試論信息環(huán)境下紙質(zhì)檔案管理的創(chuàng)新探索

趙軍

（中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)環(huán)境與可持續(xù)發(fā)展研究所，北京 100081）

伴隨著社會(huì)現(xiàn)代化、信息化的進(jìn)程，辦公自動(dòng)化、無紙化越來越多地被應(yīng)用，使得檔案的存在形式、管理模式等都必須相應(yīng)地與時(shí)俱進(jìn)。目前，檔案管理中按照記錄信息方式、載體形式的不同，主要分為：電子檔案、紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案等。毋庸置疑，無論是哪種形式的檔案，都是人類社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史記錄。它們以不同的形態(tài)存在，用不同的方式管理，最終目的都是為了促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)步，更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。

檔案管理信息化作為一種必然的趨勢，將逐漸迎來無紙化管理的新階段。但紙質(zhì)檔案作為特定歷史時(shí)期的社會(huì)記憶，其使命就是保存人類的發(fā)展?fàn)顩r，即便將來有一天所有現(xiàn)行的文字記錄全部由電子文件來承載，檔案館里依然會(huì)保存紙質(zhì)檔案。電子檔案是不能完全取代紙質(zhì)檔案的。紙質(zhì)檔案作為一種原生的信息資源是檔案學(xué)科領(lǐng)域管理方法和技能實(shí)施的前提保證，同時(shí)也是檔案工作系統(tǒng)性管理和科學(xué)性編目不可或缺的重要組成。檔案信息化管理建設(shè)，首先要看清紙質(zhì)檔案依存的歷史作用，同時(shí)采用信息技術(shù)管理紙質(zhì)檔案，對紙質(zhì)檔案有針對性地進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換和信息存儲(chǔ)工作。

1 紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)分析

紙質(zhì)檔案指的是采用紙張記錄信息的檔案，這種方式自東漢蔡倫發(fā)明紙張以后就一直得到重用。紙質(zhì)檔案作為長期應(yīng)用的檔案介質(zhì)，具有以下特點(diǎn)：

1.1 紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性

紙質(zhì)檔案是由文字直接形成的不同社會(huì)歷史發(fā)展進(jìn)程的鑒證文獻(xiàn)。因此，檔案是在歷史事件查驗(yàn)中唯一確鑿的歷史證明和依據(jù)，這就是紙質(zhì)檔案的真實(shí)性。紙質(zhì)檔案是歷史記錄，其關(guān)鍵的功能就是充分體現(xiàn)檔案的原始憑證性。紙質(zhì)檔案一旦形成，其記錄載體和信息永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，一般很難做到無痕跡修改。紙質(zhì)檔案歸檔有一條程序化的準(zhǔn)則，那就是當(dāng)事人、責(zé)任人的認(rèn)定，存在形式則包括簽字、蓋章、按手印等，這些原始資料固化在紙上，是其他檔案形式無法替代的，“白紙黑字”的紙質(zhì)憑證具有權(quán)威的可信度和無可比擬的法律效力。中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院在宏觀系統(tǒng)管理中，根據(jù)全院科研發(fā)展的布局，有計(jì)劃地調(diào)配下轄研究所的試驗(yàn)用地。隨著農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，研究經(jīng)費(fèi)的大幅度提升和國際合作交流項(xiàng)目的展開，研究所根據(jù)課題研究需要，在單位所屬試驗(yàn)用地上配備了大量的實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備，此時(shí)，如果再進(jìn)行試驗(yàn)用地調(diào)換，對研究所的研究項(xiàng)目會(huì)帶來相當(dāng)大的損失和影響。從1985 年始，環(huán)發(fā)所在逐步完善試驗(yàn)基地建設(shè)的同時(shí)，經(jīng)中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)部門批準(zhǔn)，辦理了房屋和試驗(yàn)用地所有權(quán)證，并且按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)歸檔留存。至此，這件具有法律效力的檔案憑證永久地保證了環(huán)發(fā)所試驗(yàn)基地的所有歸屬權(quán)。

