EDI 技術(shù)在M 公司供應(yīng)鏈管理中的應(yīng)用研究

葉青

（上海交通大學(xué)機(jī)械與動(dòng)力工程學(xué)院 物流工程，上海200240）

1 引言

加入WTO 后，中國(guó)制造業(yè)成為全球供應(yīng)鏈的重要成員之一。近幾年，我國(guó)在大數(shù)據(jù)平臺(tái)及日常事務(wù)處理的用戶體驗(yàn)角度投入了大量的人力物力，但是在制造類企業(yè)的運(yùn)作過(guò)程中，信息化、無(wú)紙化程度仍然很低，包括一些國(guó)有大中型企業(yè)及外商獨(dú)資企業(yè)。一個(gè)制造型企業(yè)需要高效的信息管理系統(tǒng)來(lái)提高日常操作效率，建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的信息交互平臺(tái)，將現(xiàn)有的區(qū)別化模式統(tǒng)一集成到這個(gè)平臺(tái)中去，實(shí)現(xiàn)信息共享/標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)傳輸/自動(dòng)化管理，大大提高效率和準(zhǔn)確率，提高企業(yè)的綜合管理水平。

2 業(yè)務(wù)流程分析

本文主要介紹一家德國(guó)全資集團(tuán)上海分公司M，其主要業(yè)務(wù)內(nèi)容是制造精密電子控制器、汽車類和家用類電子產(chǎn)品。M 公司供應(yīng)鏈關(guān)系主要有客戶訂單管理、計(jì)劃、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)及運(yùn)輸和海關(guān)業(yè)務(wù)等幾部分組成。公司目前使用的是SAP 的ERP 管理系統(tǒng)。

公司在管理客戶訂單過(guò)程中，存在大量的手工操作流程。此類問題會(huì)導(dǎo)致：①手工輸入錯(cuò)誤率高；②大量的輸入與更改會(huì)大大影響日常的工作效率；③大量簡(jiǎn)單而重復(fù)性強(qiáng)的手工操作使得計(jì)劃員對(duì)該項(xiàng)工作的熱情快速降低，影響員工滿意度及相應(yīng)的業(yè)績(jī)考核指標(biāo)；④手工操作與自動(dòng)化比較時(shí)間較長(zhǎng)，間接影響整個(gè)客戶訂單回復(fù)的周期。

同樣，在物料管理過(guò)程中，物料計(jì)劃員需要將采購(gòu)訂單通過(guò)郵件或傳真的方式發(fā)給每個(gè)供應(yīng)商確認(rèn)交期。大量的手工輸入導(dǎo)致M 公司需求不能及時(shí)快速地得到反應(yīng)，從而影響了M 公司對(duì)最終客戶需求的反饋速度。除此之外，錯(cuò)誤輸入也是造成客戶滿意度下降的一個(gè)主要因素。

在海關(guān)信息溝通的環(huán)節(jié)中，所有進(jìn)口、出口、海關(guān)備案的過(guò)程都是由手工完成的，包括準(zhǔn)備發(fā)票、箱單和海關(guān)的其他單證。海關(guān)已經(jīng)開始實(shí)行網(wǎng)上報(bào)關(guān)系統(tǒng)，需要公司將單證手工輸入海關(guān)指定模板中，并上傳海關(guān)系統(tǒng)。這就要求有一個(gè)信息收集系統(tǒng)的軟件與海關(guān)系統(tǒng)對(duì)接，將所有數(shù)據(jù)按照海關(guān)格式自動(dòng)傳輸?shù)胶ｊP(guān)系統(tǒng)中，完成報(bào)關(guān)和預(yù)訂艙位的過(guò)程。

3 業(yè)務(wù)框架構(gòu)建

M 公司在整個(gè)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中手工操作過(guò)多，效率相對(duì)低下。改變這種情況首先要建立一個(gè)自動(dòng)化的信息傳輸平臺(tái)，所有信息可以自由、迅速、準(zhǔn)確地在這個(gè)平臺(tái)上輸入和輸出。

