、查詢信息、申請(qǐng)審批、文件流轉(zhuǎn)、后勤管理十大類，62個(gè)模塊，基本涵蓋了學(xué)院日常行政辦公的各個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。

2. 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。[2]本論文所指電子文件是指各行政、教學(xué)部門在教學(xué)、管理、服務(wù)、辦公等過程中形成的電子化文件，它包括文本、圖像、圖形、影像、聲音、數(shù)據(jù)、報(bào)表等形式。

3. 現(xiàn)階段，學(xué)院正在全面推進(jìn)“數(shù)字化校園”建設(shè)，檔案工作作為學(xué)校行政管理工作的一部分，也應(yīng)該納入建設(shè)范圍。同時(shí)，檔案室工作人員也應(yīng)以“數(shù)字化校園”為契機(jī)，推動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)，規(guī)范電子文件的管理，這不僅是適應(yīng)新時(shí)代檔案資源開發(fā)利用的要求，也能為學(xué)院數(shù)字化檔案館的建設(shè)奠定有力的基礎(chǔ)。

二、數(shù)字化校園建設(shè)中電子文件管理現(xiàn)狀及原因分析

1.缺乏“數(shù)字化校園”的檔案建設(shè)理念，電子文件未歸檔。目前，學(xué)院大部門行政審批工作都是通過AIC系統(tǒng)處理，不同的審批內(nèi)容流程不同。以一般發(fā)文流程為例，它包含“申請(qǐng)人―部門領(lǐng)導(dǎo)批示―黨政辦文秘審稿―黨政辦主任審批―主管院領(lǐng)導(dǎo)審批―黨政辦文秘審核―檔案室歸檔―反饋給申請(qǐng)人”八個(gè)環(huán)節(jié)，申請(qǐng)人收到系統(tǒng)反饋的通知后，即可到文秘科打印紅頭文件，開始辦理業(yè)務(wù)，相關(guān)紙質(zhì)文件歸檔，電子文件環(huán)節(jié)終止。AIC系統(tǒng)中審批的電子文件只有各個(gè)環(huán)節(jié)的傳閱人可以查看，隨著工作調(diào)動(dòng)，其他人員查閱相關(guān)資料需要請(qǐng)流程傳閱人提供幫助。而在實(shí)際工作中，為確認(rèn)審批結(jié)果的真實(shí)性、有效性，我們通過AIC系統(tǒng)調(diào)取電子文件查看數(shù)據(jù)內(nèi)容的頻率很高。雖然流程中設(shè)置了“檔案室歸檔”環(huán)節(jié)，檔案室工作人員可以查閱，但這些電子文件只是零散地儲(chǔ)存在系統(tǒng)中，缺乏系統(tǒng)的管理，利用起來非常不便，對(duì)于學(xué)校來說，是一種資源浪費(fèi)。因此對(duì)這批文件進(jìn)行綜合管理非常有必要。

2.缺乏電子檔案管理系統(tǒng)，電子文件無法歸檔。在數(shù)字化校園建設(shè)過程中，學(xué)院沒有將檔案工作納入其中，故電子文件歸檔工作也未啟動(dòng)。在AIC系統(tǒng)中，審批事項(xiàng)處理完畢后即呈現(xiàn)完結(jié)狀態(tài)，沒有檔案管理系統(tǒng)與AIC系統(tǒng)對(duì)接進(jìn)入下一步操作，電子文件無法進(jìn)行歸檔。這批電子文件存于AIC系統(tǒng)中呈幾何倍數(shù)增長，如出現(xiàn)系統(tǒng)服務(wù)器崩潰或損壞情況，很容易丟失。學(xué)院智能校園系統(tǒng)由CRP變更為AIC過程中，部分資料未導(dǎo)入新系統(tǒng)，如需查閱相關(guān)資料，要請(qǐng)信息中心工作人員幫忙調(diào)取，如該資料沒有納入紙質(zhì)檔案保存范圍，年久失管后將無處可查。因此，我們要推動(dòng)電子文件規(guī)范化管理，將電子檔案作為長效機(jī)制去完善。

3.缺乏管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，電子文件無從歸檔。AIC系統(tǒng)上的電子文件是由各職能部門草擬上傳的，由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，文件的格式排版各式各樣，類型也不盡相同，造成電子文件歸檔困難。申請(qǐng)部門工作人員提交的審批事項(xiàng)在AIC系統(tǒng)上辦理完畢后，沒有具體可行的電子文件歸檔制度和操作步驟來指導(dǎo)他們進(jìn)行歸檔工作。而且電子文件的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔方式與程序等方面的工作要求不到位，技術(shù)操作人員也無法對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)模塊的制定、工作流程的設(shè)計(jì)、操作規(guī)范的設(shè)定。檔案管理人員接收這批電子文件后，沒有實(shí)施細(xì)則指導(dǎo)立卷歸檔工作，也無法提供高效的利用服務(wù)。

