水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評(píng)估現(xiàn)狀分析與思考

汪福學(xué)，王 凡

（1.水利部辦公廳，100053，北京；2.水利部海河水利委員會(huì)，300170，天津）

一、綜合評(píng)估等級(jí)劃分

按照《水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評(píng)估辦法》（以下簡(jiǎn)稱 《評(píng)估辦法》），水利檔案工作規(guī)范化管理等級(jí)分為特級(jí)、一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)，共4 個(gè)等級(jí)。 其中特級(jí)是水利檔案工作規(guī)范化管理的最高等級(jí)，申請(qǐng)二級(jí)及其以上等級(jí)的單位，其檔案數(shù)量應(yīng)達(dá)到一定規(guī)模；三級(jí)是各單位依法開展檔案工作應(yīng)達(dá)到的基本要求。

水利部負(fù)責(zé)組織對(duì)部直屬單位及申報(bào)檔案工作規(guī)范化管理特級(jí)單位和一級(jí)單位的評(píng)估及審批。 水利部直屬單位負(fù)責(zé)所屬單位申請(qǐng)檔案工作規(guī)范化管理二級(jí)單位、三級(jí)單位的評(píng)估及審批， 并報(bào)水利部備案核準(zhǔn)。凡通過評(píng)估及審批的，由水利部統(tǒng)一頒發(fā)水利檔案工作規(guī)范化管理等級(jí)單位標(biāo)牌與證書。 等級(jí)單位實(shí)行動(dòng)態(tài)管理， 各等級(jí)單位的證書有效期為4年。 有關(guān)單位可在取得相應(yīng)等級(jí)證書2 年后，申請(qǐng)上一級(jí)的評(píng)估；也可在證書失效前，向原組織評(píng)估單位提出復(fù)查申請(qǐng)，由原組織評(píng)估單位復(fù)查合格的，可延長(zhǎng)原等級(jí)證書有效期2 年。

二、綜合評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)體系

根據(jù)《水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》（以下簡(jiǎn)稱 《評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》）， 綜合評(píng)估項(xiàng)目涉及保障體系、業(yè)務(wù)工作、開發(fā)利用與信息化等三大部分13 項(xiàng)內(nèi)容60 個(gè)指標(biāo)，其中“保障體系”分為管理體制、領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、人員保障、制度保障、經(jīng)費(fèi)與設(shè)施設(shè)備保障等5 項(xiàng)內(nèi)容21 個(gè)指標(biāo)，“業(yè)務(wù)工作”分為檔案收集、檔案整理、檔案保管保護(hù)、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)等6 項(xiàng)內(nèi)容26 個(gè)指標(biāo)，“開發(fā)利用與信息化”分為檔案開發(fā)利用、 檔案信息化等2 項(xiàng)內(nèi)容13 個(gè)指標(biāo)。 評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)滿分為100 分，各等級(jí)通過分?jǐn)?shù)均為85 分， 評(píng)估分?jǐn)?shù)未達(dá)到85 分的，不得批準(zhǔn)通過申報(bào)等級(jí)的評(píng)估。

三、綜合評(píng)估具體組織工作

水利部直屬各單位根據(jù)《評(píng)估辦法》以及《評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》的要求，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際情況進(jìn)行自檢后，申報(bào)水利檔案工作規(guī)范化管理相應(yīng)等級(jí)的評(píng)估。 評(píng)估組織單位收到被評(píng)估單位的申請(qǐng)后，對(duì)相關(guān)申報(bào)材料進(jìn)行審查，對(duì)符合評(píng)估條件的，會(huì)同地方檔案行政管理部門、流域機(jī)構(gòu)檔案館等有關(guān)單位組成評(píng)估組進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估， 聽取被評(píng)估單位自查情況匯報(bào)， 并實(shí)地重點(diǎn)檢查檔案的收集、整理、歸檔質(zhì)量和檔案信息化管理等情況，依據(jù)《評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》綜合評(píng)議，形成評(píng)估意見。

