水文檔案信息化建設(shè)的重要性探討

孫瑩 張大川

隨著社會經(jīng)濟技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們對于水文檔案信息化建設(shè)的重視程度與日提升?，F(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)是水文檔案管理的重要支撐，而水文檔案在傳統(tǒng)的保存與管理過程中產(chǎn)生了諸多不便，因此如何把信息化技術(shù)與水文檔案管理相結(jié)合成為當(dāng)前急需解決的重要課題。本文主要對水文檔案信息化建設(shè)的重要性和有效措施展開分析，以期為新時代的水文檔案信息化建設(shè)提供相關(guān)參考和借鑒。

一、水文檔案管理工作的基本概述

水文工作與我們的生活息息相關(guān)。做好水文工作不僅有助于更好的了解水質(zhì)、環(huán)境、天氣等方面的信息，而且有助于預(yù)防自然災(zāi)害、規(guī)避自然損害，從而保障人財安全、維護(hù)社會穩(wěn)定。因此，水文檔案管理工作的重要性不言而喻。水文檔案管理人員在工作過程中，應(yīng)注重信息的收集與整理，加強對有效信息的保存和利用，從而為日后的水文和其它領(lǐng)域的研究工作提供堅實的資料依據(jù)。提高水文檔案管理的工作效率，就需要將信息化技術(shù)合理的應(yīng)用到水文檔案管理當(dāng)中，從而實現(xiàn)信息化檔案建設(shè)的目標(biāo)，推動水文技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步。

二、水文檔案信息化建設(shè)的重要性分析

水文檔案信息化建設(shè)的重要性主要從解決檔案丟失問題、提高檔案使用價值和促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展三個方面展開分析。

（一）水文檔案信息化建設(shè)可以解決檔案丟失問題

傳統(tǒng)的水文檔案是紙質(zhì)的，在整理的過程中難免會發(fā)生檔案丟失的情況，或者某些檔案由于存放時間過長而造成字跡模糊，甚至缺頁少頁，類似種種情況都會對水文檔案的完整性造成不利影響，無法為人們的研究工作提供借鑒。而如果把信息技術(shù)應(yīng)用到水文檔案管理工作中，就可以形成信息化電子檔案，從而有效解決檔案破損問題，延長水文檔案的使用年限，提高使用效率。一般檔案都包含大量的信息，可以為后期研究提供豐富的材料依據(jù)。因此，水文檔案的重要性不言而喻，而現(xiàn)實生活中由于需要存儲的檔案資料數(shù)量龐大，很難在存儲過程中保證檔案中信息的完整性，所以工作人員在工作中難免會遇到信息丟失的情況，有時候更可能會釀成不可挽回的損失。實現(xiàn)檔案管理的信息化，是檔案信息化建設(shè)的基本要求與內(nèi)容。利用現(xiàn)代信息技術(shù)統(tǒng)計檔案資料，不僅在操作程序上方便快捷，而且能夠?qū)n案資料進(jìn)行電子備份，既可以防止檔案資料的丟失，也可以緩解存儲空間的壓力，從而保障檔案的完整性、提高檔案存儲的安全性和可靠性。

（二）水文檔案信息化建設(shè)可以提高檔案使用價值

水文檔案管理中運用信息化技術(shù)可以提高水文檔案的使用價值，為相關(guān)人員檔案借調(diào)提供便利、為檔案研究提供科學(xué)的依據(jù)。通過分析水文地質(zhì)工作的具體數(shù)據(jù)與檔案資料，可以有助于預(yù)測和預(yù)防將要發(fā)生的自然災(zāi)害，有針對性的做好準(zhǔn)備預(yù)防工作，從而給人類生命財產(chǎn)安全和身體健康提供保障。水文檔案管理中資料的整理、搜集和管理工作相對比較繁瑣，在新的時代背景下對工作人員的能力和效率都提出了更高的要求。加快水文檔案信息化建設(shè)，能夠方便對水文檔案的存儲、管理和利用，從而在很大程度上提高檔案的使用價值。

（三）水文檔案信息化建設(shè)可以促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展

水文檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合，可以使水文檔案更加符合時代要求，緊跟社會發(fā)展的步伐，從而在很大程度上有利于提高檔案的利用率，促進(jìn)相關(guān)水文研究的深入開展，從而為新的技術(shù)創(chuàng)新提供依據(jù)，為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟發(fā)展提供保障。在研究水文技術(shù)進(jìn)行的過程中，可以通過具體分析水文檔案中的歷史記錄，獲取當(dāng)?shù)氐刭|(zhì)變化的基本情況，掌握客觀規(guī)律，為制定更為科學(xué)和更具特色的適合當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟發(fā)展策略提供依據(jù)，促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟的科學(xué)發(fā)展。檔案管理的信息化建設(shè)能夠提高水文地質(zhì)工作的質(zhì)量與效率，促進(jìn)當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟及各行各業(yè)的繁榮與發(fā)展，從而保障當(dāng)?shù)厣鐣畹姆€(wěn)定幸福，有利于社會主義和諧社會的構(gòu)建，提高人們的幸福指數(shù)。

三、水文檔案信息化建設(shè)的有效措施探討

在全社會大發(fā)展的背景下，雖然現(xiàn)代的水文檔案管理取得了一定的成績，但在水文檔案信息化建設(shè)上仍然有很大的發(fā)展空間。在現(xiàn)實的檔案管理工作中，可以從引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強水文檔案信息化管理，與時俱進(jìn)加強培訓(xùn)，提高水文檔案管理人員的素質(zhì)水平和采用先進(jìn)設(shè)備系統(tǒng)，保障信息化建設(shè)的運行三個方面展開探討，全面提高水文檔案信息化管理水平。

