新時期做好檔案管理工作的幾點建議

摘 要：檔案管理是當前改革發(fā)展的重要一環(huán)，但長期以來我國對事業(yè)單位檔案管理工作重視程度不是很高，很多單位檔案的歸檔、整理、保管等工作還不完善，遠遠趕不上時代發(fā)展的步伐，所以新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和改革已迫在眉睫。本文就事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀以及存在的問題和對策進行了一定的探討。

關(guān)鍵詞：新時代 檔案管理 改革 信息化

事業(yè)單位管理必離不開檔案管理，檔案管理工作包含記錄事業(yè)單位的成立、發(fā)展和職能演變以及單位文化、業(yè)績考核、人才培養(yǎng)等多種功能。本文針對“新時代事業(yè)單位檔案管理改革路徑”進行研究探索，希望可以從檔案管理層面促進事業(yè)單位不斷向前發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

目前，事業(yè)單位的檔案管理工作中存在很多問題，具體表現(xiàn)為：

（一）事業(yè)單位檔案管理工作重視程度方面。在對檔案的收集、整理和存檔工作中經(jīng)常處于被動狀態(tài)，沒有充分認識到隨時隨地搜集資料的重要性，且檔案監(jiān)管機制不到位，資料收集跟蹤不到位，造成資料收集不及時且零散。

（二）檔案管理技術(shù)方面。雖然大部分事業(yè)單位都引進且利用了電子檔案管理模式，但仍存在檔案利用率和查詢效率偏低等一系列問題。原因主要是電子檔案管理模式是一項新生事物，事業(yè)單位原有的檔案管理工作人員一時無法接受和掌握此種模式，且缺乏專業(yè)培訓(xùn)，因而對電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用不熟練。

（三）部分事業(yè)單位檔案管理工作缺乏專門負責部門和負責人員。檔案管理工作由其他部門工作人員兼職管理，由于工作人員忙于其本職工作，造成對檔案管理工作的疏漏，影響檔案管理工作質(zhì)量。

（四）人才流動頻繁。在新的市場經(jīng)濟形勢下，大部分單位人員已經(jīng)擺脫了“鐵飯碗”的限制，人才流動日益頻繁，老員工的離職和新員工的上崗已經(jīng)不足為奇。在各單位的基層，因人少事多，一人兼多職的現(xiàn)象普遍存在，能夠分離出專門管理檔案部門的單位少之又少。

二、新事態(tài)下事業(yè)單位做好檔案管理的新思路

（一）利用信息管理手段，擴大服務(wù)內(nèi)容

各個事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)信息時代要求，利用信息化的管理手段，實行信息化管理，做到以下幾個方面：一是要制定信息化發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)具體情況和社會要求，分階段、分步驟實施方案；二是創(chuàng)建檔案信息庫，進而建立信息網(wǎng)站，通過事業(yè)單位網(wǎng)站主頁的形式來為人們提供開放的檔案信息填報、查詢和調(diào)取服務(wù)，有效提高檔案管理和利用效率，實現(xiàn)資源共享；三是建立檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)。用建立內(nèi)網(wǎng)的方式，通過對電子文件歸檔管理前端的控制來分析檔案數(shù)據(jù)，從而進一步對數(shù)據(jù)進行處理與開發(fā)。

（二）完善檔案管理體系，提高信息利用率

在新形勢下，檔案管理工作受到了巨大沖擊，檔案管理工作容易出現(xiàn)結(jié)構(gòu)松散，過程混亂等情況，為了避免這些情況的出現(xiàn)，首先，事業(yè)單位各項制度的制定都要貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，要維護事業(yè)單位持續(xù)的發(fā)展和大部分員工的切身利益，要改變重事輕人的傳統(tǒng)觀念，建立切實可用的檔案制度。其次，檔案管理體系還應(yīng)具備靈活機動的特點，以便于在今后的工作中能根據(jù)發(fā)展進一步完善制度。除此之外，檔案管理機制的完善應(yīng)包含每一個關(guān)節(jié)，做到精準無誤，因而可以提高檔案管理人員的工作積極性。最后，要注重檔案管理信息的安全，在保證安全的前提下積極利用檔案數(shù)據(jù)。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，強化服務(wù)水平

檔案管理改革與創(chuàng)新的主體是檔案管理的工作人員。因此，事業(yè)單位應(yīng)作出以下努力來提高檔案管理工作人員素質(zhì)：一是重視引進人才，對于有學(xué)歷、有經(jīng)驗、有能力的優(yōu)秀人才加以重用，以此來優(yōu)化檔案管理人員隊伍，提高工作效率；二是重視人才培養(yǎng)，定期培訓(xùn)檔案管理工作人員，采取外出學(xué)習，集中授課等方式開拓視野，放寬思路，有助于檔案工作人員對檔案管理工作的改革與創(chuàng)新；三是重視交流工作，加強各個部門之間的以及各個階層之間的工作交流，共享經(jīng)驗，共享資源，共同進步。

（四）檔案管理組織的架構(gòu)重組

信息化對檔案管理工作具有全方面且本質(zhì)性的沖擊，因而檔案管理工作的信息化改革必不可少，從本質(zhì)上講就是要徹底改革創(chuàng)新，除了檔案管理本身要改，其背后的組織構(gòu)架體系也要改。最直接有效的變革是將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有關(guān)人才納入檔案管理組織架構(gòu)中，從而保證檔案管理信息的安全性，并且可以更加有效地利用檔案管理信息化的優(yōu)勢；。引入新生力量，憑借其創(chuàng)造性和活力為檔案管理工作添磚加瓦。

（五）健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

在如今事業(yè)單位檔案管理工作中，電子檔案成為檔案管理的主流，用電子文件的形式進行保存，有利于檔案的查閱和調(diào)取。利用先進的現(xiàn)代化多媒體技術(shù)，使得紙質(zhì)文檔逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n。計算機網(wǎng)絡(luò)處理已經(jīng)成為各個行業(yè)專業(yè)化的一種標志，尤其對于檔案管理來說，需要處理大量的數(shù)據(jù)與資料，傳統(tǒng)的人工管理難免出現(xiàn)疏忽或錯誤，而計算機處理則相對要精確且高效得多，因此檔案管理必須突破傳統(tǒng)模式，適應(yīng)現(xiàn)代化管理模式，才能更加充分的滿足人們的需求。事業(yè)單位應(yīng)該建立健全的局域網(wǎng)和檔案管理相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)，使得資源以及計算機軟件能夠共享，為檔案室和相關(guān)科室搭建一條信息橋梁，利于檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化及信息化。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)之后，可以使用計算機進行人工模擬，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，使得事業(yè)單位檔案管理工作提高準確性，更具說服力。

三、結(jié)束語

綜上所述，在新的形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，新形勢也為檔案管理工作提供了新思路和新方法。希望通過本文的論述，可以引起事業(yè)單位對“新時代事業(yè)單位檔案管理改革路徑”的充分思考與探究，能夠互相交流溝通，共同探索檔案管理工作新路徑和新方法，從而提高事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量，能夠從檔案管理層面促進事業(yè)單位更好更快向前發(fā)展！

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作者簡介：盧世海，男，（1974-），靈山縣新圩鎮(zhèn)人，中專文化，單位：靈山縣豐塘鎮(zhèn)衛(wèi)生計生服務(wù)所工作。