三、數(shù)字化校園建設(shè)中電子文件管理對(duì)策

1.推動(dòng)“數(shù)字化校園”工作開展，建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，提升技術(shù)水平，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)利用。實(shí)現(xiàn)AIC系統(tǒng)電子文件歸檔工作，需要在AIC系統(tǒng)新設(shè)一個(gè)模塊，將處理完畢的電子文件導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)入后的電子文件附審批流程，且內(nèi)容不得修改，并記錄導(dǎo)入時(shí)間、導(dǎo)入人員等相關(guān)信息。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置以下模版：接收模版，負(fù)責(zé)接收AIC系統(tǒng)或其它系統(tǒng)以及直接導(dǎo)入的電子文件；部門預(yù)立卷模版，負(fù)責(zé)對(duì)導(dǎo)入后的電子文件進(jìn)行分類、整理、組卷、提交審核；檔案管理模塊，負(fù)責(zé)審核接收部門立卷電子文件、整理入庫、綜合管理、進(jìn)行檔案鑒定和檔案檢索、編研統(tǒng)計(jì)等；系統(tǒng)管理模塊：負(fù)責(zé)檔案的管理設(shè)置、系統(tǒng)功能設(shè)置、模版結(jié)構(gòu)設(shè)置、用戶管理設(shè)置等。同時(shí)，我們要建立兩個(gè)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)互通的關(guān)系，即電子檔案管理系統(tǒng)接收來自AIC系統(tǒng)的電子文件完成歸檔，AIC系統(tǒng)可以利用電子檔案管理系統(tǒng)查詢相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

2.加大“數(shù)字化校園”的檔案工作力度，推行電子文件即時(shí)歸檔機(jī)制，加強(qiáng)電子文件前端控制與事后監(jiān)管。我們應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔工作納入學(xué)院檔案工作規(guī)范，落實(shí)工作責(zé)任，明確分工，調(diào)整歸檔工作步驟，改“末端”歸檔為“前端”歸檔，逐步形成審批與歸檔并行的工作流程，做到“誰產(chǎn)生、誰歸檔”，即AIC系統(tǒng)電子文件處理完畢后，經(jīng)申請(qǐng)人鑒定需要存檔的，導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)，由部門兼職檔案員進(jìn)行預(yù)立卷流程操作，檔案室工作人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理及審核接收工作，實(shí)現(xiàn)電子文件預(yù)歸檔，待紙質(zhì)文件一并移交時(shí)，完成正式歸檔，同時(shí)，要在紙質(zhì)檔案盒的備考表或歸檔文件目錄的“備注”欄中填寫電子文件的存儲(chǔ)位置。由此實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件同步歸檔的“雙套制”管理模式，確保電子文件真實(shí)性、完整性、有效性，為后期信息資源共享創(chuàng)造有利條件。

3.深化“數(shù)字化校園”的檔案理念建設(shè)，完善電子文件歸檔制度建設(shè)，創(chuàng)新管理機(jī)制與統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著“數(shù)字化校園”工作的推進(jìn)，AIC系統(tǒng)平臺(tái)上累積的電子文件，都是今后核實(shí)相關(guān)工作的重要憑證，具有很大的參考價(jià)值。因此，我們要根據(jù)上級(jí)檔案部門相關(guān)規(guī)定，通過對(duì)紙質(zhì)文件歸檔要求的研究，劃定電子文件的歸檔范圍，確立基本依據(jù)，制定具體可行的實(shí)施細(xì)則，如《電子文件管理辦法》、《電子文件歸檔工作規(guī)范》、《電子文件材料的歸檔范圍和保管期限表》、《電子檔案移交接收辦法》等，逐步形成電子文件在線辦理審批、立卷、歸檔、保存、利用的長效工作機(jī)制，確保電子檔案服務(wù)工作順利開展。

四、實(shí)現(xiàn)電子文件共建共享

1.在大數(shù)據(jù)時(shí)代，文件歸檔工作逐漸脫離傳統(tǒng)的管理模式，走向了數(shù)字化和智能化。我們可以在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置檔案利用服務(wù)功能，歸檔部門可以通過歸檔系統(tǒng)直接調(diào)閱本部門的存檔資料，其他借閱者通過電子檔案管理系統(tǒng)提交申請(qǐng)資料，經(jīng)歸檔部門同意，檔案管理部門審核通過后，即可從系統(tǒng)中查閱相關(guān)資料，無需借閱者來到檔案存放地查閱，也可以同時(shí)為多人提供同一份文件，大大提高了檔案利用的效率，實(shí)現(xiàn)電子文件共建共享。

2.電子檔案使用數(shù)字介質(zhì)保存的，能代替原件使用，可以減少對(duì)檔案原件的反復(fù)調(diào)閱，減輕了檔案原件的損壞，不僅有利于檔案的永久保存，還能減少復(fù)制和備份成本，提高了檔案管理的安全性。同時(shí)，利用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)將電子檔案?jìng)浞莓惖乇４?，這樣即使紙質(zhì)檔案資料出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況，還有電子備份資料，檔案不致于遭到毀滅性的破壞。如果紙質(zhì)檔案材料字跡模糊褪變或照片檔案出現(xiàn)污損殘缺，也可以借鑒電子檔案進(jìn)行修復(fù)，使電子檔案與紙質(zhì)檔案相輔相成。

任何載體的文件價(jià)值都要遵循一定的規(guī)律，在不同的生命運(yùn)動(dòng)周期內(nèi)，發(fā)揮著其本身所具備的價(jià)值和功能。[3]在數(shù)字化校園建設(shè)中，啟動(dòng)AIC系統(tǒng)電子文件歸檔工作，利用電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享服務(wù)，是電子文件價(jià)值最大化的體現(xiàn)。