淺談特種設(shè)備檢驗機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理問題

袁旌杰 鄒定東 文鵬高

摘? 要：該文在系統(tǒng)分析當(dāng)前特種設(shè)備檢驗機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探討了在特種設(shè)備檢驗檢測領(lǐng)域推行檢驗報告、記錄等技術(shù)檔案電子化無紙存儲的可行性，并針對實際應(yīng)用中可能產(chǎn)生的潛在風(fēng)險進(jìn)行了具體討論。相關(guān)工作可為特檢機(jī)構(gòu)創(chuàng)新技術(shù)檔案管理模式提供指導(dǎo)和借鑒，對提升行業(yè)技術(shù)檔案管理水平有積極的意義。

關(guān)鍵詞：特種設(shè)備;技術(shù)檔案管理;電子化無紙存儲;可行性分析

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

特種設(shè)備檢驗原始記錄和報告是檢驗檢測活動中形成的重要技術(shù)檔案，是特種設(shè)備安全管理及狀態(tài)追溯必需提供的關(guān)鍵技術(shù)資料。然而，隨著全國特種設(shè)備數(shù)量的不斷快速增長，各大特檢機(jī)構(gòu)近年來在檢驗技術(shù)檔案管理方面，面臨與日俱增的巨大挑戰(zhàn)。該文將在系統(tǒng)分析當(dāng)前特種設(shè)備檢驗機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題的基礎(chǔ)上，研究在特種設(shè)備檢驗檢測領(lǐng)域推行檢驗報告、記錄等技術(shù)檔案電子化存儲的可行性，并針對實際操作中可能產(chǎn)生的潛在風(fēng)險進(jìn)行討論，相關(guān)工作可為創(chuàng)新特檢機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理模式，提升行業(yè)技術(shù)檔案管理水平提供指導(dǎo)和借鑒。

1 特檢機(jī)構(gòu)檢驗技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 技術(shù)檔案數(shù)量持續(xù)增長

特種設(shè)備涉及社會生活的方方面面，其安全已被社會廣泛關(guān)注。隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，當(dāng)前特種設(shè)備的使用需求不斷增長。截至2017年底，全國特種設(shè)備總量已高達(dá)1 296.52萬臺，較2016年上升8.31%。這種特種設(shè)備數(shù)量的快速增長使得全國特檢機(jī)構(gòu)近年來面臨的各類檢驗檢測任務(wù)越來越繁重，同時也不可避免地導(dǎo)致相關(guān)部門存儲管理的檢驗報告、記錄等技術(shù)檔案數(shù)量越來越龐大。

以重慶特檢院為例，其每年平均新增的檢驗技術(shù)檔案高達(dá)28萬余份。根據(jù)檢驗類型和周期的不同，上述檔案中有大約2萬份檔案需長期保存，剩余26萬份檔案按照RB/T 214—2017《檢驗檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評價 檢驗檢測機(jī)構(gòu)通用要求》規(guī)定至少應(yīng)保存6年。面對數(shù)量眾多的檢驗技術(shù)檔案，特檢機(jī)構(gòu)做好檔案的管理工作難度極大，采取合理措施提升檔案管理效率十分必要。

1.2 物理存儲空間需求越來越大

存儲紙質(zhì)的檢驗技術(shù)檔案，需要大量的物理空間，尤其伴隨著特種設(shè)備數(shù)量的不斷增加，國內(nèi)各大特檢機(jī)構(gòu)大多面臨檔案存儲空間嚴(yán)重不足的問題。

以重慶特檢院為例，其現(xiàn)有技術(shù)檔案庫房多達(dá)19間。然而，由于有限的物理存儲空間難以滿足技術(shù)檔案持續(xù)過快增長的需要，重慶特檢院目前剩余檔案存儲空間已不足2間，預(yù)計1年后將無法繼續(xù)存放新增技術(shù)檔案。

1.3 行業(yè)技術(shù)檔案管理水平總體上仍相對較低

在信息技術(shù)的推動下，當(dāng)前國內(nèi)特種設(shè)備檢驗機(jī)構(gòu)普遍使用了檢驗檢測業(yè)務(wù)微機(jī)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了辦公自動化，但檢驗報告副本、檢驗原始記錄等技術(shù)檔案的管理仍以紙質(zhì)資料形式和手工維護(hù)保存為主，特檢行業(yè)內(nèi)技術(shù)檔案整體管理水平仍相對較低。事實上，面對數(shù)量眾多的紙質(zhì)檔案，原始的手工管理模式費(fèi)時費(fèi)力，在檔案收集、整編、分類、數(shù)據(jù)追溯、利用和銷毀等工作中，其不可避免地導(dǎo)致檔案管理工作量大、效率低，造成技術(shù)檔案管理存在滯后性，使該整理的檔案資料無法及時整理，該銷毀的檔案資料也無法及時銷毀，無形中導(dǎo)致資源和空間的浪費(fèi)。

