終身教育體系下繼續(xù)教育學(xué)院辦公室服務(wù)管理職能初探

沈浚，董寧，陳德慶

（華東理工大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院，上海 200237）

1 引言

終身教育是指人們在一生各階段當(dāng)中所受各種教育的總和，是人所受不同類型教育的統(tǒng)一綜合。包括教育體系的各個階段和各種方式，終身教育體系指教育系統(tǒng)和社會機(jī)構(gòu)為社會成員提供終身參與有組織學(xué)習(xí)機(jī)會的教育制度安排和網(wǎng)絡(luò)。終身教育體系的建立，是教育發(fā)展的必然選擇。高校繼續(xù)教育作為終身學(xué)習(xí)體系的重要組成部分，在完善終身學(xué)習(xí)體系、構(gòu)建學(xué)習(xí)型社會中具有不可替代的重要作用。

2 管理角色定位

在行政機(jī)關(guān)，工作核心是“行政”，辦公室承擔(dān)著承上啟下、溝通聯(lián)系的作用，是推動和執(zhí)行各項(xiàng)“行政”日常事務(wù)的職能部門，承擔(dān)著服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)管理、服務(wù)各部門的職能。在繼續(xù)教育學(xué)院，日常工作的主要內(nèi)容是各類教學(xué)管理，也包括各類考試組織以及培訓(xùn)開拓，辦公室工作內(nèi)容主要是圍繞學(xué)院多樣的教學(xué)工作展開的，每項(xiàng)工作都與教學(xué)服務(wù)工作密切相關(guān)，由此可見，樹立服務(wù)理念，全心全意為各類教學(xué)服務(wù)，從安全管理、物資調(diào)配等各方面為各類教學(xué)工作順利開展保駕護(hù)航。

3 服務(wù)對象人群

由于學(xué)院教學(xué)管理人員與一線占絕大多數(shù)，很多教學(xué)管理工作存在多樣性，教學(xué)管理老師的需求也比較市場化和多樣性，對于辦公室工作的訴求有時候表達(dá)得也比較直接和應(yīng)激。對于這一點(diǎn)，辦公室管理人員需要積極應(yīng)對和協(xié)調(diào)配合。同時，繼續(xù)教育學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)大都“雙肩挑“，除了繼續(xù)教育日常行政管理外，同時也承擔(dān)著其他工作業(yè)務(wù)，提前把該做的準(zhǔn)備工作做好，把該報批的事項(xiàng)報批好，同時要善于結(jié)合現(xiàn)代的信息化手段做好行政流程，切實(shí)提高行政效率。

4 服務(wù)管理改進(jìn)要點(diǎn)與方向

繼續(xù)教育學(xué)院辦公室應(yīng)承襲傳統(tǒng)的工作職能，是整個學(xué)院的行政管理事務(wù)部門，需要有規(guī)范的制度化管理和完備的各類行政文書檔案管理，另一方面也要兼顧終身教育市場化服務(wù)的特殊性，繼續(xù)教育辦公室要更好地為市場化教學(xué)管理工作服務(wù)，需要肩負(fù)后勤配給和資源協(xié)調(diào)的工作職能。因此必須從規(guī)范性管理、做好服務(wù)管理建設(shè)以及提高工作效率幾方面展開。

4.1 日常工作中的規(guī)范管理與大局意識

繼續(xù)教育學(xué)院管理部門的設(shè)置比較精簡，一個部門對應(yīng)著行政機(jī)關(guān)的多個部門。在這種情況下，辦公室作為綜合性最強(qiáng)的部門，行政事務(wù)繁雜，要保證學(xué)院各項(xiàng)事務(wù)平穩(wěn)有序開展，各項(xiàng)工作有章可循，建立規(guī)范的行政管理制度是基本前提。此外，行使職能過程中辦公室工作人員，都應(yīng)該有大局意識，所有日常工作應(yīng)全力以赴完成。此外，對于那些不易分派或派不下去的工作，還有暫時無法確定分管部門或需要多個部門協(xié)調(diào)辦理的事項(xiàng)，辦公室都要理所當(dāng)然、義無反顧地承擔(dān)抓緊落實(shí)處理，積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，按照規(guī)范要求完成工作任務(wù)。此外，辦公室直接服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)班子和教學(xué)管理人員，承擔(dān)著溝通聯(lián)系的工作職責(zé)，工作涉及面廣，各方聯(lián)系比其他部門更多，理應(yīng)進(jìn)一步發(fā)揮其橋梁樞紐作用，實(shí)行高水平的管理服務(wù)工作。

4.2 做好后勤服務(wù)管理工作

學(xué)院辦公室應(yīng)充分發(fā)揮積極能動性調(diào)動多方面資源，為各項(xiàng)教學(xué)工作提供更好的物質(zhì)和條件保障，是辦公室工作的重要內(nèi)容。作為教學(xué)管理工作的“大后方”，辦公室要與教學(xué)管理人員和培訓(xùn)開發(fā)人員保持溝通，急人之所急，想方設(shè)法為教學(xué)工作創(chuàng)造更好的條件。發(fā)揮后勤支持作用，積極整合教育管理和培訓(xùn)中需要的可利用資源，為終身教育提供服務(wù)。

4.3 開發(fā)數(shù)字化信息化平臺

要通過規(guī)范信息化的行政管理平臺建設(shè)、共享和整合學(xué)院各項(xiàng)管理資源，更好地利用信息化為終身教育服務(wù)，做好各類教學(xué)管理平臺建設(shè)和規(guī)范行政服務(wù)管理途徑的互通互動工作。

4.4 發(fā)揮辦公室應(yīng)對緊急事務(wù)的作用

辦公室作為學(xué)院對外聯(lián)系的直接窗口，其經(jīng)常要面對緊急突發(fā)事件，接收到緊急文件、緊急接待、緊急會務(wù)的情況很多，有時也會面臨比較急的后勤服務(wù)工作，面對這些緊急突發(fā)事項(xiàng)，辦公室要主動發(fā)揮應(yīng)急作用，做出迅速準(zhǔn)確的反應(yīng)，組織相關(guān)部門要求，盡快提出解決方案，協(xié)調(diào)解決存在的問題，做好跟蹤落實(shí)及執(zhí)行的相關(guān)工作，確保各項(xiàng)緊急事務(wù)得到有效應(yīng)對和處置。

4.5 加強(qiáng)規(guī)范化管理

保證日常行政管理工作有條不紊地開展，規(guī)范化管理是首要條件和基本保障，學(xué)院辦公室要有規(guī)范性的辦事流程和管理制度，并對各類政策性文件，分門別類做好匯編工作，及時下發(fā)給各部門教學(xué)管理人員，盡可能讓各類規(guī)章制度深入到各教學(xué)管理部門中。

5 結(jié)語

綜上所述，繼續(xù)教育學(xué)院辦公室既承擔(dān)著傳統(tǒng)的行政職能，同時也要兼顧市場化的終身教育發(fā)展的服務(wù)管理，我們對自身管理工作有更明確的認(rèn)識，才能為繼續(xù)教育事業(yè)的發(fā)展提供全方位的支持和服務(wù)。