如何將人工智能技術(shù)在新時期檔案管理中得以最有效的應(yīng)用①

孫彥雷

摘 ? 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人工智能技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用。它能識別圖片、音頻、視頻等不同形式的檔案資料，可以對人事檔案進行高效收集、搜索與分類。人工智能技術(shù)在很多方面都表現(xiàn)出了突出的優(yōu)勢，比如知識、數(shù)據(jù)以及信息處理等方面。它可以以最快速、最高效的形式解決企事業(yè)單位檔案管理中的問題，最終能夠帶領(lǐng)企事業(yè)單位檔案管理走向智能化。

關(guān)鍵詞：人工智能技術(shù) ?企事業(yè)單位 ?檔案管理

中圖分類號：TP393 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）09（a）-0138-02

現(xiàn)如今是信息快速發(fā)展的時代，知識信息會直接影響企事業(yè)單位獲得外部資源的能力以及外部競爭力[1]。企事業(yè)單位只有合理地開發(fā)和利用檔案資源，才能避免那些潛在的風(fēng)險與損失。如果能有效利用檔案資源，就會大幅度提升自身的核心競爭力，從而提高企事業(yè)單位的市場價值。人工智能技術(shù)最大的特點是自動獲取企事業(yè)單位所需的資料，同時還會將檔案數(shù)據(jù)中的隱藏性信息提取出來，供企事業(yè)單位開發(fā)與利用。

1 ?現(xiàn)階段企事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 知識、數(shù)據(jù)、信息的超載問題

關(guān)于企事業(yè)單位檔案資料的類型，其形式有很多種，比如圖片形式、書面形式還有電子格式等。各種數(shù)據(jù)資料的信息總量較大，導(dǎo)致信息資料等嚴重過載。企事業(yè)單位員工需要花費較長時間對檔案資料進行收集、整理，可能會阻礙企事業(yè)單位檔案資料的使用。

1.2 知識、數(shù)據(jù)、信息的非結(jié)構(gòu)化問題

目前，企事業(yè)單位多采用非結(jié)構(gòu)化形式的檔案，這就導(dǎo)致企事業(yè)單位的檔案資料中最重要的部分被隱藏在非結(jié)構(gòu)化檔案中。因此，只有每天對企事業(yè)單位檔案資料進行分類、提取，才能合理并且有效地應(yīng)用這些數(shù)據(jù)資料。

1.3 隱性知識、數(shù)據(jù)、信息的獲取與轉(zhuǎn)化問題

企事業(yè)單位檔案中的數(shù)據(jù)信息分為隱性數(shù)據(jù)和顯性數(shù)據(jù)，隱性數(shù)據(jù)是指一個人基于組織而產(chǎn)生的個人經(jīng)驗，這些資料并不能用語言來表達。它具有一定的獨立性和排他性，很難進行表達和傳遞;顯性數(shù)據(jù)可以明確地表達出來。因此，企事業(yè)單位檔案面臨的重要問題是如何獲取和表達隱性數(shù)據(jù)信息，并且把它轉(zhuǎn)換成為顯性信息。

2 ?人工智能技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

人工智能技術(shù)又分為智能搜索技術(shù)、智能分類技術(shù)與專家系統(tǒng)。

2.1 智能搜索技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

最大程度地利用和管理企事業(yè)單位內(nèi)部與外部的數(shù)據(jù)信息是事業(yè)單位檔案管理的最終目標。與企事業(yè)單位檔案以外的數(shù)據(jù)和信息相比，企事業(yè)單位內(nèi)部信息和數(shù)據(jù)比較少。企事業(yè)單位之間可以共享檔案資料，比如報告書、技術(shù)知識和法律章程等。這些數(shù)據(jù)的來源非常豐富。因此，當企事業(yè)單位需要時，很難快速準確地找到對單位決策有價值的具體數(shù)據(jù)。而人工智能技術(shù)中的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如果應(yīng)用到企事業(yè)單位檔案管理中，就可以極大程度地提高檔案資料的搜索能力。有了智能搜索引擎，就可以有效地解決企事業(yè)單位檔案管理中數(shù)據(jù)和信息過載的問題。

2.2 智能分類技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用

企事業(yè)單位檔案中的信息大多都是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。信息的來源與格式都是不一樣的，為了準確而迅速地提取到有效信息，則必須在任務(wù)開始之前就處理好大量的檔案資料。所以，智能分類技術(shù)就應(yīng)運而生了。

智能分類技術(shù)可以高效率地處理企事業(yè)單位的大量資料數(shù)據(jù)信息，根據(jù)已有的規(guī)則制度，能夠清晰地將檔案資料進行分類，方便對信息的提取與整理。智能分類技術(shù)的具體操作流程如下：首先，要根據(jù)檔案的不同類型進行初次篩選劃分，其次，再將大塊的類型分成更加詳細的類型，讓這些檔案資料的排列和分類有一定的規(guī)律可循，最終形成一個有規(guī)律的體系。

