事業(yè)單位物業(yè)檔案管理問題分析及對策建議

□文｜杭軍

（作者單位：湖北省氣象局機關(guān)服務中心）

物業(yè)檔案，是指物業(yè)管理部門在物業(yè)管理活動和經(jīng)營活動中形成的，反映物業(yè)狀況與物業(yè)服務企業(yè)經(jīng)營服務情況，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。事業(yè)單位物業(yè)檔案是檔案的重要組成部分，具有門類眾多、資料繁雜等特點，不僅能客觀真實地反映事業(yè)單位改革和發(fā)展的歷史進程，也能為未來的發(fā)展起到重要的參謀借鑒作用，為事業(yè)單位物業(yè)管理工作的展開提供有力的支持和保障。隨著我國事業(yè)單位運行機制的改革，及信息化技術(shù)的發(fā)展，物業(yè)檔案管理工作逐漸步入了一個全新的階段，同時工作中所存在的不足逐漸暴露出來。就此，本論文著重針對事業(yè)單位物業(yè)管理檔案問題進行分析，對所存在的不足提出建議，以期提升物業(yè)檔案管理工作的效率。

事業(yè)單位物業(yè)檔案管理工作的重要性

物業(yè)檔案的歷史價值。物業(yè)檔案客觀的記錄了物業(yè)管理單位的發(fā)展歷程，其中既有成功的經(jīng)驗，也有工作中存在的不足。善于分析運用這些檔案資料，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓，有針對性的對工作加以完善，就能夠有效的提升物業(yè)管理的水平。此外，檔案中的圖表、聲像文件記錄了歷史的發(fā)展過程，承載著一代人的記憶。例如：物業(yè)檔案記載了建筑的演變歷程，承擔了記錄和保存歷史的使命，是重要的歷史資料。

物業(yè)檔案的信息價值。物業(yè)檔案中包含了基建、設(shè)備、經(jīng)營、管理、服務等多方面內(nèi)容，包括建設(shè)單位移交的物業(yè)前期資料；設(shè)備的生產(chǎn)廠家、安裝公司、保養(yǎng)單位之間形成的有關(guān)資料；消防、供電、供水、供氣、電話、網(wǎng)絡(luò)、有線電視等方面資料；詳實記錄了歷年建筑改造、水電維修和各種工程項目的設(shè)計施工圖紙；設(shè)備的技術(shù)、參數(shù)資料、操作規(guī)章流程等等，是物業(yè)管理、維修的基礎(chǔ)性資料。隨著時間的推移，對設(shè)備設(shè)施的維修頻率也將逐漸增高，如果沒有完整詳實的物業(yè)檔案作為支持，不僅影響到設(shè)備設(shè)施正常的運轉(zhuǎn)運行，還很有可能影響到正常的工作、生活秩序。

物業(yè)檔案的法律文獻價值。物業(yè)檔案還包含物業(yè)管理活動中產(chǎn)生一系列的文書檔案，如物業(yè)服務企業(yè)的物業(yè)資質(zhì)證明、物業(yè)管理人員聘用合同、物業(yè)管理招投標文件、采購合同、服務協(xié)議、工程合同以及資產(chǎn)檔案、維修資金使用、審批、監(jiān)管方面資料等等具有法律價值的文獻，在事業(yè)單位與其他責任方產(chǎn)生糾紛，自身權(quán)益受到侵害時，物業(yè)檔案都能夠提供可靠地維權(quán)證據(jù)。例如，目前事業(yè)單位老舊的房改房已經(jīng)出售給個人，二次裝修已成常態(tài)，怎樣保障房屋不受損壞，物業(yè)服務企業(yè)必須將管理二次裝修所產(chǎn)生的管理資料記錄清楚，并應集中收集整理，若由于違規(guī)裝修產(chǎn)生不良結(jié)果，物業(yè)服務企業(yè)才能提供免責的管理檔案，才能提供強有力的法律依據(jù)，如果不能提供相應的管理檔案，將可能給物業(yè)管理公司造成巨大損失。

目前物業(yè)檔案管理工作中存在的問題

重視程度不足。物業(yè)管理部門由于實行目標管理，注重經(jīng)濟效益，檔案工作是一項服務性工作，不能直接創(chuàng)造效益，因而重視程度不夠。物業(yè)檔案類型多樣、內(nèi)容繁雜，而大多數(shù)物業(yè)管理部門缺少專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理工作由其他人員兼任，企業(yè)一般不安排專人負責檔案工作。由于改革后管理機制靈活，人員流動性大，不能保持相對穩(wěn)定，給物業(yè)檔案的管理造成一定的影響?？傊?，物業(yè)管理部門沒有把檔案工作納入中心工作范圍。

物業(yè)檔案管理的硬件和軟件條件落后。物業(yè)檔案管理設(shè)備落后，缺乏相應的設(shè)備設(shè)施及技術(shù)支持。在信息技術(shù)突飛猛進的發(fā)展的今天，對檔案進行數(shù)字化管理已是檔案管理工作的整體趨勢，然而現(xiàn)階段物業(yè)檔案管理卻仍然停留在對紙質(zhì)檔案的分類、保存、整理的操作階段。紙質(zhì)檔案不易保管，容易引發(fā)檔案損毀、丟失。另外，單純的手工操作管理也不利于物業(yè)檔案的整體種類劃分，從而出現(xiàn)了檔案存放無序、檔案資料不完整的現(xiàn)象。

