高校輔導(dǎo)員如何建立有效的班干部會(huì)議制度

張凱 靳祺

摘 ? ?要： 班干部作為班團(tuán)組織的核心群體，是輔導(dǎo)員做好班級(jí)管理工作的有力抓手。輔導(dǎo)員在班干部組織班級(jí)管理的過程中，不可避免地要與班干部進(jìn)行多種形式的溝通，這就需要建立有效的溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息的高質(zhì)量傳遞。

關(guān)鍵詞： 高校輔導(dǎo)員 ? ?班干部 ? ?會(huì)議制度

一、輔導(dǎo)員與班干部的管理溝通中存在的問題

隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展和智能手機(jī)的普及，輔導(dǎo)員在班級(jí)管理中與班干部的溝通模式發(fā)生了很大變化，網(wǎng)絡(luò)信息傳播的即時(shí)性和廣泛性特點(diǎn)使輔導(dǎo)員通過虛擬的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系依靠轉(zhuǎn)發(fā)這一形式就可以實(shí)現(xiàn)信息的快速、即時(shí)傳播。但這種信息傳遞方式在為輔導(dǎo)員管理溝通帶來便利的同時(shí)，存在信息傳遞過程中易衰減失真、單向的信息傳播反饋較少、不利于組織溝通協(xié)調(diào)的弊端。更重要的是，輔導(dǎo)員如果過于依賴網(wǎng)絡(luò)與班干部進(jìn)行線上溝通，將缺乏與班干部的情感交流，難以發(fā)揮管理溝通的育人功能。

輔導(dǎo)員在班級(jí)管理中除了運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等線上通信手段與班干部交流溝通、進(jìn)行信息傳遞外，通常還會(huì)以召開會(huì)議的方式當(dāng)面向班干部傳達(dá)信息、協(xié)調(diào)工作。但當(dāng)前一些輔導(dǎo)員召開班干部會(huì)議的隨機(jī)性較強(qiáng)，主要體現(xiàn)在會(huì)議召開時(shí)間不固定、參會(huì)人員范圍較小、會(huì)議流程不規(guī)范等。這種隨機(jī)性較大的開會(huì)方式一般僅僅是為了布置某個(gè)專項(xiàng)工作，不利于通過會(huì)議推動(dòng)班級(jí)建設(shè)和班干部的整體工作，會(huì)議的育人功能難以得到發(fā)揮，一定程度上失去開會(huì)的應(yīng)有之意。

二、建立班干部會(huì)議制度的重要意義

召開班干部會(huì)議是輔導(dǎo)員對(duì)班干部隊(duì)伍進(jìn)行有效管理的必要手段，以會(huì)議的形式向班干部傳遞信息、部署工作是一種非常有效的溝通管理方式。相比利用網(wǎng)絡(luò)通信方式進(jìn)行交流溝通，通過開會(huì)的形式進(jìn)行信息傳遞，可以有效減少傳遞過程中的信息衰減，會(huì)上的面對(duì)面交流可以使與會(huì)人員得到信息的即時(shí)雙向反饋，便于與會(huì)人員進(jìn)行情感交流，更有利于協(xié)調(diào)和推動(dòng)工作。

會(huì)議的主要功能包括決策、控制、協(xié)調(diào)和教育，輔導(dǎo)員通過召開班干部會(huì)議發(fā)揮相關(guān)功能，必須緊密結(jié)合自身實(shí)際和工作需求，探索建立完善的班干部會(huì)議制度，并充分利用協(xié)調(diào)和育人功能推動(dòng)班干部隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)和加強(qiáng)有效的班級(jí)管理。

建立有效的班干部會(huì)議制度，可以使輔導(dǎo)員完善對(duì)班干部的信息傳遞和溝通交流方式，形成完整的管理溝通體系，是輔導(dǎo)員做好管理溝通的有效途徑。輔導(dǎo)員借助各類規(guī)范化的班干部會(huì)議，高效部署和開展班級(jí)管理工作，有利于充分了解班干部的精神狀態(tài)、工作進(jìn)展和班級(jí)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，使輔導(dǎo)員獲取充分的信息作為決策的強(qiáng)大支撐，是打造高效班干部隊(duì)伍、有效管理班級(jí)的重要手段。

有效的班干部會(huì)議制度還可以為班干部了解和對(duì)比其他班級(jí)的工作情況提供平臺(tái)，有利于班干部明晰工作流程、明確工作目標(biāo)、提高履職能力，幫助他們及時(shí)梳理個(gè)人和班級(jí)的工作得失，促使班干部在班級(jí)工作中更好地發(fā)揮管理服務(wù)職能，為順利開展各項(xiàng)班級(jí)工作提供有力支撐。

