關(guān)于醫(yī)院設備檔案的精細化管理研究

王平 劉柳 廣西醫(yī)科大學第一附屬醫(yī)院 （廣西 南寧 530021）

內(nèi)容提要： 醫(yī)療設備的精細化管理是醫(yī)院管理效率的提升和精準醫(yī)療的實現(xiàn)過程中的重要手段，從醫(yī)療設備管理的實際需求出發(fā)，不斷完善醫(yī)療設備檔案管理體系，繼續(xù)推進醫(yī)療設備質(zhì)量管理，實現(xiàn)醫(yī)療設備耗材采購及管理工作持續(xù)、穩(wěn)步發(fā)展。本文借助信息化管理、PDCA管理工具等，就如何實現(xiàn)設備檔案規(guī)范管理，提出對策建議，循環(huán)往復和持續(xù)改進，提高醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理水平，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

黨的十九大報告對醫(yī)院管理提出“新要求”，強調(diào)要健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度和綜合監(jiān)管制度，而現(xiàn)代化醫(yī)院管理與質(zhì)量安全綜合監(jiān)管都離不開科學規(guī)范的現(xiàn)代醫(yī)院評審評價工作。2019年，國家衛(wèi)生健康主管部門在設定《三級綜合醫(yī)院績效考核指標》對大型醫(yī)用設備維修保養(yǎng)及質(zhì)量控制管理提出定性指標，要求開展日常保養(yǎng)和維護，有巡檢、保養(yǎng)、維修等相關(guān)記錄及設備管理部門對臨床使用部門的監(jiān)管、培訓記錄。指標中明顯傳遞出對三級綜合醫(yī)院的考核更趨向于醫(yī)院精細化管理模式，因而，醫(yī)院設備檔案管理從粗放型管理到精準化管理，建立適應當前醫(yī)院發(fā)展“新形勢”的管理制度體系迫在眉睫。

1.精細化管理應用于醫(yī)療設備檔案中的必要性

1.1 以精細化管理為手段，夯實醫(yī)療設備檔案管理

“天下大事，必作于細”。醫(yī)療設備檔案管理的全面與否，有關(guān)設備的使用維修、等記錄是否完善，關(guān)系到今后醫(yī)療設備運行的突發(fā)故障的排除、存在安全隱患等及時進行化解，對設備保修等數(shù)據(jù)進行分析、監(jiān)控，按計劃進行設備維護保養(yǎng)，降低醫(yī)療設備的故障率，實現(xiàn)醫(yī)療設備全生命周期管理，加強設備預防性維護，減少設備故障；提高了醫(yī)療安全質(zhì)量管理和風險防范工作水平[1]。

1.2 精細化管理在醫(yī)院醫(yī)療設備管理中的實施，開設了大數(shù)

據(jù)應用下的醫(yī)療設備檔案創(chuàng)新管理之路。檔案管理是整個醫(yī)療設備管理的重要環(huán)節(jié)，貫穿醫(yī)療設備全生命周期。為了順應國家對醫(yī)用耗材管理的要求，本院醫(yī)療設備科于2018年4月上線愛醫(yī)康耗材管理系統(tǒng)，進一步完善了設備管理系統(tǒng)，啟用電子化記錄設備功能模塊，減少電話報修，實現(xiàn)全院設備掃碼報修、維修進度跟蹤、設備狀況分析、保養(yǎng)計劃制訂、人員工作量統(tǒng)計分析等；醫(yī)用耗材全條碼化管理，電子化采購，庫存監(jiān)控，主動配送，通過智能設備、電子技術(shù)記錄消耗并與使用者精確記錄終端消耗，生成實時報表，改變原來的“手工式”“粗放式”的管理狀態(tài)，提高耗材物流管理效率。設備管理平臺上線運行，已經(jīng)錄入全院23800臺設備數(shù)據(jù)，放射科、放射治療部等科室重大型設備完成貼條碼及建檔工作，可隨時監(jiān)控大型設備狀態(tài)，及時完成相應維修事件，降低故障率；減少紙質(zhì)檔案管理（統(tǒng)計、工單記錄等）的人力物力；減少設備維護成本；建立設備質(zhì)控計劃并記錄檢查結(jié)果，全方位質(zhì)量安全報告，提升設備管理質(zhì)量。

