淺談對(duì)社會(huì)知名人士私人檔案的建設(shè)和管理工作

陳曉旭

（白山市長白山滿族文化博物館，吉林 白山 134300）

社會(huì)知名人士的私人檔案是指?jìng)€(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案，具有留給后人遺產(chǎn)的珍貴價(jià)值的檔案。這些檔案包括合法取得記錄的私有組織、家庭或個(gè)人的私務(wù)活動(dòng)內(nèi)容。由于這類檔案材料分散、廣泛，檔案工作人員對(duì)私人檔案的社會(huì)價(jià)值缺乏管理意識(shí)，或者由于認(rèn)識(shí)不到位，致使管理工作被動(dòng)，操作不到位，從收集整理到保管及開發(fā)利用具有很大的盲目性、隨意性和非科學(xué)性，致使那些具有大量而又內(nèi)容豐富和獨(dú)特價(jià)值的私人檔案長期漂泊在社會(huì)中，使管理表現(xiàn)缺位，長期處于一種不安全的管理狀態(tài)。人們往住看不到社會(huì)知名人士私人檔案也是國家全部檔案不可分割的組成部分而任其自生自滅，這種后人負(fù)責(zé)和過問的現(xiàn)象普遍存在著，應(yīng)當(dāng)引起檔案有關(guān)部門的高度重視。社會(huì)人士私人檔案在一定意義上填補(bǔ)了一些地方的空白，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)一步解放思想，開闊視野，根據(jù)國家《檔案法》的規(guī)定，自覺將這些社會(huì)知名人士私人檔案納入收集和管理范圍，要通過科學(xué)有效的方式，加強(qiáng)管理私人檔案的深度和廣度，要使私人檔案成為豐富各級(jí)地方檔案館館藏的一個(gè)重要來源。在檔案工作實(shí)踐中加大社會(huì)人士參與私人檔案建設(shè)的積極性，檔案工作人員要自覺地開展對(duì)社會(huì)知名人士的私人檔案管理，納入檔案管理的議事日程予以重視，抓實(shí)抓好。

要積極熱情做好社會(huì)宣傳，使私人檔案管理科學(xué)有序。檔案部門要從當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)廣泛存在并且成為主要宣傳手段和輿論陣地的實(shí)際情況，打破傳統(tǒng)的封閉模式和單打獨(dú)斗的做法，加大宣傳力度，使用大視野的角度開展檔案宣傳工作。要通過創(chuàng)建“多媒介”平臺(tái)和利用新興媒體主陣地的作用，豐富傳播渠道，開展社會(huì)輿論宣傳。要使社會(huì)廣泛關(guān)心和配合檔案部門努力做好私人檔案材料的收集、整理工作。同時(shí)工作人員要深入群眾，走進(jìn)基層，要通過全面提升宣傳力度，比如打造官方微博、微信公眾平臺(tái)宣傳，提高全民檔案意識(shí)，激發(fā)起廣大社會(huì)人士的關(guān)心檔案工作的自覺性和積極性，形成關(guān)心和廣泛參與私人檔案建設(shè)的良好氛圍和社會(huì)效果。為了更好地宣傳檔案知識(shí)，增強(qiáng)市民的檔案意識(shí)，各級(jí)檔案管理部門還可以開展“檔案社區(qū)”、“最美檔案人”等一系列開放性活動(dòng)，使檔案收集工作真正進(jìn)入民間大眾，以平民化、大眾化這種接地氣的服務(wù)和謙和的姿態(tài)，利用好平民化的視覺，創(chuàng)新接收模式、延伸接收平臺(tái)、拓寬征集領(lǐng)域，深入擴(kuò)展私人檔案內(nèi)容，豐富檔案內(nèi)涵，開展私人檔案征集工作。在深入宣傳、廣泛收集私人檔案材料的過程，應(yīng)注意采取以下幾個(gè)行之有效的步驟：①首先要設(shè)立檔案網(wǎng)站，并以專題方式設(shè)立私人檔案，歸檔題目，也可以自動(dòng)上傳電子文件的工作窗口，可使收集到的私人資料通過檔案館的服務(wù)器上歸檔。②為了做好及時(shí)歸檔工作，檔案部門安排有專門值班人不定時(shí)地將有價(jià)值的私人檔案信息通過公共檔案微信號(hào)接收。③檔案部門可以通過關(guān)注本地域的社會(huì)名人、英雄人物、杰出私人企業(yè)家、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)傳人等，采取登門拜訪的途徑指導(dǎo)私人做好私人檔案的整理，對(duì)成熟的個(gè)人信息材料也可直接掃描歸檔。④為了方便檔案收集工作，也可聘請(qǐng)社會(huì)資深名流為私人檔案征集員，直接對(duì)社會(huì)名人等有代表性的私人檔案資源跟蹤了解，掌握動(dòng)態(tài)。⑤為了調(diào)動(dòng)廣大群眾的收集資料的積極性，檔案部門還可以采取有償征收、預(yù)約服務(wù)等方式來豐富館藏。⑥實(shí)行服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，盡量地有效保護(hù)好私人檔案形成時(shí)的歷史原貌，體現(xiàn)檔案當(dāng)時(shí)的原始性特點(diǎn)。為了實(shí)現(xiàn)為利用者提供快捷的服務(wù)，要及時(shí)加大私人檔案的數(shù)字化建設(shè)。