系統(tǒng)有三個(gè)外部環(huán)境種類：不同客戶、供應(yīng)商和中國(guó)海關(guān)?？蛻舳藢?duì)系統(tǒng)的輸入主要是輸入訂單需求，同時(shí)希望能夠得到交期確認(rèn)。同樣，M 公司上游的供應(yīng)商會(huì)自動(dòng)收到來(lái)自SAP 物流信息管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的物料需求計(jì)劃，一旦供應(yīng)商確認(rèn)計(jì)劃需要給M 公司予以及時(shí)迅速的反饋。當(dāng)M 公司有客戶發(fā)貨計(jì)劃或供應(yīng)商發(fā)貨計(jì)劃時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)訂單情況自動(dòng)生成發(fā)票和裝箱單，自動(dòng)產(chǎn)生報(bào)關(guān)單并發(fā)送到海關(guān)系統(tǒng)進(jìn)入預(yù)報(bào)關(guān)流程。M 公司信息管理系統(tǒng)中的料號(hào)、物料清單也會(huì)按照海關(guān)要求格式在信息傳輸系統(tǒng)中形成，并直接在海關(guān)系統(tǒng)中備案，為后續(xù)的內(nèi)銷、核銷準(zhǔn)備[1]。

根據(jù)M 公司供應(yīng)鏈的設(shè)計(jì)框架，將所有的交易伙伴：客戶、供應(yīng)商、海關(guān)全部集成到一個(gè)信息平臺(tái)中，通過(guò)各交易伙伴間的信息自動(dòng)化傳導(dǎo)來(lái)提高運(yùn)作效率，降低由于手工操作而導(dǎo)致的錯(cuò)誤率，加快溝通的速度與有效性。

信息自動(dòng)化平臺(tái)主要包括四個(gè)業(yè)務(wù)流程：①客戶訂單的接收與反饋；②物料需求的發(fā)布與供應(yīng)商反饋；③客戶和供應(yīng)商端的海關(guān)單證自動(dòng)生成及發(fā)送；④主數(shù)據(jù)的維護(hù)流程。

第一，客戶訂單的接收反饋。M 公司訂單接受和系統(tǒng)輸入流程中必須要快速、精準(zhǔn)地完成。當(dāng)客戶向供應(yīng)商端傳遞信息時(shí)要盡可能地做到自動(dòng)傳輸，減少手工操作。而當(dāng)供應(yīng)商完成交期確認(rèn)時(shí)，系統(tǒng)也要主動(dòng)將確認(rèn)的信息反饋給客戶。發(fā)貨完成，客戶要收到一個(gè)EDI 的反饋，如出貨號(hào)碼之類信息，用于追蹤貨物的情況。

第二，物料需求的發(fā)布及供應(yīng)商反饋接受，M 公司根據(jù)供應(yīng)商的能力不同需要多種不同的訂單傳輸形式。國(guó)際化、規(guī)?；髽I(yè)可以參照客戶端使用傳統(tǒng)EDI 的模式完成自動(dòng)傳輸。而能力相對(duì)薄弱的供應(yīng)商可以直接使用信息化平臺(tái)進(jìn)行訂單查閱，再輸入自己公司內(nèi)部的訂單需求體系，或者由信息化平臺(tái)自動(dòng)將需求信息通過(guò)郵件和傳真的方式來(lái)傳遞。供應(yīng)商也需要通過(guò)以上三種模式將交貨計(jì)劃以ASN（Advanced Shipping Notification）反饋到客戶端的系統(tǒng)中去。

第三，客戶和供應(yīng)商段的海關(guān)單證自動(dòng)生成及發(fā)送。當(dāng)生產(chǎn)計(jì)劃完成準(zhǔn)備出貨前，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)出貨計(jì)劃生成發(fā)票、箱單，并根據(jù)物流公司提供的模板準(zhǔn)備訂艙單，發(fā)送海關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)關(guān)，發(fā)送物流公司安排出運(yùn)。