2.精細化管理在醫(yī)療設備檔案管理中的應用

2.1 精細化醫(yī)療設備檔案管理要求進入擺脫手工記錄的工作模式，真正實現(xiàn)了衛(wèi)健委要求的“三級醫(yī)療設備管理”。醫(yī)療設備檔案從申購計劃、開箱驗收使用、養(yǎng)護維保、設備報廢的醫(yī)療設備全生命周期中，通過標準細化、任務再造、工作協(xié)同、流程梳理、關(guān)鍵節(jié)點控制等途徑提升醫(yī)療設備檔案利用率，從而實現(xiàn)設備管理效益的最大化。

2.2 建立制度，統(tǒng)一組織管理

完善醫(yī)療設備檔案管理三級網(wǎng)絡，成立專門的實施醫(yī)療設備檔案精細化管理的工作小組，并建立推行精細化管理的激勵與績效考核機制，為建立建設醫(yī)療設備檔案精細化管理提供組織保障和機制保障。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》和《歸檔文件整理規(guī)則》文件要求，醫(yī)療設備管理檔案中有明確的規(guī)章制度規(guī)定，檔案管理必須明確檔案歸檔范圍，做好借閱記錄和服務工作，規(guī)定職員的責任，對于檔案銷毀工作必須遵循有關(guān)的規(guī)定及銷毀程序。檔案管理人員必須遵循相關(guān)的規(guī)章制度，保證檔案管理的有章可循性，同時做好檔案的歸檔及移交手續(xù)工作，如果檔案外借，必須做好檔案的借閱手續(xù)，并及時催還檔案，使檔案工作更加規(guī)范化、科學合理化[2]。

2.3 加強醫(yī)療設備全生命周期管理

醫(yī)療設備檔案精細化管理從申購計劃、開箱驗收使用、養(yǎng)護維保、設備報廢的醫(yī)療設備全生命周期中，通過標準細化、任務再造、工作協(xié)同、流程梳理、關(guān)鍵節(jié)點控制等途徑實現(xiàn)醫(yī)療設備精細化管理[3]。

2.4 數(shù)字化信息技術(shù)助力設備檔案“精細化”管理

隨著醫(yī)院精細化管理不斷推進，繼續(xù)推進醫(yī)療設備質(zhì)量管理，全面提升醫(yī)院綜合實力的醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，醫(yī)用設備維保工作的重要作用越發(fā)突顯。運行數(shù)字化信息技術(shù)進行設備精細管理，從申購、驗收、使用、維保、處置的全生命周期管理，確保醫(yī)療器械在生命中后期各環(huán)節(jié)正常運行，并真實、準確、完整記錄，實現(xiàn)醫(yī)療器械效益最大化，建立對專項分析、定期溯源、責任掛鉤機制、實現(xiàn)設備效能最大化[4]。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷完善醫(yī)療設備檔案的工作流程，建立設備使用科室、供應商、設備維修工程部門等單位相互連接的共享體系，實現(xiàn)醫(yī)療設備檔案管理各個環(huán)節(jié)管理自動化、管理方式網(wǎng)絡化和檔案信息資源共享的電子化。

2.5 借助PDCA管理工具，促進設備檔案規(guī)范管理

近年來，醫(yī)院醫(yī)療設備科根據(jù)醫(yī)院工作的主要目標，借助PDCA管理工具，實現(xiàn)設備檔案規(guī)范管理。PDCA管理模式包括計劃、實施、檢查、行動四個階段，在事務的處理過程中，對有不規(guī)范的、違反工作流程的行為要有監(jiān)督。例如，在設備檔案的借閱記錄與管理，檔案管理人員嚴格按照檔案管理的要求，對于病案資料的借閱嚴格按照借閱制度及手續(xù)進行操作，完善各種信息臺賬，相關(guān)部門定期或不定期對檔案信息進行抽查，確保醫(yī)療設備檔案管理的規(guī)范化與科學化。在PDCA模式下及時發(fā)現(xiàn)設備檔案管理存在的風險，及時制定整改方案并有效改進。

3.結(jié)論

伴隨著醫(yī)療信息技術(shù)的高速發(fā)展，高、精、新醫(yī)療儀器設備的運用范圍越來越廣，“精細化”已經(jīng)成為醫(yī)院核心競爭力的重要表現(xiàn)形式，醫(yī)療檔案管理工作在醫(yī)院醫(yī)療設備管理工作中的具有重要作用。綜上所述，醫(yī)療設備檔案管理是實現(xiàn)醫(yī)療設備精細化管理必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院必須提升管理理念，促使醫(yī)療設備檔案管理工作向更加精細化、科學化的方向發(fā)展，并為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。