淺談檔案管理在計劃生育工作中的重要性

唐瑞

（重慶市榮昌區(qū)衛(wèi)生健康委員會，重慶 榮昌 402474）

一、檔案管理在我國計劃生育工作中的重要性

（一）計生檔案保障了我國人口與計劃生育事業(yè)的有效發(fā)展

以往，計劃生育工作主要為降低人口出生率而存在的，而隨著時代發(fā)展，計生工作已經(jīng)包含了更多的內(nèi)涵，其已經(jīng)與我國經(jīng)濟社會發(fā)展聯(lián)系在一起。現(xiàn)今的計劃生育工作，更多的是采用綜合措施解決人口問題。而檔案管理在這個過程中有著極為重要的作用，不管是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還是信息化檔案管理，都為我國計劃生育調(diào)控工作提供了有利的數(shù)據(jù)支持，保障了計生事業(yè)的有效發(fā)展。

（二）計生檔案對于計劃生育利益導向政策發(fā)揮著重要作用

隨著我國社會的轉(zhuǎn)型，計劃生育工作的轉(zhuǎn)變，計劃生育利益導向機制也不斷完善。從實際角度來說，當前我國圍繞計劃生育出臺了各種優(yōu)惠政策。比如說，部分農(nóng)村的計劃生育家庭獎勵扶助金以及各個地方政府出臺的獨生子女中招加分，這些政策都是需要依托于計生檔案作為主要的佐證資料。從整體角度來講，計生檔案管理對計劃生育利益導向政策發(fā)揮著巨大的作用。

（三）信息化檔案管理模式提升了計生工作管理水平

現(xiàn)今已經(jīng)進入了“信息化”的時代，計生檔案管理工作也是如此，通過信息化計生的有效利用，保障了計生檔案管理的有效性、便捷性、系統(tǒng)性。比如說，各個地方政府為計生工作所建立的“MIS人口信息系統(tǒng)”、“出生人口信息綜合服務平臺”、“洱海生育證管理服務平臺”等，都進一步的保障了計生工作管理水平的提升。

二、如何更好的保障計生檔案管理的有效性

（一）提升部門領導對計生檔案管理的認識

計生檔案管理工作在計生工作中有著極為特殊的地位，想要有效提升計生檔案管理的有效性。作為計生部分的領導，應當對這項工作有一個全面的認識與理解，這樣才能夠更好的發(fā)揮計生檔案的作用。從實際角度來說，提升部門領導對計生檔案管理的認識，可以從兩個方面來進行。首先，計生部門領導要重視自身的學習工作。領導作為計生部門的“領頭羊”，應當掌握一定的檔案管理的技巧，同時通過學習也能夠提升對檔案管理重要性的認識。其次，政府方面也應當加強宣傳力度。比如說，通過簡報、黨內(nèi)雜志刊登有關計生檔案管理重要作用的文章。這樣不管是部門領導，還是實際的檔案管理工作者，都能夠系統(tǒng)的對檔案管理有一個全面的認識。

（二）保障檔案管理技術的跟進

雖然我國計生檔案管理技術已經(jīng)初步與信息化接軌，當時從實際角度來說這些檔案管理技術還處于信息化的表面。比如說不少計生檔案管理部門只是將信息技術停留在對檔案的登記、保管、抽調(diào)工作中，還未能夠真正的讓這些檔案管理成為真正的信息化、自動化。這些工作限制了信息化的有效性。因此，為了讓計生檔案管理更好地為未來計劃生育工作所服務，就必須保證對這些技術的跟進與更新。比如說，靈活運用“云計算”技術以及大數(shù)據(jù)技術，保證計生檔案管理更加的現(xiàn)代化。同時也應當積極吸收社會信息技術人才，保證檔案管理信息化的長遠發(fā)展。

（三）推進計生檔案先進化管理的進程

在計生檔案管理當中最為重要的就是合理使用檔案，只有檔案使用得當才能夠充分地發(fā)揮出其作用，而使用計算機進行檔案管理只是為了可以提高計生檔案的利用速率，在使用計算機進行管理的時候，檔案應該按照其重要程度、價值多少以及利用率高低進行排序，將核心內(nèi)容可以開放的檔案和使用率偏高的檔案進行特別整理。

（四）優(yōu)化計生檔案管理人員隊伍

重視對人才素質(zhì)的培養(yǎng)，我們處在信息化發(fā)展的時代，在這階段的計生檔案特點是不但需要妥善管理檔案，而且要有熟練的計算機使用技術，并且具備一定的信息處理能力、知識體系結構完整等。因此，檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高有助于計生檔案管理，吸納工作人員的管理能力、創(chuàng)新意識和頂尖技術，綜合其自身能力進行檔案管理。對計生檔案管理人員進行在職培訓，不斷優(yōu)化人才結構。

結語

總的來說，檔案管理在計生工作占據(jù)著極為重要的地位，我們應當將更多的力量放到這項工作中，進一步的對檔案管理提出更高的要求，以此來加強檔案管理的工作。在加強計生檔案管理的過程中，不僅要重視管理的先進化，同時管理技術也應當與現(xiàn)代信息技術所接軌，加強管理人員自身的素質(zhì)，保證計生檔案更好的為計劃生育所服務。