期刊編輯與作者溝通交流的藝術(shù)

孫協(xié)勝，洪 梅，高凌杰

(1.《陸軍軍事交通學(xué)院學(xué)報(bào)》編輯部 天津300161；2.陸軍軍事交通學(xué)院軍事運(yùn)輸指揮系 天津300161)

期刊質(zhì)量是期刊生存與發(fā)展的根本，提升期刊質(zhì)量離不開高質(zhì)量的稿源，稿源是科技期刊的立刊之本，而高質(zhì)量的稿源是大量作者辛勤勞動的成果。如果沒有大量作者投稿，期刊就成了無水之源、無米之炊。為了保證充足和穩(wěn)定的作者隊(duì)伍，期刊編輯無疑應(yīng)加強(qiáng)與作者的溝通與交流，不斷提高服務(wù)水平。

1 溝通交流的重要性

在期刊編輯工作中，編輯與作者的溝通交流是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。溝通即信息交流，是溝通主體將一定的信息傳遞給特定的溝通對象并獲得預(yù)期反饋的整個(gè)過程[1]。在期刊整個(gè)編輯流程中，編輯始終是作者、審稿專家、讀者之間的紐帶，為了提高編校質(zhì)量和工作效率，提高期刊的質(zhì)量，編輯作為溝通交流主體在接受和傳遞相關(guān)信息時(shí)就要掌握一定的策略，最終達(dá)到高效溝通的目的。編輯加強(qiáng)與作者的溝通交流，一方面有利于彼此之間建立相互信任的機(jī)制，可以使作者與編輯對稿件中存在的學(xué)術(shù)或規(guī)范問題達(dá)成共識；另一方面，通過溝通交流使編輯及時(shí)了解作者的科研學(xué)術(shù)動態(tài)，便于編輯有針對性地統(tǒng)籌安排發(fā)稿計(jì)劃。

2 溝通交流的內(nèi)容與技巧

科技期刊編輯在工作過程中，從作者投稿到出版發(fā)行，可能會遇到各種各樣的問題，要不斷和作者打交道，只有掌握了溝通交流的技巧，才能事半功倍，更有利于自身工作的開展。下面就一些常見問題談一些溝通的技巧。

2.1 要素不全、格式不規(guī)范

科技期刊特別是學(xué)術(shù)類期刊都有各自的要素要求、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以《陸軍軍事交通學(xué)院學(xué)報(bào)》為例，刊發(fā)的稿件要素需包括：標(biāo)題(含英文)、摘要(含英文)、關(guān)鍵詞(含英文)、正文、參考文獻(xiàn)等。但從所接收的稿件中發(fā)現(xiàn)，有相當(dāng)比例的稿件要素不全，大部分是缺少英文翻譯，還有一部分無參考文獻(xiàn)或參考文獻(xiàn)標(biāo)注不規(guī)范。出現(xiàn)這種情況，欄目編輯就要及時(shí)和作者溝通，補(bǔ)齊要素。在與作者溝通的過程中，有個(gè)別作者不太配合，有抵觸情緒，如有的作者認(rèn)為文章的質(zhì)量主要看正文，其他要素可有可無，且花費(fèi)大量精力用在英文翻譯上，一旦稿件沒有通過，就做了無用功。遇到此類作者，就需要編輯做耐心細(xì)致的溝通，首先要講明期刊要素的重要性以及編輯規(guī)范的要求，其次要讓作者認(rèn)識到要素齊全是作者態(tài)度和責(zé)任心的體現(xiàn)，也可以給審稿專家一個(gè)好的第一印象，利于提高文章的通過率。

2.2 重復(fù)率高

學(xué)術(shù)期刊一般都會對稿件進(jìn)行學(xué)術(shù)不端檢測，以確?？l(fā)的稿件不涉及抄襲剽竊。不端檢測的時(shí)機(jī)一般在欄目編輯初審后、送專家審稿前進(jìn)行。不同期刊對重復(fù)率的要求不一，但基本不會超過30%。以《陸軍軍事交通學(xué)院學(xué)報(bào)》為例，我們規(guī)定：所有刊發(fā)的稿件重復(fù)率應(yīng)不超過15%，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)送專家審查；重復(fù)率在15%～30%，提請作者進(jìn)行認(rèn)真修改，但不告訴重復(fù)的段落；重復(fù)率在30%～50%，直接對作者進(jìn)行約談，動之以情、曉之以理，并教育其更正；重復(fù)率超過50%，在作者不能給出充分理由的情況下，直接拉入黑名單，一年內(nèi)不接受該作者稿件。在與稿件重復(fù)率高的作者溝通交流時(shí)，也要注意方法技巧，要區(qū)分不同情況，認(rèn)真對照重復(fù)的內(nèi)容，進(jìn)行有針對性的交流。

2.3 退修

在稿件處理的過程中，一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是稿件的退修。稿件退修對于稿件的規(guī)范化和質(zhì)量提升具有重要作用。對于需要修改的稿件，編輯首先要認(rèn)真通讀全文，再結(jié)合審稿專家意見，對照科技論文排版格式規(guī)范的要求，向作者提出稿件修改的意見建議。在撰寫退修意見時(shí)要做到條理清晰、內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)、語言準(zhǔn)確、要求明確，這是作者對稿件進(jìn)行修改的直接依據(jù)。在稿件退回作者修改時(shí)，應(yīng)不間斷地與作者溝通，詢問修改情況，可能遇到的問題，有哪些困難，不斷調(diào)整修改意見，進(jìn)行探討和指導(dǎo)。