2 特檢機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案電子化無紙存儲管理的可行性分析

2.1 電子化無紙存儲已成為未來檔案管理的發(fā)展趨勢

通過利用信息化等手段使技術(shù)檔案管理工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)技術(shù)檔案的電子化無紙存儲，將極大地提高管理效率及質(zhì)量，可以從根本上解決檢驗報告、記錄等技術(shù)檔案快速增長及物理存儲空間嚴(yán)重不足的問題。同時，融合信息化技術(shù)的電子存儲模式能夠方便地實現(xiàn)檢驗技術(shù)檔案的檢索、統(tǒng)計、追溯和管理等功能，其將有助于在實際使用過程中提高檔案資料等的二次利用率，實現(xiàn)技術(shù)資源的高效利用?？梢哉f，電子化無紙存儲已成為未來特檢機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理變革的主要方向和必然發(fā)展趨勢。

2.2 法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檢驗技術(shù)檔案電子化存儲的有關(guān)規(guī)定

在法律法規(guī)方面，《中華人民共和國電子簽章條例》、《中華人民共和國電子簽名法》分別于2003年6月、2005年4月正式實施，上述法律法規(guī)，規(guī)范了電子簽名行為，確立了電子文件和電子簽章的法律效力并明確指出經(jīng)安全電子簽章簽署的數(shù)據(jù)電文具有與原件同等的效力，其為文件和重要信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸提供了法律依據(jù)，為電子檔案的真實性及完整性保障提供了具體解決途徑。

國家標(biāo)準(zhǔn)方面，GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的、具有保存價值的電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。GB/T 27025—2008《檢測和校準(zhǔn)實驗室能力的通用要求》指明了記錄可存于任何媒體上，但應(yīng)有程序保護(hù)和備份以電子形式存儲的記錄，并防止未經(jīng)授權(quán)的侵入或修改。

檢驗檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定方面，原國家質(zhì)檢總局、國家認(rèn)監(jiān)委組織編寫的《檢驗檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》釋義、《檢驗檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則及釋義》等文件，均明確指出，在采取措施確保存檔材料與原始材料一致性的基礎(chǔ)上，檢驗檢測原始記錄和報告可以以紙質(zhì)文件或者電子媒介方式進(jìn)行留存，并強(qiáng)調(diào)應(yīng)對電子存儲的記錄加以保護(hù)及備份，以避免原始數(shù)據(jù)的丟失或改動。上述法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及文件規(guī)定，明確了在采取合理措施的前提下，檢驗報告和原始記錄可以以電子媒介方式留存，一定程度上為技術(shù)檔案的電子存儲管理提供了依據(jù)。

2.3 技術(shù)檔案電子化無紙存儲管理存在的潛在風(fēng)險及應(yīng)對措施

對特檢機(jī)構(gòu)而言，與傳統(tǒng)的存儲管理模式相比，實現(xiàn)技術(shù)檔案的電子化無紙存儲管理，可以較好地彌補(bǔ)當(dāng)前檔案管理中的問題和不足，但也存在一定的潛在風(fēng)險。

在現(xiàn)有政策及法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的框架下，雖然并不反對檢驗機(jī)構(gòu)以電子媒介形式存儲檢驗數(shù)據(jù)、記錄及報告等技術(shù)檔案，但以電子存檔完全取代原有的紙質(zhì)存檔，似乎仍缺乏足夠的法理依據(jù)。尤其是具體到特種設(shè)備檢驗檢測領(lǐng)域，在保障電子檔案真實性及法律憑證作用等方面相關(guān)部門并無明確規(guī)定，有關(guān)法理依據(jù)也仍需進(jìn)一步完善。目前，預(yù)防此風(fēng)險比較穩(wěn)妥的措施，是采用紙質(zhì)檔案、電子檔案同時存檔的方式進(jìn)行過渡，并在具體實施過程中邀請司法、檔案管理、檢驗檢測等相關(guān)領(lǐng)域的權(quán)威機(jī)構(gòu)和專業(yè)人士進(jìn)行充分論證，從而在結(jié)果認(rèn)定時制定對電子檔案法律憑證作用的保障措施。

3 結(jié)語

對于特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)而言，檢驗報告、記錄等技術(shù)檔案是關(guān)系特種設(shè)備使用安全和狀態(tài)追溯的重要技術(shù)資料，做好技術(shù)檔案的管理工作，對特種設(shè)備使用狀態(tài)宏觀評價及安全監(jiān)管意義重大。受限于紙質(zhì)檔案及舊有管理模式在檔案存儲空間、管理效率及資源利用率等方面存在的潛在弊端，當(dāng)前特檢行業(yè)技術(shù)檔案管理水平總體不高。充分利用信息化輔助手段，采用現(xiàn)代化管理措施，實現(xiàn)技術(shù)檔案的電子化無紙存儲，是當(dāng)前特檢行業(yè)技術(shù)檔案管理變革的主要方向和趨勢，其在法理依據(jù)及數(shù)據(jù)安全保障等方面雖還不完全成熟，但是可以通過借鑒相關(guān)行業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗及采取合理措施規(guī)避潛在風(fēng)險。該管理模式在系統(tǒng)性強(qiáng)、效率高、存儲方便、保存時間長、節(jié)省人力物力、便于檢索和利用等方面的優(yōu)越性可以較好地解決當(dāng)前特檢行業(yè)技術(shù)檔案管理的困局。

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