在如何征集私人資料及管理檔案方面，上級(jí)文件支持個(gè)人保管和展示個(gè)人收藏檔案，同時(shí)有償鼓勵(lì)向國家檔案捐贈(zèng)或寄存檔案，對(duì)珍貴檔案捐贈(zèng)有一定獎(jiǎng)勵(lì)。在這方面，國外是采取強(qiáng)制性手段收購、限制與鼓勵(lì)相結(jié)合，最后采取合同簽約來取得所有者授權(quán)。在私人檔案本人自覺條件下，檔案部門要與擁有私人檔案的社會(huì)人士協(xié)商保存方式，簽定并規(guī)范檔案代管托管的程序與流程，要方便私人檔案者的檔案可以自由進(jìn)出檔案館，檔案持有者既具有管理權(quán)，又有使用優(yōu)先權(quán)，還可提出限制利用意見，并分享社會(huì)利用檔案所得的收益。為了方便社會(huì)及家庭相關(guān)人員查閱檔案，這些應(yīng)在代管托管協(xié)議均有所體現(xiàn)，檔案部門照辦就是了。

實(shí)踐證明，檔案具有特殊作用，它“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”。它的特殊價(jià)值是“存憑、留史、資政、育人”。從以上就可以看出檔案編研工作非常重要，包括要重視對(duì)私人檔案的編研工作。為了做好私人檔案的編研工作，檔案部門要制定科學(xué)有效的政策，吸收和鼓勵(lì)社會(huì)人士一道參加私人檔案的編研活動(dòng)。要積極借助社會(huì)力量開放搞編研，要利用各種優(yōu)勢(shì)把編研蛋糕做大。還要設(shè)立檔案編研獎(jiǎng)金，招標(biāo)編研主題，積極引導(dǎo)、支持熟悉檔案，熱愛文史的社會(huì)人士積極參與到私人檔案的編研工作。編研工作可以促進(jìn)“死”檔案變成“活”檔案，又可創(chuàng)造出豐厚的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)效益。

為了不斷擴(kuò)大社會(huì)知名人士私人檔案的正能量影響，充分發(fā)揮啟迪后人的社會(huì)價(jià)值，在編研、管理和利用的過程，還可對(duì)私人檔案有關(guān)部分通過展出活動(dòng)，吸引社會(huì)各界關(guān)注檔案，了解檔案，支持檔案工作，包括幫助補(bǔ)充、完善私人檔案。檔案部門還可多渠道開發(fā)和傳播私人檔案的社會(huì)價(jià)值，可以聯(lián)合辦展，舉辦家庭檔案示范展覽、私人檔案編研成果專題展覽等，利用多種形式對(duì)檔案相關(guān)部分實(shí)行開放式宣傳，有效地提升檔案文化的傳播力和影響力。為了進(jìn)一步提高檔案開放展覽的社會(huì)效果，擴(kuò)大宣傳效果，在上述活動(dòng)中，可以邀請(qǐng)私人檔案所有者到現(xiàn)場(chǎng)講解，還可開展觀后感征文評(píng)比，對(duì)所有私人檔案參觀者本人頒發(fā)榮譽(yù)證書，設(shè)立私人檔案專柜，增加私人檔案所有者的榮譽(yù)感和積極性。為了增加社會(huì)教育意義，展柜可以永久保存，并能定時(shí)對(duì)外開放、展覽。這樣展覽保存既可為私人檔案所有者提供展示、交流平臺(tái)，有益于原先散于社會(huì)的利國利民的私人檔案資料得以有效保存、廣泛利用，也有利于提升檔案工作的社會(huì)影響力和公眾的參與度，更好地體現(xiàn)出“鑒史識(shí)今、啟迪后人”的社會(huì)價(jià)值和社會(huì)效益。