三、建立班干部會(huì)議制度的實(shí)操建議

會(huì)議一般指在限定的時(shí)間和地點(diǎn)，按照一定的程序進(jìn)行有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有目的議事活動(dòng)。輔導(dǎo)員建立的班干部會(huì)議制度，首先應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際確定必需的班干部會(huì)議類型，然后根據(jù)會(huì)議特點(diǎn)制定會(huì)議召開的周期、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和流程等，形成時(shí)間規(guī)律化、主題清晰化、流程規(guī)范化的班干部會(huì)議制度。

班干部會(huì)議的類型應(yīng)基于與會(huì)人員的班干部身份確定，輔導(dǎo)員在管理班級(jí)和培養(yǎng)班干部隊(duì)伍的工作中，需要召開的各類會(huì)議一般包括全體班干部會(huì)議、班長(zhǎng)團(tuán)支書會(huì)議、各類班委專項(xiàng)會(huì)議和宿舍長(zhǎng)會(huì)議等。本文以全體班干部會(huì)議和班長(zhǎng)團(tuán)支書會(huì)議為例，給出建立相關(guān)會(huì)議制度的實(shí)操建議。

1.全體班干部會(huì)議

輔導(dǎo)員組織召開的全體班干部會(huì)議，與會(huì)人員涉及范圍較廣，建議在每學(xué)期開學(xué)的第一周和放假前的一周分別召開1次，形成固定周期的例會(huì)模式。

會(huì)議內(nèi)容。在此類會(huì)議上，輔導(dǎo)員要以總結(jié)過去一學(xué)期的成績(jī)，激勵(lì)全體班干部團(tuán)結(jié)一心、奮發(fā)向上為主體內(nèi)容，對(duì)于下一步的工作展望應(yīng)以宏觀為主，盡量少地布置具體的事務(wù)性工作，提升會(huì)議的育人功能。此外，在全體班干部會(huì)議上，輔導(dǎo)員還應(yīng)注意強(qiáng)調(diào)各班級(jí)間班干部和班級(jí)內(nèi)班干部的配合協(xié)調(diào)問題，明確各類班干部的具體職責(zé)，提高全體班干部的凝聚力和執(zhí)行力。

會(huì)議環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)。全體班干部會(huì)議應(yīng)由輔導(dǎo)員主持和主講，由于與會(huì)人數(shù)較多，一般不安排交流環(huán)節(jié)，可視情況安排部分代表發(fā)言，會(huì)議議程一般包括以下幾個(gè)方面：

（1）輔導(dǎo)員通報(bào)所帶各班級(jí)上一學(xué)期在科創(chuàng)學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐、文體活動(dòng)、公寓衛(wèi)生和文化建設(shè)等方面取得的成績(jī);

（2）輔導(dǎo)員帶領(lǐng)班干部分析各班級(jí)上一學(xué)期的成績(jī)數(shù)據(jù)，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，可視情況設(shè)置表彰環(huán)節(jié);

（3）請(qǐng)成績(jī)突出的班級(jí)班干部代表分享班級(jí)工作經(jīng)驗(yàn);

（4）輔導(dǎo)員結(jié)合部分關(guān)鍵的事務(wù)性工作對(duì)班干部下一階段的工作提出希望和要求。

2.班長(zhǎng)團(tuán)支書會(huì)議

班長(zhǎng)和團(tuán)支書會(huì)議參會(huì)人員范圍相對(duì)較小，建議輔導(dǎo)員每1周—2周召開1次，形成固定周期的例會(huì)模式。

會(huì)議主體內(nèi)容。班長(zhǎng)團(tuán)支書作為班干部隊(duì)伍的核心群體，是輔導(dǎo)員開展班級(jí)管理工作最有力的抓手，也是班干部隊(duì)伍建設(shè)的重中之重，這就要求輔導(dǎo)員在班長(zhǎng)團(tuán)支書例會(huì)上，除了把各項(xiàng)事務(wù)性工作安排清楚外，更重要的是以定期召開的班長(zhǎng)團(tuán)支書例會(huì)為育人平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)班長(zhǎng)和團(tuán)支書的人文關(guān)懷和心理疏導(dǎo)。每次會(huì)上盡可能在學(xué)習(xí)和生活等個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展方面給予班長(zhǎng)、團(tuán)支書一定的建議和幫助，增強(qiáng)輔導(dǎo)員與班長(zhǎng)團(tuán)支書的情感交流，提高核心群體的向心力和凝聚力。

會(huì)議環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)。班長(zhǎng)團(tuán)支書會(huì)議與會(huì)人數(shù)較少，應(yīng)以交流座談為主要環(huán)節(jié)，會(huì)議議程一般包括以下幾個(gè)方面：

（1）輔導(dǎo)員通報(bào)各班長(zhǎng)團(tuán)支書所在班級(jí)的近期表現(xiàn)，總結(jié)近期工作;