截至2018 年年底，水利部共批準(zhǔn)（核準(zhǔn)）通過水利檔案工作規(guī)范化管理等級(jí)單位180 個(gè)，其中特級(jí)單位7 個(gè)、一級(jí)單位8 個(gè)、二級(jí)單位76 個(gè)、三級(jí)單位89 個(gè)。 通過水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評(píng)估，以評(píng)估促環(huán)境建設(shè)、促問題整改、促規(guī)范管理、促檔案發(fā)展，進(jìn)一步推動(dòng)了水利部直屬系統(tǒng)各單位健全完善檔案管理制度，提高了水利檔案管理工作整體水平。

四、評(píng)估工作中的常見問題和思考

1.常見問題

（1）業(yè)務(wù)部門歸檔責(zé)任不明確

部分單位檔案全部由檔案部門負(fù)責(zé)整理歸檔，沒有明確文書或業(yè)務(wù)部門整理歸檔責(zé)任，沒有建立自上而下、 分級(jí)管理的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。相對(duì)而言，文件材料的形成部門比檔案部門更容易掌握它的由來、流程和脈絡(luò)。 只由檔案部門整理歸檔，缺乏對(duì)文件材料收集的前端控制，無法準(zhǔn)確鑒定文件材料的完整性、價(jià)值和劃分保管期限，會(huì)對(duì)日后檔案的利用帶來管理性缺失。

（2）文件歸檔門類有所欠缺

檔案不僅包括文書檔案，還包括科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案等。 其中文書檔案既有上級(jí)、下級(jí)和平行機(jī)關(guān)的往來文件，也有機(jī)關(guān)內(nèi)部工作形成的各類文件；既有紅頭的文件，也有白頭的報(bào)告；既有政務(wù)工作中形成的文件材料，也有黨務(wù)工作、群團(tuán)工作中形成的文件材料；既有打印成稿的文件材料， 也有手寫記錄的會(huì)議記錄本、介紹信存根等。 部分工作人員將機(jī)關(guān)檔案等同于機(jī)關(guān)單位日常的收文和發(fā)文，導(dǎo)致應(yīng)歸檔文件材料收集不齊全、不完整，給后續(xù)檔案整理、利用等工作帶來較大影響。

（3）檔案查閱利用理解存在偏差

檔案的基本價(jià)值在于其憑證作用和參考作用。 而檔案價(jià)值的發(fā)揮，一般具有一定的滯后性，隨著時(shí)間的推移， 其憑證和參考作用價(jià)值越大。在日常工作中，部分工作人員為了方便查閱忽視了向歸檔人員移交文件材料并整理歸檔。 由于個(gè)人職務(wù)調(diào)整變動(dòng)等原因，其積攢的大量文件材料可能會(huì)被丟棄，導(dǎo)致應(yīng)歸檔文件材料缺失，對(duì)查閱利用這些文件材料造成不可彌補(bǔ)的損失。

（4）音像及實(shí)物資料歸檔偏弱

部分單位對(duì)于音像、實(shí)物資料收集歸檔力度偏弱，“應(yīng)收未收、應(yīng)歸未歸”的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。 機(jī)關(guān)工作人員普遍缺乏對(duì)音像檔案和實(shí)物檔案的認(rèn)識(shí)，大量應(yīng)歸檔的音像和實(shí)物資料沒有及時(shí)歸檔保管，造成檔案丟失和損毀。

（5）檔案信息化進(jìn)程較慢

部分單位的檔案信息化水平不高， 亟待以檔案信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。 有些單位的檔案管理軟件陳舊、運(yùn)轉(zhuǎn)緩慢，加之無法及時(shí)更新改造， 在一定程度上造成了軟件功能與實(shí)際工作的脫節(jié)， 無法適應(yīng)實(shí)際工作。 部分單位檔案數(shù)字化程度相對(duì)較低， 無法提供便捷的在線利用， 各門類檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)也不完備，缺乏信息化手段的介入，與數(shù)字檔案室、 檔案館建設(shè)要求存在一定差距。

