新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應對

張 雪

(中山大學南方學院，廣東 廣州 510970)

在數(shù)字信息不斷發(fā)展的今天，新媒體以傳播速度快、信息內(nèi)容豐富、透明度高等優(yōu)勢，迅速的在社會中廣泛的傳播。在這樣信息化的形式下，高校發(fā)現(xiàn)了將科技融入檔案管理的新契機。在新媒體優(yōu)勢的影響下，很多高校開始優(yōu)化檔案管理的工作，擺脫先前落后技術的約束，將檔案管理制度進行新的革新，最大的發(fā)揮檔案管理工作在高校教育管理工作中的作用，實現(xiàn)高校更好的發(fā)展。

一、新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響

(一)高校的檔案管理開放度

新媒體自身有著傳播速度快、信息內(nèi)容廣等各種優(yōu)點，新媒體的誕生，滿足了大眾對信息的需求。它讓社會公眾在多樣化的社會中也有了話語權，更好的表達自己的看法。因此，在新媒體環(huán)境的影響下，高校檔案也有了一定的開放度。它所蘊含的信息，能更好的提供給信息需要的人。

(二)提高高校檔案的管理力度

在傳統(tǒng)的檔案管理，一般是進行人工操作。不僅降低了處理檔案的工作效率，而且浪費了很多的人力物力。受新媒體的啟發(fā)，對檔案進行信息化的計算機錄入，根據(jù)檔案的內(nèi)容進行編碼分類。這樣一次錄入可近乎永久的保存。不會因為時間的長遠很造成檔案數(shù)據(jù)的丟失，這樣存儲檔案的方式，對登錄進行密碼設置，避免了重要檔案內(nèi)容丟失的可能性[1]。

(三)給高校檔案增添了活力

新媒體的優(yōu)勢，被用到日常生活的方方面面，它快捷便利的優(yōu)勢受到越來越多行業(yè)的青睞。因為，它以迸發(fā)的生命力，都會在它融入的行業(yè)中顯現(xiàn)強盛向上的生命力。在高校檔案的管理中注入新媒體數(shù)字化的管理方法，不僅讓檔案保存的生命力持久，還能吸引更多的教師和學生提出建設性的建議，讓原來枯燥的高校檔案管理變得越來越有活力。

二、現(xiàn)階段新媒體環(huán)境下高校檔案管理面臨的困境

(一)管理檔案的方法單一

在檔案管理的工作中，檔案一般存在的形式就是紙質(zhì)的形式，加上高校學生人數(shù)眾多，大量的檔案堆積在檔案室里，當學校需要一些檔案資料的時候，采用人工查找的方式，無疑是大海撈針。如果想提高檔案的查找速率就必須要使用大量的人力。由于繁多的檔案，在保存的時候可能出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，丟失的檔案存在著潛在的信息泄露風險，這對個人信息安全造成了極大的不利影響。另外傳統(tǒng)保守、單一的管理檔案方式，也使得檔案資源不能發(fā)揮它最大的效用[2]。

(二)缺少對檔案管理的監(jiān)管

高校教務工作管理的重點之一就是對檔案的管理工作，因為在檔案內(nèi)容了有師生的私人信息、學校的信息資源、招生計劃、人才培養(yǎng)方案等有價值的信息。但是在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，并沒有完善相關檔案管理制度。管理人員對枯燥無味的管理工作失去興趣，玩忽職守導致檔案信息錄入過程的錯誤，造成檔案信息的丟失等。在高校對檔案管理的工作人員來說，學校將工作人員安排在檔案室以后，就放任不管，不進行培訓，不進行檔案管理工作注意事項方案的下達。

(三)高校檔案的利用率較低

高校的檔案是非常重要的信息資源，一般為了防止私密文件的丟失，會采取嚴密方法的對檔案進行安全保護。嚴禁個人私自外借檔案，卻造成在十分必要的情況下，無法利用檔案資源，空有龐大的檔案數(shù)量卻發(fā)揮不到最大的檔案利用價值。明顯的具有高校檔案保護措施過度的落后，僵化的體質(zhì)提高不了檔案資源的利用程度，造成了大量資源信息的浪費[3]。

三、新媒體環(huán)境下高校檔案管理的途徑

(一)提高檔案管理人員新媒體技術的水平

對高檔案管理人員進行新媒體技術的培訓是非常有必要的，目前檔案管理人員的檔案管理工作處于傳統(tǒng)檔案管理方式向現(xiàn)代化管理過度的階段。對于現(xiàn)階段興起的新媒體技術并沒有完全的了解，高校通過開設培訓班、舉辦新媒體技術的知識講座等，定期的對檔案管理人員進行考核，逐步提高檔案管理人員水平。

(二)運用新媒體的技術拓寬高校檔案的傳播路徑

高校應該運用新媒體的極大優(yōu)勢實現(xiàn)對高校檔案的管理工作，通過電子板報、校園官網(wǎng)等，讓更多的師生了解高校檔案的管理。因為一個高校的檔案像是一個見證者，它歷經(jīng)當高校開始之初，到現(xiàn)在蓬勃發(fā)展的運行軌跡，承載著一代又一代人的期盼，拓寬高校檔案的傳播路徑，也能更好的完善學校內(nèi)部的發(fā)展。

(三)加強高校檔案的知名度

眾所周知，新媒體在社會生活生產(chǎn)中最重要的一個作用，就是它具有很強大的宣傳手段。在新的技術時代我們要打破傳統(tǒng)模式下檔案利用率低和開放度低的格局。讓高校的檔案變成一個獨有的符號，將它蘊含的資源宣傳出去。融合新媒體的信息，讓高校的檔案融入現(xiàn)代化的信息元素，提升知名度。

四、結語

在新媒體環(huán)境下，對高校的檔案進行科學化的管理工作，不僅能幫助高校的管理人員結合學校實際的發(fā)展情況進行決策，而且還能促進高校教育的不斷發(fā)展。因而?，F(xiàn)階段高校檔案的相關管理部門應結合檔案管理部門的實際特點、利用新媒體的優(yōu)勢。積極開展高校檔案的管理工作，實現(xiàn)高校不斷的發(fā)展。