2.4 退稿

退稿直接關(guān)系到編輯與作者的切身利益，一方面，既影響到編輯部出版刊物的質(zhì)量與把關(guān)，也可能導(dǎo)致期刊失去良好的合作伙伴；另一方面，也會影響到作者的心情與狀態(tài)，甚至可以決定下次作者是否投遞本期刊的主動性和積極性。可見，退稿環(huán)節(jié)不容小覷，一定要講究策略和藝術(shù)性[2]。

編輯在退稿時(shí)一定要慎重，做到符合實(shí)際，實(shí)事求是，找準(zhǔn)關(guān)鍵問題，盡量減少多余復(fù)雜的信息，防止作者判斷錯(cuò)誤。同時(shí)要注重表達(dá)方式的準(zhǔn)確、全面、合理、有效，盡可能做到明白道理，切中問題，無任何遺漏。要充分理解作者目的性與關(guān)切性，首先肯定稿件在某些方面的優(yōu)點(diǎn)與價(jià)值，鼓勵其投稿的積極性，同時(shí)也要從文章內(nèi)容、排版、章節(jié)結(jié)構(gòu)、版式與欄目要求等方面，說明不足之處和拒絕的理由，通過解釋退稿的原因，具體分析稿件中存在的不足。有一些稿件非常優(yōu)秀，論證嚴(yán)密、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、論點(diǎn)鮮明、論據(jù)充分，但是與刊物的辦刊宗旨和刊發(fā)范圍不符，在與作者溝通時(shí)說明理由，有條件時(shí)可以給作者提供可刊發(fā)同類稿件的期刊信息。通過這種溝通交流，使作者看到自身文章的不足，又能保證作者繼續(xù)投稿的積極性，做到退而不拒，使期刊工作順利開展。

3 在溝通交流時(shí)應(yīng)把握的幾個(gè)原則

3.1 以誠待人

期刊編輯和作者之間常常被誤認(rèn)為是選擇與被選擇、支配與被支配的關(guān)系，編輯常常有一種優(yōu)越感，往往認(rèn)為自己掌握對稿件的生殺大權(quán)，作者也往往認(rèn)為編輯是高高在上的。在這種情況下，如果編輯和作者溝通，作者就處于被動地位，編輯有可能有一種咄咄逼人的態(tài)度，在溝通交流時(shí)作者就不敢將自己的意見完全表達(dá)，從而影響文章質(zhì)量的提高[3]。因此，編輯在與作者的溝通中都要抱著誠懇的態(tài)度，認(rèn)真、坦誠對待稿件和作者，使溝通的氛圍更和諧，達(dá)到預(yù)期的目的。

3.2 換位思考

換位思考，是設(shè)身處地為他人著想，即想人所想、理解至上的一種處理人際關(guān)系的思考方式，互相寬容、理解，多去站在別人的角度上思考[4-5]?？萍计诳庉嬇c作者之間也要相互理解、信任，并且要學(xué)會換位思考，這樣對一些問題的處理才能迎刃而解。在投稿過程中，作者都希望稿件得到公平公正處理；稿件是否錄用要及時(shí)告知，不拖拉；審稿意見要中肯，切中要害，實(shí)事求是反映稿件中存在的問題，便于論文修改；稿件通過修改符合刊發(fā)要求后及時(shí)發(fā)表，不能久錄用不發(fā)表等[6]。從編輯角度看，受各種因素的制約，有時(shí)稿件的處理進(jìn)度受到一些影響，拖得比較長，如有些審稿專家一段時(shí)間工作比較忙、或經(jīng)常出差、或身體原因等，專業(yè)方面又沒有其他合適專家能夠代替，致使審稿周期拖得很長，造成作者的不理解；有時(shí)因?yàn)楦寮心骋挥^點(diǎn)或某一結(jié)論，使專家與作者意見不一，或反復(fù)修改，又不便專家與作者當(dāng)面交流，有時(shí)可能誤會為編輯的故意刁難。這就需要加強(qiáng)相互之間的溝通，在充分理解作者訴求基礎(chǔ)上，不斷改進(jìn)工作方法。

3.3 靈活性與原則性相結(jié)合

編輯在編校過程中，會遇到作者各種各樣的訴求，如有些專業(yè)技術(shù)干部在職稱考評前發(fā)現(xiàn)文章不夠，又來不及寫，就到處托關(guān)系在文章中掛名；有些研究生作者臨畢業(yè)前一、兩個(gè)月把稿件投過來，要求畢業(yè)前刊發(fā)，根本沒有考慮審稿、退修、編校的周期，等等。遇到此種情況，編輯就要堅(jiān)持靈活性與原則性相結(jié)合，在不違反原則的情況，能夠照顧的盡可能照顧。對于掛名訴求，原則上不予照顧，這涉及到學(xué)術(shù)誠信問題；對于研究生盡快刊發(fā)的訴求，一般會按照編輯流程走快速通道，即盡快走完初審、查重、專家審查、退修等環(huán)節(jié)，在符合刊用標(biāo)準(zhǔn)的情況下，在最近一期刊用，盡可能支持研究生順利畢業(yè)。

4 結(jié) 語

期刊編輯在與作者溝通交流過程中，只有抱著謙虛的心態(tài)，學(xué)習(xí)的態(tài)度，朋友的熱情，坦誠的溝通，采取積極的交流策略，才能區(qū)別對待不同特點(diǎn)、不同訴求的作者，構(gòu)建有效的溝通渠道，不斷促進(jìn)編輯工作質(zhì)量的提高，進(jìn)而提高期刊質(zhì)量，不斷擴(kuò)大辦刊影響。