摘 要:社交媒體在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用為企業(yè)帶來了許多優(yōu)勢,但在應(yīng)用過程中,也存在著保密性差、識別溝通者困難、信息過量等問題,本文先描述了社交媒體在企業(yè)內(nèi)部溝通中的應(yīng)用現(xiàn)狀及存在的問題,指出原因在于社交媒體不正確的使用、企業(yè)監(jiān)管較少等,最后提出主動監(jiān)控、加強(qiáng)員工培訓(xùn)等解決方式,以期能夠完善企業(yè)內(nèi)部溝通方式。
關(guān)鍵詞:社交媒體 企業(yè) 內(nèi)部溝通
一、社交媒體在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用的好處和存在的問題
1.社交媒體在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用的好處
首先,因為社交媒體可以通過電子設(shè)備實時溝通,那么企業(yè)內(nèi)部可以通過視頻會議、遠(yuǎn)程辦公等方式降低信息交流成本,以減少交通費用、會議開支,并且節(jié)省時間,提升工作效率。
其次,企業(yè)中社交媒體,如微信群等,無論是管理層還是普通員工,都可以參與其中,溝通網(wǎng)絡(luò)是全方位的,這就有利于激發(fā)員工的參與熱情,提升士氣,有益于營造一種良好的企業(yè)內(nèi)部氛圍。
最后,因為在社交媒體之中,人人皆可參與,集思廣益,能夠激發(fā)企業(yè)的創(chuàng)造力,而且有利于讓公司結(jié)構(gòu)往扁平化方向的發(fā)展,縮短信息傳遞鏈,加快信息流通速度,減少信息失真的可能性。
2.社交媒體在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用中存在的問題
第一,信息的保密性較差?,F(xiàn)代社會,信息成為越來越重要的資源,對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。企業(yè)內(nèi)部在社交媒體上進(jìn)行溝通的時候,如果商業(yè)機(jī)密或者是與企業(yè)戰(zhàn)略相關(guān)的信息流出,會給企業(yè)帶來極大的損失。
第二,企業(yè)內(nèi)部員工在使用社交媒體時都面臨著“信息過量”的問題。在企業(yè)內(nèi)部溝通過程中,成員們面對大量的信息,無法一下就辨別主次,需要花費時間去分辨有效的、必要的信息,會造成的工作效率的下降。
第三,企業(yè)內(nèi)部社交媒體中存在噪聲,干擾信息的傳遞。在企業(yè)內(nèi)部信息傳遞過程中,社交媒體上的相關(guān)的工作指令和工作匯報很可能被不相關(guān)的信息干擾,使得員工注意力轉(zhuǎn)移、工作效率大大降低或者傳遞錯誤信息,造成工作偏離原定的方向。
第四,社交媒體有可能會成為虛假信息和流言傳播的平臺。社交媒體在很好地傳達(dá)工作信息的同時,也會在企業(yè)內(nèi)部大范圍傳播謠言和不實信息,甚至傳播的速度會更加快,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部人心惶惶,打擊員工士氣,這就不利于企業(yè)凝聚力的提升,破壞企業(yè)良好的內(nèi)部氛圍。
二、社交媒體在企業(yè)內(nèi)部溝通中存在問題的原因
(一)社交媒體是開放的平臺
社交媒體是開放式的平臺,企業(yè)內(nèi)部員工人人參與其中,如果不慎發(fā)布了與公司相關(guān)的重要信息,且被某些人利用,就會損壞企業(yè)的利益。此外,開放的平臺就意味著人人有權(quán)利發(fā)言,若使用者們在企業(yè)使用的社交媒體上發(fā)布不重要的信息和虛假信息,就會造成信息過量以及噪聲。
(二)信息傳播的碎片化
隨著移動設(shè)備普及,社交媒體的使用者隨時隨地能夠發(fā)布、接收信息,自主性較大,導(dǎo)致信息傳播更加碎片化,如果使用者在工作時間接收到的信息在結(jié)束一段工作結(jié)束后才能瀏覽,造成了信息的過量堆積,其處理信息時會有抵觸情緒,導(dǎo)致重要的信息被錯過,使得信息傳遞不能發(fā)揮自身正常作用,不利于企業(yè)內(nèi)有效溝通的要求。而如果員工在工作期間,對接收到的信息及時瀏覽并回復(fù),這就會造成工作的中斷,而這會造成工作效率的低下。