（2）班長(zhǎng)團(tuán)支書匯報(bào)近期所在班級(jí)基本情況和階段性重點(diǎn)工作開展情況;

（3）輔導(dǎo)員肯定各班級(jí)近期工作中的優(yōu)秀做法，指出存在的問題，與班長(zhǎng)團(tuán)支書共同探討改進(jìn)措施，制定工作方案;

（4）輔導(dǎo)員部署下一階段基本工作和階段性重點(diǎn)工作。

四、建立班干部會(huì)議制度的注意事項(xiàng)

1.建立會(huì)后反饋機(jī)制

會(huì)議一般包括議論、決定、行動(dòng)三個(gè)要素，班干部會(huì)議制度的關(guān)鍵作用是有利于協(xié)調(diào)或推動(dòng)班級(jí)工作，因此有效的班干部會(huì)議機(jī)制必須包含完整的會(huì)后反饋機(jī)制，通過有效的會(huì)后反饋督促班干部落實(shí)會(huì)議內(nèi)容，做到會(huì)而有議、議而有決、決而有行，否則班干部會(huì)議就成了沒有意義的閑談或議論。

2.發(fā)揮會(huì)議育人功能

在各類班干部會(huì)議上，輔導(dǎo)員除了與班干部通過面對(duì)面交流協(xié)調(diào)和推動(dòng)事務(wù)性工作外，還要對(duì)班干部的個(gè)人成長(zhǎng)與發(fā)展做出指導(dǎo)，既要有信息溝通，更要有思想交流，努力推動(dòng)這些班級(jí)中的“關(guān)鍵少數(shù)”在學(xué)業(yè)、工作、生活中都發(fā)揮先鋒作用，成為標(biāo)桿和優(yōu)秀代表，把班干部會(huì)議建設(shè)成統(tǒng)一班干部思想、促進(jìn)成長(zhǎng)發(fā)展的育人平臺(tái)。

3.嚴(yán)格執(zhí)行例會(huì)周期

例會(huì)是指依據(jù)約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會(huì)議，輔導(dǎo)員應(yīng)事先確定哪類班干部會(huì)議要執(zhí)行例會(huì)模式，并在第一次召開班干部例會(huì)時(shí)就確定好今后該會(huì)議召開的時(shí)間周期，進(jìn)行必要的制度規(guī)范。沒有特殊情況，輔導(dǎo)員一般不要輕易調(diào)整會(huì)議召開時(shí)間，這要求輔導(dǎo)員在選擇例會(huì)的時(shí)間前，應(yīng)充分考慮自身和班干部的時(shí)間安排。只有固定了例會(huì)的時(shí)間和周期，才能更好地實(shí)現(xiàn)有效的管理，促進(jìn)輔導(dǎo)員與班干部溝通，提高班干部執(zhí)行工作的效率，追蹤各班級(jí)工作進(jìn)度。

五、建立班干部會(huì)議制度的理論依據(jù)

管理溝通是指社會(huì)組織及管理者為了實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，在履行管理職責(zé)、實(shí)現(xiàn)管理職能過程中有計(jì)劃的、規(guī)范性的職務(wù)溝通活動(dòng)和過程[1]，作為管理活動(dòng)的本質(zhì)要求，是管理行為的基本構(gòu)成要素[2]。會(huì)議制度是管理溝通的一種重要方法，以滿足人們某種需要為目的，通過聚會(huì)集思廣益，人們彼此了解共同目標(biāo)，明確自己怎樣為組織做出貢獻(xiàn)，形成強(qiáng)大的凝聚力和執(zhí)行力。同時(shí)，通過會(huì)議可以對(duì)每一位與會(huì)者產(chǎn)生約束力，是管理者實(shí)施組織管理的一種重要手段。

有效的管理溝通可以在實(shí)施管理中發(fā)揮作用，主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是有效的管理溝通有助于改進(jìn)個(gè)人做出的決策，特別是通過會(huì)議進(jìn)行的面對(duì)面溝通，可以迅速獲取大量的信息情報(bào)，集思廣益，從而做出正確決策，有效預(yù)防管理者決策失誤;二是促使相關(guān)方協(xié)調(diào)有效地工作，人們從事的活動(dòng)相互之間聯(lián)系越大，對(duì)協(xié)調(diào)的需要就越高，協(xié)調(diào)只有通過有效的管理溝通才能更好實(shí)現(xiàn);三是通過會(huì)議渠道對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行正反面的評(píng)價(jià)，可以有效激勵(lì)與會(huì)人員，改善工作績(jī)效;四是有效的溝通有助于建立良好的人際關(guān)系和營(yíng)造組織氛圍，特別是會(huì)議中當(dāng)面進(jìn)行思想和感情的溝通可以極大增進(jìn)了解。

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