這一系列的流程用統(tǒng)計軟件就可以做到，統(tǒng)計軟件主要就是負責(zé)找到相似的數(shù)據(jù)信息，然后將擁有共同關(guān)鍵詞的信息劃分到一個類型中，根據(jù)這些關(guān)鍵詞總結(jié)出此類型數(shù)據(jù)信息的抽象概念，從而確定更加詳細的主題。在將數(shù)據(jù)信息進行分類的過程中，不僅要創(chuàng)建不同的主題類型，還要根據(jù)原有的規(guī)則創(chuàng)建出新的規(guī)則，以便計算機能夠準確地分類。此外，自動分類軟件可以識別和操作不同主題類型的數(shù)據(jù)，然后完成分類。運用不同的文檔集合，能夠提高其分類能力。在對原始分類方法和自動分類方法的結(jié)果進行對比分析，發(fā)現(xiàn)它已經(jīng)熟練掌握了分類技術(shù)，并擁有精準度較高的直覺，知道何時該添加新分類與刪除不再用的分類以及如何放置文本[3]。

2.3 專家系統(tǒng)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

專家系統(tǒng)是指對數(shù)據(jù)信息的表示、獲取和解釋，這個系統(tǒng)能夠使計算機了解和學(xué)習(xí)到許多專家的技能，模擬專家解決問題的過程。專家系統(tǒng)的主要技術(shù)就是知識的獲取，它可以從企事業(yè)單位檔案資源庫中找到隱性檔案信息，最后轉(zhuǎn)化為組織資源以及個人資源。擁有專家系統(tǒng)最直接的優(yōu)勢就是當企事業(yè)單位檔案資源信息涉及的類型太過于廣泛而難以確定如何進行提取和分類時，可以提供最佳的解決方法和案例模板。

3 ?如何將人工智能技術(shù)在新時期檔案管理中得以最有效的應(yīng)用

3.1 向國外的檔案管理技術(shù)學(xué)習(xí)

海外企業(yè)單位檔案人員普遍具有較高的學(xué)歷和專業(yè)素養(yǎng)。相對而言，我國的檔案工作者在這方面還比較欠缺。因此，既要聘用具有較高學(xué)歷和專業(yè)技能的人員，又要加強在職人員的培訓(xùn)，有效地培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。因為只有擁有了專業(yè)的檔案管理人員，企事業(yè)單位的檔案管理才能更加專業(yè)化與系統(tǒng)化。因此，要想將人工智能技術(shù)在檔案管理中得到最有效的運用，需要我們做的還有很大一部分：我們需要專業(yè)的技術(shù)與專業(yè)的人才來實現(xiàn)高效的檔案資源管理。

第一，重視檔案的整理。在進行企事業(yè)單位檔案整理歸納的時候可以分為三種：一是史料標準;二是緊急價值標準;三是編纂出版標準。隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位必須要提高對自身工作效率與競爭力的關(guān)注程度。這就要求企事業(yè)單位不斷加強自身的核心技能，其中就包括檔案管理環(huán)節(jié)。

其次，在檔案管理過程中，企事業(yè)單位檔案通常分為公開、有限和保密，可以有效保護事業(yè)單位的合法權(quán)益。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位檔案資料管理也有了嚴格的要求，需要努力與國外先進的事業(yè)單位檔案管理技術(shù)接軌。

3.2 國家應(yīng)該大力培養(yǎng)科技型人才

目前，我國已經(jīng)有了人工智能技術(shù)，但是這方面的人才還很緊缺。國家應(yīng)該加緊培養(yǎng)一批科技型人才，熟練掌握人工智能技術(shù)，再把人工智能技術(shù)與企事業(yè)單位檔案資料管理深度結(jié)合起來?，F(xiàn)階段，人工智能技術(shù)在企事業(yè)單位檔案資料管理中的應(yīng)用還是探索階段，還有很大的發(fā)展空間。這就需要未來的檔案管理人才發(fā)揮自身的價值，將企事業(yè)單位檔案管理技術(shù)提升到一個新的高度。

4 ?結(jié)語

人工智能技術(shù)在企事業(yè)檔案管理工作中，得到了較為廣泛的應(yīng)用，在檔案管理中起到了至關(guān)重要的作用。通過使用人工智能技術(shù)管理檔案，不僅省時省力，而且還加快了檔案管理制度的改進進程。此外，人工智能的優(yōu)勢較為明顯，人工智能技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案資料數(shù)字化、智能化;人工智能技術(shù)可以對人事檔案進行科學(xué)細致的分類檢索，有利于人事檔案的合理利用。

綜上所述，人工智能對企事業(yè)單位檔案管理有著重要的影響，將人工智能引進企事業(yè)單位檔案管理不僅可以節(jié)省人力物力，而且還能夠提高企事業(yè)單位工作效率，一舉兩得。

參考文獻

[1] 張江華.人工智能技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案時空，2014（6）：32-33.

[2] 韓平.人事檔案管理中人工智能技術(shù)的應(yīng)用[J].山西檔案，2018（4）：75-77.