（6）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待完善

個(gè)別單位由于辦公條件限制，檔案庫房、辦公室、檔案整編、檔案借閱沒有做到“四分開”。 有的檔案庫房缺少溫濕度測(cè)控設(shè)備，達(dá)不到恒溫恒濕標(biāo)準(zhǔn)要求；有的檔案柜架沒有放置防蟲藥和干燥劑；有的庫房安全保管情況定期巡查記錄不完善，針對(duì)庫房溫濕度、人員出入、庫存檔案核查等沒有記錄；有的檔案保護(hù)修復(fù)、信息化采集、特殊載體檔案裝具等專業(yè)設(shè)施設(shè)備配備不足，滿足不了新時(shí)期檔案收集多元化、多載體的要求，仍需完善和加強(qiáng)。

（7）專職檔案管理人員配備不足

部分單位專職檔案管理人員配備不足，檔案專業(yè)人員缺乏，存在多項(xiàng)工作兼于一身的情況，且人員年齡普遍偏大，與管理檔案數(shù)量所要求的標(biāo)準(zhǔn)人員配備差距較大。

2.工作思考

（1）擴(kuò)充檔案收集范圍，確保檔案集中統(tǒng)一管理

嚴(yán)格按照相關(guān)檔案管理規(guī)定要求，將各單位、部門履職過程中形成的各類型應(yīng)歸檔材料按時(shí)向檔案部門歸檔并移交管理權(quán)責(zé)。 進(jìn)一步理順檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，形成自上而下的良好聯(lián)動(dòng)機(jī)制，做到檔案形成部門前端把控收集、檔案部門后期審核歸檔的高效流程，確保檔案收集完整。 進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)特殊載體檔案的收集意識(shí)， 注重對(duì)紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案（錄音、錄像、照片、電子、實(shí)物等）實(shí)行同步收集， 并定期檢查已歸檔電子、音像檔案的讀取、處理設(shè)備，系統(tǒng)更新等情況，確保其有效性。

（2）推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理進(jìn)程

嚴(yán)格按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，完善檔案工作管理體制，明確檔案人員崗位職責(zé)， 強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，進(jìn)一步提升檔案工作規(guī)范化管理水平。 各單位檔案部門和檔案人員要做好收集、整理、歸檔、移交、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、宣傳等各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，并結(jié)合實(shí)際完善規(guī)章制度體系，確保各重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有章可循，引導(dǎo)依法依規(guī)規(guī)范管檔用檔，努力提高檔案工作的整體管理水平。

（3）筑牢安全防線，強(qiáng)化檔案保管保護(hù)

牢固樹立檔案安全觀，圍繞檔案工作“收、管、存、用”四個(gè)環(huán)節(jié)，持之以恒抓好檔案實(shí)體安全和信息安全。全面落實(shí)檔案安全責(zé)任制，完善檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制。定期檢查檔案保管環(huán)境及電器、消防、監(jiān)控設(shè)施設(shè)備，采取有效措施防控風(fēng)險(xiǎn)。 抓好檔案保密工作， 確保涉密信息系統(tǒng)、涉密計(jì)算機(jī)和涉密載體的安全保密。 嚴(yán)格執(zhí)行檔案外包加工相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)檔案數(shù)字化、檔案利用全過程監(jiān)控。

（4）提高檔案信息化水平，深化檔案資源開發(fā)

參照國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”為管理目標(biāo)，努力以信息化推動(dòng)檔案現(xiàn)代化，全方位提升服務(wù)水平。 結(jié)合各單位實(shí)際，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案管理軟件部署、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、 檔案數(shù)字化加工工作的開展，以便捷的檔案信息資源服務(wù)助推水利事業(yè)發(fā)展。

（5）加大投入力度，重視人才梯隊(duì)建設(shè)

檔案事業(yè)的順利發(fā)展需要強(qiáng)有力的資金保障和全盤統(tǒng)籌。 要建立多渠道、多元化的檔案事業(yè)發(fā)展投入體系，保障檔案資源體系、 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化建設(shè)的可持續(xù)開展。 充分認(rèn)識(shí)檔案人員素質(zhì)對(duì)檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)的必然性，注重培養(yǎng)年輕、 有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)。