1.2 紙質(zhì)檔案的原始穩(wěn)定性

在紙質(zhì)檔案中，信息及載體有相對的統(tǒng)一性和不可分割性，保證了信息的原始性，更能保證檔案記錄資料的穩(wěn)定性。由于信息與載體密不可分，使用者對檔案信息進(jìn)行利用時(shí)，直接獲取載體記錄的原始文字及圖表等相關(guān)信息，如實(shí)反映了歷史信息的真實(shí)性和可靠性，使得檔案信息可以“原汁原味”地引用，極大地提高了參考文獻(xiàn)的引用力度。同時(shí)，檔案在借閱使用中如果出現(xiàn)隨意刪改、涂抹和調(diào)換等不規(guī)范行為，檔案交還歸檔時(shí)，管理人員可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案使用中出現(xiàn)的問題，通過檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行相應(yīng)補(bǔ)救和行政處罰，有效地保證了紙質(zhì)檔案的原始信息狀態(tài)。

1.3 紙質(zhì)檔案信息具有長期性

紙質(zhì)檔案的價(jià)值之一就是可以長期保存。紙張材料的主要結(jié)構(gòu)是纖維素，其物理特征主要表現(xiàn)在具有較強(qiáng)的耐久性。碳元素具有穩(wěn)定性，檔案大多用碳素墨水書寫或者打印，由此形成文字信息的檔案便于長期存放。盡管紙質(zhì)檔案在一定條件下會(huì)發(fā)生電解和氧化現(xiàn)象，不過，只要檔案工作者嚴(yán)格遵守檔案管理的技術(shù)規(guī)范，掌握檔案保護(hù)的基本技能，添置必要的技術(shù)保管設(shè)備，建立健全檔案館保護(hù)措施，紙質(zhì)檔案一般可以做到千年以上的長期保存。由此可見，紙質(zhì)檔案在保管條件和保存時(shí)間上具有自身的優(yōu)勢。鑒于紙質(zhì)檔案的特殊意義，檔案管理工作也需為紙質(zhì)檔案提供相應(yīng)的檔案室，根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行分級存儲(chǔ)，制定不同級別紙質(zhì)檔案的保存章程，使紙質(zhì)檔案科學(xué)有效地長期保存。

2 信息化時(shí)代紙質(zhì)檔案管理

紙質(zhì)檔案同樣是時(shí)代的產(chǎn)物，是當(dāng)時(shí)生產(chǎn)生活組織、社會(huì)活動(dòng)在當(dāng)時(shí)條件下的直觀反映，記錄與保存的檔案形式同樣具有時(shí)代烙印，包括文件、電報(bào)、電傳、賬冊、證書和書稿，以及一些涉密性較高的政府文件，歷史檔案管理中大多采用紙質(zhì)文件存檔。

紙質(zhì)檔案具有難以磨滅的權(quán)威效力和法律意義，表現(xiàn)在信息存在與載體的相互依存性、初始證據(jù)性、存放的耐久性等方面，這使得紙質(zhì)檔案與其它載體形式的檔案在管理和使用工作中表現(xiàn)出不同特點(diǎn)。

但是，紙質(zhì)檔案也由于自身屬性存在以下不足：一方面需要投入較多的管理人力，工作效率較低。另一方面，紙質(zhì)檔案保存過程中占用的空間較大，保存和管理的難度比較大，手段比較落后。再者，管理和使用紙質(zhì)檔案受人員、地點(diǎn)的限制，無法實(shí)現(xiàn)共享。

因此，在信息時(shí)代下紙質(zhì)檔案的管理、利用、再生顯得尤為重要。目前，大多數(shù)檔案管理工作采用“雙套制”，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，揚(yáng)長避短，相互依存，更好地為生產(chǎn)生活服務(wù)。

比如，針對紙質(zhì)檔案易磨損的特點(diǎn)，將一些需要頻繁應(yīng)用的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的形式，既保證了紙質(zhì)檔案的原始依據(jù)性，又提高了利用的開放性，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息的共享目標(biāo)。

3 提高紙質(zhì)檔案管理質(zhì)量的對策

3.1 完善紙質(zhì)檔案管理制度建設(shè)