（一）引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強水文檔案信息化管理

在檔案管理過程中存在部分無法短時間內(nèi)處理的信息盲點，可以引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與信息化建設(shè)，更好地處理檔案管理中遇到的實際問題。但是，很多負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員對大數(shù)據(jù)技術(shù)并不是十分了解，對大數(shù)據(jù)技術(shù)在處理信息等方面的功能不夠明確，增加了大數(shù)據(jù)技術(shù)處理檔案管理的難度。所以，相關(guān)單位應(yīng)該在檔案管理工作中，高度重視對大數(shù)據(jù)技術(shù)的引進(jìn)。一方面，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，做好水文檔案的分類歸檔。水文檔案系統(tǒng)內(nèi)部要科學(xué)分類，依托溝通系統(tǒng)對新入庫的水文檔案及時做好分類整理，方便以后的信息提取工作，實現(xiàn)資源共享。另一方面，要依托大數(shù)據(jù)技術(shù)做好信息備份工作。水文檔案是非常珍貴的信息資源，一旦系統(tǒng)故障便可能致使資源丟失，信息資源備份工作不容忽視。同時，為了確保信息化檔案的安全性，對特別珍貴的檔案可以采取加密處理，做好安全防范工作，做好信息化保護(hù)工作。

（二）與時俱進(jìn)加強培訓(xùn)，提高工作人員信息化意識

新時期，要加強對水文檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高檔案管理的與時俱進(jìn)性。水文檔案信息化建設(shè)對工作人員提出了較高的要求，工作人員不僅要掌握基本的檔案、情報管理等專業(yè)知識，同時還用掌握信息化建設(shè)的技巧與能力，因此，打造專業(yè)的水文檔案信息化建設(shè)隊伍已成為大勢所趨。一方面，定期組織講座與培訓(xùn)活動，提高工作人員的信息化水平。水文檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人要邀請專家學(xué)者開展講座、培訓(xùn)會，向工作人員講授對水文檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的重點與方法，掌握最新的信息化建設(shè)技巧。同時，應(yīng)組織工作人員進(jìn)行進(jìn)修、參加培訓(xùn)活動，提升運用信息技術(shù)的能力，提高工作效率。另一方面，要與高校展開合作，積極引進(jìn)信息技術(shù)專業(yè)方面的人才充實到水文檔案管理隊伍中，提高工作人員的信息化素養(yǎng)水平，提升工作實效性，推動水文檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）采用先進(jìn)設(shè)備系統(tǒng)，保障信息化建設(shè)的運行

水文檔案信息化建設(shè)過程中，要實現(xiàn)信息化系統(tǒng)與先進(jìn)設(shè)備系統(tǒng)的有機結(jié)合，發(fā)揮硬條件與軟系統(tǒng)的合力作用。水文檔案管理是一項長期性、系統(tǒng)化的工作，相關(guān)部門要結(jié)合實際情況做好調(diào)研工作，認(rèn)真考量水文檔案管理的規(guī)模，提前為采購先進(jìn)設(shè)備系統(tǒng)做好前期的準(zhǔn)備工作，以推動信息化檔案室建設(shè)的進(jìn)程。政府等有關(guān)部門要加大資金投入的力度用于購買先進(jìn)的設(shè)備系統(tǒng)，為信息化建設(shè)奠定堅實的硬件基礎(chǔ)。購買先進(jìn)硬件設(shè)施時應(yīng)該認(rèn)真審核設(shè)備系統(tǒng)的規(guī)格，確保設(shè)備系統(tǒng)能夠進(jìn)行長期的運作，滿足信息化建設(shè)的需要，確保水文檔案能夠妥善的安置與保存，降低因設(shè)備損壞造成檔案流失的機率，推動水文檔案的循環(huán)性、重復(fù)性使用，為社會各領(lǐng)域的建設(shè)發(fā)展提供依據(jù)與遵循。同時，先進(jìn)的設(shè)備系統(tǒng)應(yīng)配備專業(yè)化操作人員和維護(hù)人員，一旦設(shè)備系統(tǒng)出現(xiàn)故障問題，能第一時間投入到工作中，降低檔案資源丟失的概率。專業(yè)操作人員應(yīng)做好設(shè)備系統(tǒng)注意事項的宣傳工作，告知工作人員在檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)注意的問題，減少工作失誤，提高工作效率，保障信息化建設(shè)的穩(wěn)定、長遠(yuǎn)發(fā)展。

四、結(jié)論

新時期，水文檔案管理工作要積極搭乘信息技術(shù)發(fā)展的快車道，將信息技術(shù)有機融入到檔案管理中，提高水文檔案的信息化和科學(xué)化，提高水文檔案的使用效率。水文檔案要在保留傳統(tǒng)權(quán)威性和可靠性等優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，充分依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段推動信息化建設(shè)，將水文檔案延伸到網(wǎng)絡(luò)空間中，既方便檔案的歸納整理，也有利于實現(xiàn)資源共享，為社會各領(lǐng)域的研究提供真實、可信的資料。同時，水文檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，相關(guān)部門要高度重視，加大資金投入購買先進(jìn)的設(shè)備系統(tǒng)，引進(jìn)專業(yè)信息技術(shù)人才，定期開展培訓(xùn)工作，提高工作人員的信息化水平，確保檔案管理工作的有序、穩(wěn)定開展，提高管理效率，為社會發(fā)展服務(wù)。

作者單位：吉林省水文地質(zhì)調(diào)查所