(三)企業(yè)內(nèi)部對于社交媒體監(jiān)管少
社交媒體普及的時間不太長,企業(yè)現(xiàn)在還是將其作為突破內(nèi)部溝通障礙的有效工具,大力支持社交媒體的使用,對于其施加的監(jiān)管卻并不多,由此造成了社交媒體的濫用。員工不受制約地使用社交媒體會使得信息傳遞和溝通的過程中產(chǎn)生過多的信息,會給他人造成信息過載的情況,招致其他同事的厭煩情緒。此外,缺乏監(jiān)管也會使得企業(yè)內(nèi)部虛假信息的產(chǎn)生和幾何式增長,會破壞企業(yè)內(nèi)部的凝聚力。
(四)員工的信息處理能力較差
社交媒體屬于新興事物,應(yīng)用的時間較短,企業(yè)內(nèi)部一些年紀(jì)較大的員工對其的接受程度不高,對于社交媒體中出現(xiàn)信息的處理能力較差,會被社交媒體上的無關(guān)、虛假信息干擾,造成工作主次顛倒,最終影響工作效率。還有一些人員,不會篩選、分辨重要信息,花時間瀏覽所有信息,這樣會拉低工作效率。
三、解決措施
(一)謹(jǐn)慎發(fā)布重要信息
對于企業(yè)重要的信息和商業(yè)機(jī)密,可以不在企業(yè)內(nèi)部所有成員都參與的信息平臺上發(fā)布,而選擇特定的人員與之進(jìn)行溝通,如與企業(yè)商業(yè)機(jī)密有關(guān)的信息,就可以只選擇一部分需要參與的管理人員在社交媒體上進(jìn)行聯(lián)絡(luò),如召開相關(guān)人員視頻會議、建立單獨的微信群等等。
(二)對社交媒體的應(yīng)用加強(qiáng)監(jiān)管
企業(yè)可以對社交媒體的應(yīng)用進(jìn)行監(jiān)管,形成規(guī)范的規(guī)章制度,盡管企業(yè)成員在使用社交媒體方面具有很大的自主性,但是通過制定一系列相關(guān)的規(guī)章制度,可以起到一定的制約作用。還可以通過企業(yè)的規(guī)章制度來減少虛假信息的傳播,在企業(yè)內(nèi)部社交媒體中,要求每個員工都進(jìn)行實名認(rèn)證,要求每個人對其自身的言論負(fù)責(zé),一旦出現(xiàn)流言的大肆傳播,可以追究到個人。
(三)加強(qiáng)人員培訓(xùn)
首先,企業(yè)可以加強(qiáng)員工在社交媒體使用規(guī)范上的學(xué)習(xí),提升企業(yè)內(nèi)部人員在工作中使用社交媒體的素養(yǎng),減少流言的傳播以及對他人使用狀態(tài)的影響。其次,企業(yè)可以培訓(xùn)員工在內(nèi)部溝通中應(yīng)用社交媒體的能力,對信息接受者,提高其信息的篩選、過濾以及辨別的能力,而對于信息的發(fā)布者,要求其對信息進(jìn)行篩選,分清事情的輕重緩急,將重要的信息在大家使用社交媒體的高峰時刻傳遞,而對于不太重要的信息,就可以稍微緩一些發(fā)出,以免造成對大家工作的困擾。
(四)使用專門的企業(yè)社交媒體
企業(yè)可以使用專門的企業(yè)社交媒體來進(jìn)行溝通,以保證企業(yè)信息安全并能實時交互溝通。專門給企業(yè)用戶使用的社交媒體使得企業(yè)內(nèi)部人員處于一定的監(jiān)控下,信息溝通更加安全,由于是工作用的社交媒體,使用者也會相對收斂,不會過多的發(fā)布與工作無關(guān)的信息,造成對其他同事的干擾,這樣就在保證了及時溝通的同時,也能防止信息過載的情形。
總結(jié)
本文探討了社交媒體在企業(yè)溝通中的應(yīng)用,列出其應(yīng)用存在的問題,并從社交媒體、員工和企業(yè)等方面解釋了問題存在的原因,然后提出了解決措施。當(dāng)今時代飛速發(fā)展,社交媒體作為企業(yè)內(nèi)部溝通中的一個重要的補(bǔ)充,發(fā)揮了越來越重要的作用,但是企業(yè)必須正確認(rèn)識社交媒體的優(yōu)勢和劣勢,合理地運用社交媒體,將其與傳統(tǒng)溝通方式很好地結(jié)合,才能讓現(xiàn)代企業(yè)迸發(fā)活力和創(chuàng)新力。
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作者簡介:曾嘉瑋(1995-)女,漢族,籍貫:湖南,職稱:初級會計師,學(xué)歷:在讀碩士研究生,研究方向:財務(wù)管理。