檔案管理機(jī)制隨著社會(huì)的進(jìn)步也在不斷變革，但根本的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范化、責(zé)任明確化原則，始終是檔案管理的靈魂。其中，檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理的中心發(fā)散點(diǎn)，檔案管理規(guī)章制度則是讓檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)落到實(shí)處的制度性保障。而檔案管理制度的制定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該具有一定的前瞻性，至少是與檔案事業(yè)的推進(jìn)進(jìn)程同頻，這直接關(guān)系到檔案管理制度的落地生存指數(shù)，源頭上關(guān)乎檔案管理制度體系的完善與創(chuàng)新。當(dāng)前，部分檔案管理單位缺乏對提高檔案管理水平的切實(shí)舉措，主要根源在于不能清晰地認(rèn)識到檔案管理事業(yè)的正確方向和理念。提升檔案管理水平，首先，要提高檔案管理層的現(xiàn)代管理意識。其次，構(gòu)建切合實(shí)際又具有前沿方向的檔案管理制度體系。深刻的時(shí)代屬性是檔案管理制度的本源。因此，現(xiàn)代化的檔案管理制度應(yīng)該是對檔案收集、留存形成一整套標(biāo)準(zhǔn)化的制度體系，在每一個(gè)環(huán)節(jié)都做出明確、具體的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，讓檔案收集管理落實(shí)到事，責(zé)任到人。一切管理制度的落實(shí)都是考驗(yàn)其合理性的最核心標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理制度同樣如此。而在制度落地的過程，相關(guān)工作人員的制度意識、標(biāo)準(zhǔn)意識、責(zé)任意識尤為關(guān)鍵。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在檔案全面收集、整理歸屬、鑒定存儲(chǔ)環(huán)境等方面有據(jù)可依，有源可溯，確保檔案歸納、留存的系統(tǒng)性和完整性，使檔案資源真正發(fā)揮其應(yīng)有作用。

3.2 加強(qiáng)對檔案管理人員責(zé)任和專業(yè)技能的培養(yǎng)

電子檔案檢索具有隨時(shí)隨地迅速獲取的特殊優(yōu)勢，這樣的屬性與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和利用方式截然不同。目前，紙質(zhì)檔案正面臨管理方式因循守舊，管理質(zhì)量不斷下滑的發(fā)展現(xiàn)狀。因此，檔案相關(guān)工作人員的使命感和專業(yè)技能提升迫在眉睫，直接關(guān)系著紙質(zhì)檔案的生存空間。首先，要把檔案工作納入本單位規(guī)劃建設(shè)的大架構(gòu)中，協(xié)同規(guī)劃、協(xié)同架構(gòu)、協(xié)同發(fā)展。落到實(shí)處的重要前提是設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于更新檔案現(xiàn)代化管理制度，落實(shí)所需的保護(hù)硬件基礎(chǔ)設(shè)施，改善紙質(zhì)化檔案管理的軟性防護(hù)措施。第二，要清晰定位檔案管理工作的中心與重心。具有強(qiáng)烈的服務(wù)屬性是檔案存在的重要意義，沒有一定水準(zhǔn)的檔案分類加工能力，沒有相應(yīng)的檔案服務(wù)模式，檔案工作的實(shí)際效應(yīng)就會(huì)大打折扣。再次，檔案工作是知識管理工作，面對檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作者應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)作為工作的第一需求和長期任務(wù)。因此，必須定期加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力。

3.3 電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理

檔案“雙套制”管理是指同一內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理。實(shí)行檔案“雙套制”管理，即可以大大提高檔案信息的檢索效率，同時(shí)又能保障紙質(zhì)檔案自身價(jià)值的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案管理與信息化技術(shù)管理的有機(jī)融合，大大降低了紙質(zhì)檔案長期留存帶來的褪色、自己不清、缺損帶來的負(fù)面影響，強(qiáng)大的電子修復(fù)、改善功能，一方面大大提升了檔案檢索的便捷性，也使得檔案“孤本”重見天日，永續(xù)流傳，可供更多的人調(diào)閱、使用。伴隨著檔案信息化程度的提升，越來越開放的檔案環(huán)境也讓檔案信息資源的查詢不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，大大擴(kuò)展了檔案的“使用權(quán)限”，因此也大大降低了檔案原件高頻次、長時(shí)間使用受到的傷害，從而有力延續(xù)著紙質(zhì)檔案的使用壽命。同時(shí)，電子檔案可以副本異地保存，確保檔案資料在出現(xiàn)意外的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。這是一個(gè)電子檔案和紙質(zhì)檔案相互依存的時(shí)代，構(gòu)建電子檔案和紙質(zhì)檔案的互通方式尤為重要，如把電子檔案與紙質(zhì)檔案通過文本的形式儲(chǔ)存到硬盤等物理介質(zhì)或虛擬云空間中，通過恰當(dāng)?shù)募夹g(shù)處理和數(shù)據(jù)庫索引將電子檔案與紙質(zhì)檔案相互兼容，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的“變身”，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的高度信息化?！半p套制”檔案管理模式意味著檔案管理中電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存共管共用，這樣的模式必將是檔案管理在很長一段時(shí)間中最核心的特點(diǎn)，這對紙質(zhì)檔案的生命延續(xù)具有重要的意義。

