淺談鐵路建設項目檔案管理工作

史鳳明

（中國鐵路呼和浩特局集團有限公司，呼和浩特010050）

1 組建項目檔案管理機構(gòu)，建立健全制度辦法

項目開工后，建設單位就應成立以總經(jīng)理為組長，分管副總經(jīng)理為副組長，公司各部門負責人為成員的檔案工作領(lǐng)導小組，建立涵蓋公司各部門及施工、監(jiān)理等參建單位檔案人員的項目檔案工作網(wǎng)絡。建設單位應根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)規(guī)范、標準，結(jié)合本項目的實際建立項目檔案管理辦法、制定項目文件材料歸檔范圍和檔案保管期限、明確項目檔案分類編號方案、各類檔案基礎(chǔ)管理制度等，在制度辦法中要明確項目檔案工作職責、項目文件歸檔范圍、項目文件形成要求、項目文件整理與案卷質(zhì)量要求、項目文件交接手續(xù)和份數(shù)、檢查與考核等內(nèi)容。

2 成立項目檔案管理部門，做好培訓、檢查、指導工作

①項目開工前，項目檔案部門要舉辦項目檔案培訓班，對建設單位各部門有關(guān)人員、參建單位檔案工作人員就項目文件形成、收集及預立卷方法等工作進行培訓。

②施工過程中，項目檔案部門要定期組織由建設單位工程管理人員、檔案工作人員、施工單位工程技術(shù)人員、監(jiān)理工程師組成建設項目平推檢查組，對建設單位各部門、參建單位項目部、工區(qū)形成的項目文件進行現(xiàn)場檢查指導，提出問題、制定整改措施。

③項目竣工前，項目檔案部門要指導參建單位做好整理立卷工作，對項目文件進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在問題，并要求相關(guān)責任單位限期整改，并指導參建單位做好項目檔案歸檔工作。

3 項目檔案工作要與項目建設同步進行

建設項目文件的收集、整理、編目、歸檔、移交，應做到“三同步”，即：在布置施工任務時同步安排項目文件編制任務；在布置工程施工進度時同步進行項目文件的收集工作；在工程驗收時同步做好項目文件的交接工作。堅持檔案工作與工程建設同步，是保證項目文件齊全完整、真實有效的重要手段[1]。一是項目建設前期階段就應及時明確檔案工作職責，加強對前期管理性文件的管理，在施工、監(jiān)理合同中要明確提出對文件材料的編制、整理及流向等要求。二是在檢查項目實體建設過程中，要同時檢查檔案工作的編制情況。三是在工程竣工驗收時，要同步驗收項目檔案完成情況。

4 按照科技檔案案卷質(zhì)量要求，做好項目檔案整理工作

①建設項目文件整理應遵循其形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學、組卷合理。

②竣工圖應完整、準確、規(guī)范、清晰、修改到位，施工里程已變更為竣工后的統(tǒng)一里程，圖標內(nèi)相關(guān)人員簽字完備，能夠真實反映項目竣工時的實際情況。竣工圖要將圖紙先折成210mm 手風琴式，然后再折成297mm。為使圖標外露，疊圖時應從圖標處往后疊。

③建設項目檔案裝訂厚度控制在15～20mm，裝訂前先除金屬物、塑料物，檢查文件材料是否齊全，空白頁是否去掉，有無顛倒、錯頁、重份，表格文頭是否一律向上或向左，小于A4紙是否粘貼在A4 紙上。

④卷內(nèi)文件以卷或件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件頁號編寫在文件正面右上角，雙面書寫的文件頁號分別編寫在文件的正面右上角、背面左上角。各卷、件之間不連續(xù)編頁號[2]。

⑤卷內(nèi)目錄要原文抄錄卷內(nèi)每份文件的題名、責任者、日期、頁碼等，卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁；備考表要標明卷內(nèi)全部文件的總頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量以及在組卷過程中需要說明的問題。卷內(nèi)目錄和備考表不編寫頁號，裝訂在軟封面內(nèi)。

5 明確項目檔案歸檔程序和時間

①施工文件組卷完畢經(jīng)項目負責人審查后，依次由監(jiān)理部門、建設單位工程管理部門、檔案部門進行審查簽字后，向項目檔案部門歸檔。②監(jiān)理文件組卷完畢經(jīng)總監(jiān)理工程師審查后，依次由建設單位工程管理部門和檔案部門進行審查簽字后，向項目檔案部門歸檔。③建設單位各部門形成的文件組卷完畢，經(jīng)部門負責人、主管領(lǐng)導審查合格簽字后，向項目檔案部門歸檔。④建設項目檔案按項目歸檔，前期文件在工作結(jié)束后及時歸檔。管理性文件一般按年度歸檔，同一事由產(chǎn)生的跨年度文件應在辦結(jié)年度歸檔?？辈煸O計、施工、監(jiān)理等文件應在項目竣工后3 個月內(nèi)完成歸檔移交。

6 結(jié)語

建設單位在項目文件管理過程中只有加強組織領(lǐng)導、建立健全檔案工作相關(guān)制度，實施過程控制，強化檔案業(yè)務培訓指導。注重對項目檔案收集、整理的審查把關(guān)。將項目檔案工作納入合同管理、工程管理、財務管理，實行預立卷制度。定期開展檔案專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)項目檔案收集、整理過程中存在的問題。配備滿足檔案工作需要的設施設備，才能更好地開展鐵路建設項目檔案工作。