第四，主數(shù)據(jù)的生成和日常維護(hù)。系統(tǒng)里左右數(shù)據(jù)的傳輸需要精準(zhǔn)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)，如料號(hào)、數(shù)量、時(shí)間、重量、描述、周期等參數(shù)。

根據(jù)不同功能單元的業(yè)務(wù)模式和需求來(lái)建立電子信息傳輸，需要對(duì)報(bào)文的格式做選擇，達(dá)到信息流動(dòng)的功能。

4 績(jī)效評(píng)估

M 公司運(yùn)用數(shù)據(jù)模型的方式去衡量計(jì)劃員的工作效率，還通過(guò)對(duì)公司關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的考核數(shù)據(jù)來(lái)觀察流程的有效性。除此以外，公司會(huì)每年安排一次員工滿意度調(diào)查，主要考核員工對(duì)公司策略、工作內(nèi)容、溝通等方面的接受程度，及時(shí)找到管理中的問題并加以改善，從而提高員工滿意度，減少員工流動(dòng)率。

通過(guò)新平臺(tái)和相關(guān)EDI 流程的實(shí)施，M 公司的各方面運(yùn)作效率得到相應(yīng)提高。其中訂單的處理速度提高14%，訂單輸入的準(zhǔn)確率由原來(lái)的98%提高到99.98%。準(zhǔn)時(shí)交貨率從88.2% 提高到97.3%。安全庫(kù)存降低20%。客戶及員工的滿意度迅速提升。帶動(dòng)零部件及產(chǎn)成品的周轉(zhuǎn)率、資金占用率等相關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)的改善。

5 結(jié)語(yǔ)

本文從生產(chǎn)制造商的視角出發(fā)，針對(duì)供應(yīng)至銷售制造的整個(gè)物流體系和環(huán)節(jié)，使用不同的EDI 方法建立一個(gè)供應(yīng)鏈上下游之間的數(shù)據(jù)自動(dòng)化的共享平臺(tái)，從而提升流程中的效率。主要研究成果如下：

①針對(duì)生產(chǎn)制造的整個(gè)運(yùn)行環(huán)節(jié)，用分析法找出瓶頸及低效環(huán)節(jié)，既需要改善與供應(yīng)商、海關(guān)及客戶端的溝通及數(shù)據(jù)共享與對(duì)接（包含需求預(yù)測(cè)、訂單及訂單確認(rèn)、貨運(yùn)信息、報(bào)關(guān)與清關(guān)信息等），減少手工輸入和更改，實(shí)現(xiàn)全流程的自動(dòng)化。

②用EDI 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)流程再造。重點(diǎn)討論以SAP為主干，針對(duì)供應(yīng)段，海關(guān)報(bào)關(guān)與清關(guān)段，及客戶端各自的特殊需求，建立的相應(yīng)的EDI，以實(shí)現(xiàn)減少簡(jiǎn)單而重復(fù)性高的工作，減少時(shí)間浪費(fèi)，減少錯(cuò)誤率的新流程。

③針對(duì)現(xiàn)有EDI 實(shí)施效果，采用數(shù)據(jù)追蹤統(tǒng)計(jì)法，問卷調(diào)研，及相關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)的考評(píng)，進(jìn)行全面的考評(píng)。其成果證明EDI 有助于優(yōu)化物流進(jìn)程，加快信息的流通速度、訂單及生產(chǎn)執(zhí)行的效率，從而進(jìn)一步帶動(dòng)公司運(yùn)營(yíng)效率的提升，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存量下降及現(xiàn)金流增加等良好經(jīng)濟(jì)效益，并符合公司長(zhǎng)期業(yè)務(wù)增長(zhǎng)的需要。