3.4 積極運(yùn)用紙質(zhì)檔案管理新技術(shù)

處在電子檔案和紙質(zhì)檔案相互依存的時(shí)代，檔案工作者一方面要恪守紙質(zhì)檔案的管理規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理?xiàng)l例，加大對紙質(zhì)檔案的管理力度。另一方面，為了完善對紙質(zhì)檔案的科學(xué)管理，必須密切關(guān)注紙質(zhì)檔案保護(hù)新技術(shù)的發(fā)展動(dòng)向，汲取檔案管理、使用和保護(hù)的新思想和新技術(shù)，并且及時(shí)融入到檔案管理工作中，最大限度地提高紙質(zhì)檔案的使用質(zhì)量和使用壽命。

（1）OCR(紙質(zhì)文檔OCR 云識別云檢索云管理服務(wù) ):云脈紙質(zhì)文檔可根據(jù)檔案館信息化需求對檔案圖像信息進(jìn)行裁切、調(diào)亮等基本處理。檔案內(nèi)容識別后可進(jìn)行自由編輯，系統(tǒng)還具備智能糾錯(cuò)功能。

（2）RFID（Radio Frequency Identification）即無線射頻識別技術(shù)，RFID 系統(tǒng)是傳統(tǒng)條碼技術(shù)的繼承者，由電子標(biāo)簽、讀寫器和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成。RFID 技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)非接觸式數(shù)據(jù)采集，隨時(shí)查找檔案目錄，提高對檔案的快速檢索和系統(tǒng)管理功能，實(shí)現(xiàn)高度精細(xì)化、精準(zhǔn)化的檔案管理。

（3）近年來納米技術(shù)在檔案保護(hù)中得到充分應(yīng)用，技術(shù)特點(diǎn)是增強(qiáng)對檔案紙張和檔案字跡保護(hù)的耐久性，提高檔案庫環(huán)境的空氣質(zhì)量，對檔案庫溫濕度的調(diào)控提供技術(shù)支持，并且對有害微生物的防治有積極的效果。

信息時(shí)代的技術(shù)碰撞在一定程度上改變了當(dāng)今社會(huì)諸多行業(yè)領(lǐng)域規(guī)程的工作和運(yùn)行模式，同時(shí)顯現(xiàn)出良好的社會(huì)效應(yīng)和經(jīng)濟(jì)效益。許多檔案工作者在關(guān)注電子檔案在工作中的優(yōu)勢作用的同時(shí)，忽視了紙質(zhì)檔案工作在信息化時(shí)代的特點(diǎn)和重要性，沒有尋找到紙質(zhì)適合紙質(zhì)檔案管理的新思路，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的保護(hù)程度受到不小的影響，其原有的價(jià)值無法充分展現(xiàn)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案的信息化變革是一種必然趨勢，作為檔案工作者應(yīng)當(dāng)抓住紙質(zhì)檔案的本質(zhì)屬性，對以往采取的紙質(zhì)檔案管理手段進(jìn)行合理的調(diào)整改進(jìn)，積極掌握和應(yīng)用新方法新技術(shù)解決現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的管理問題。在不斷學(xué)習(xí)掌握檔案管理新技能的同時(shí)，有機(jī)地將電子檔案和紙質(zhì)檔案集成融合，保護(hù)檔案管理體系的完整性，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案管理工作中的重要作用保護(hù)檔案管理體系的完整性，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案管理工作中的重要作用。