規(guī)章制度不健全。物業(yè)檔案管理缺乏專業(yè)的檔案管理人員，規(guī)章制度不健全。物業(yè)管理行業(yè)僅有二十年左右的歷史，在我國是新興的行業(yè)，國內(nèi)尚未制定出關(guān)于物業(yè)檔案管理的標準，物業(yè)檔案管理是檔案行業(yè)和物業(yè)管理行業(yè)中雙重的新課題。同時，物業(yè)檔案管理制度的缺失，缺乏行之有效的考核管理標準，致使物業(yè)檔案管理工作長期處于無序狀態(tài)，無法達到規(guī)范化、標準化的要求。在傳遞過程中手續(xù)不健全，在移交接管中丟失，影響了新的物業(yè)服務企業(yè)開展工作。檔案借閱時較為隨意，沒有履行借閱的相關(guān)登記手續(xù)，檔案丟失時，出現(xiàn)推諉的情況，責任難以區(qū)分。

物業(yè)管理社會化改革帶來新問題。隨著機關(guān)事務后勤管理社會化改革的深入，物業(yè)檔案管理的問題很多是伴隨著物業(yè)管理社會化改革而出現(xiàn)和加劇的。承擔服務的物業(yè)服務實體從單位逐漸剝離, 成為多元化、規(guī)?；?、標準化的服務企業(yè)。在后勤社會化體制、機構(gòu)、人事改革過程中，檔案的收集管理的責任不明確，檔案人員變動頻繁，不能保持相對穩(wěn)定，削弱了檔案工作，給物業(yè)檔案的管理造成一定的消極影響。

對事業(yè)單位物業(yè)檔案管理工作的建議

加大重視力度，增強物業(yè)檔案管理意識。物業(yè)檔案工作種類繁雜，涉及到水電、綠化、設(shè)備購置、工程驗收等各方各面，在物業(yè)服務大量外包的大背景下，簡單依賴外包企業(yè)進行物業(yè)檔案的收集和管理是不現(xiàn)實的，因此承擔機關(guān)事務的單位要加大對物業(yè)檔案工作的重視力度，應當將檔案的管理工作歸口到機關(guān)管理部門下，并且在與外包機構(gòu)簽訂服務合同的時候明確外包機構(gòu)在檔案收集方面的責任。應當有專人負責物業(yè)檔案的管理，在檔案管理人員心中樹立起管理意識，提升檔案管理人員的崗位責任感，要求物業(yè)檔案管理人員必須時刻關(guān)注各方面的檔案資料的管理和歸檔。

提升物業(yè)檔案管理人員專業(yè)技能，提高檔案管理水平。要設(shè)置專職的物業(yè)檔案管理人員，并定期組織檔案管理人員進行各種形式的業(yè)務培訓，也可通過多媒體和網(wǎng)絡(luò)針對檔案管理的新形勢新內(nèi)容等進行學習，提升物業(yè)檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能，學習相關(guān)的檔案管理知識，使檔案管理跟上時代的發(fā)展，掌握最新的技術(shù)和手段。探索適合自身特點的新型管理模式。

優(yōu)化物業(yè)檔案管理設(shè)施，實現(xiàn)物業(yè)檔案管理的信息化。隨著信息科技和數(shù)字影像技術(shù)的快速發(fā)展，對物業(yè)檔案進行信息化管理已是大勢所趨，建立新型的物業(yè)檔案管理系統(tǒng)，提升物業(yè)檔案管理的自動化水平符合檔案管理發(fā)展的總體趨勢，既有利于物業(yè)檔案的保存、整理、歸檔，也能使其在事業(yè)單位的發(fā)展過程中發(fā)揮更大的價值。

制定檔案管理法規(guī)或規(guī)范性文件，建立統(tǒng)一的行業(yè)標準。政府有關(guān)部門和物業(yè)管理協(xié)會應綜合各方的意見，結(jié)合具體情況編寫和頒布關(guān)于物業(yè)檔案管理的法規(guī)或規(guī)范性文件，以保障物業(yè)檔案管理有法可依。也可以通過建立統(tǒng)一行業(yè)標準來指導物業(yè)檔案工作的展開，規(guī)范物業(yè)檔案的收集范圍，統(tǒng)一物業(yè)檔案分類方案、編制統(tǒng)一的類目，建立標準化的圖、檔、卡、冊、表等，建立健全物業(yè)檔案管理制度。規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性、簡明實用、堅持制度執(zhí)行的嚴肅性等原則來制定，結(jié)合項目管理的狀況，根據(jù)物業(yè)檔案管理工作特點，管理制度要不斷科學化、規(guī)范化、不斷創(chuàng)新。

總之，物業(yè)管理應根據(jù)自身的實際情況，按照國家的相關(guān)法律法規(guī)，理順管理機制，制定完善相關(guān)的物業(yè)檔案管理制度，規(guī)范標準的工作流程，并對相關(guān)工作人員提出明確的工作職責，并進行工作成績進行考核，以此來推動物業(yè)檔案的管理工作標準化。