企業(yè)檔案管理工作面臨的問題與措施

田翠俠

企業(yè)的興衰發(fā)展與檔案管理密切相關(guān)，并能從歷史檔案中找到成敗的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并以提示后人。作為在重要崗位的企業(yè)檔案管理員就應(yīng)該想方設(shè)法克服和改進(jìn)檔案管理中出現(xiàn)的問題及不足，不斷提高自身素質(zhì)，做到盡心盡責(zé)強(qiáng)化檔案科學(xué)管理，努力爭(zhēng)當(dāng)一名合格或優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理員，做到主動(dòng)高效服務(wù)與企業(yè)。

一、企業(yè)檔案管理存在的共性問題

就目前全國(guó)企業(yè)而言，可謂是門類齊全，有交通、能源、服務(wù)等涉及到衣食住行等各種企業(yè)，按企業(yè)性質(zhì)分，有國(guó)企，民企及引進(jìn)的外企。按資金來源渠道分有獨(dú)資企業(yè)和合資企業(yè)。按企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模分，有特大型和大、中、小企業(yè)。然而不管什么樣的企業(yè)總少不了檔案管理，相應(yīng)的更少不了檔案管理人員。但從目前許多企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來看普遍存在著以下的共性問題。

1.思想認(rèn)識(shí)不足，檔案管理的地位不高。有些企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視不夠。檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，未能充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理的重要性及其價(jià)值。如改革開放之初，不少煤炭企業(yè)對(duì)礦井地質(zhì)、工程技術(shù)等檔案資料保管不當(dāng)，對(duì)內(nèi)部涉密的工程管理人員管理不嚴(yán)，以致內(nèi)外勾結(jié)造成礦井周圍私人小煤窯四處開花，越界亂挖盜采，不僅浪費(fèi)資源還造成事故頻發(fā)，最終導(dǎo)致無序競(jìng)爭(zhēng)。全行業(yè)產(chǎn)能過剩，給國(guó)有企業(yè)造成重大損失甚至企業(yè)礦井倒閉，職工下崗流入社會(huì)成為無業(yè)游民，嚴(yán)重影響社會(huì)穩(wěn)定，其教訓(xùn)十分深刻。

2.檔案管理硬件管理不到位，管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。有些企業(yè)檔案管理室設(shè)施陳舊，通風(fēng)、防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施不標(biāo)準(zhǔn)。一些衰老企業(yè)由于資金緊張，相關(guān)設(shè)施得不到及時(shí)更新。甚至有的沒有專門的檔案室用來分類保管檔案資料，而是各部門各自為政將文書、人事、工程技術(shù)、財(cái)會(huì)等暫時(shí)不用的資料不加整理，隨便讓后勤人員堆在陰暗潮濕的倉庫里。有些企業(yè)檔案管理人員也是單位按照顧性質(zhì)地安排那些體質(zhì)虛弱、文化程度不高、年齡較大的職工去兼職保管。特別是煤炭行業(yè)退休審批，對(duì)于特殊工種如接毒接塵有毒有害的工種，勞動(dòng)局審核非常嚴(yán)格和苛刻，需要提供大量的工資帳、臺(tái)賬、考勤材料。因管理不善許多工資帳已經(jīng)面目全非，發(fā)霉發(fā)爛甚至根本就找不到，退休審批就不能通過，好多的職工吃了不少虧。另外，具備檔案管理專業(yè)的員工少之又少。好多的職工保護(hù)意識(shí)淡薄，查工資帳時(shí)看到有自己的名字的一頁就會(huì)順手撕下來，存起來，恐怕自己將來退休受影響根本不會(huì)考慮它是公共資源。因使用的人多，工資檔案被翻得破破爛爛，檔案室的地面上爛工資帳隨處可見，很少有人進(jìn)行專業(yè)的管理。對(duì)于缺失的檔案沒有進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)和保護(hù)，更難適應(yīng)企業(yè)信息化電子檔案管理的新步伐。因此，企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)更有待提高。

3.企業(yè)檔案管理軟件不到位，一些規(guī)章制度形同虛設(shè)。有些企業(yè)檔案管理成為管理部門的死角，甚至一些檔案管理的規(guī)章制度千篇一律沒有針對(duì)性，責(zé)任不夠明確，不能落實(shí)到人，長(zhǎng)期無人檢查考核。有些檔案管理人員，有人查閱檔案就開一下檔案室的門，沒人的時(shí)候則關(guān)門大吉，說個(gè)話聊個(gè)天，對(duì)于檔案的歸納和整理根本無人問津。造成一些檔案管理人員做一天和尚撞一天鐘，不能嚴(yán)格執(zhí)行行之有效的管理制度，出現(xiàn)調(diào)閱檔案不按手續(xù)辦事。熟人隨意就可進(jìn)出的不正?，F(xiàn)象，有的同志利用機(jī)會(huì)更改、涂抹人事檔案甚至造成重要檔案失密、失竊的嚴(yán)重后果，也給企業(yè)造成不應(yīng)有的損失及個(gè)人不良影響。

二、努力搞好企業(yè)檔案管理的措施

作為每個(gè)現(xiàn)有企業(yè)的檔案管理工作者，針對(duì)檔案管理中存在的問題，應(yīng)因企制宜，不待不靠主動(dòng)作為，采取相應(yīng)措施，強(qiáng)化科學(xué)管理，做到高效服務(wù)，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，并實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。

1.提高思想認(rèn)識(shí)，形成全面重視檔案管理工作重要性的濃厚氛圍。首先，檔案管理員要重視和珍惜本身的工作崗位，做到盡心盡責(zé)，并主動(dòng)作為。檔案工作是一個(gè)非常臟又非常累的工作，有的工資帳已經(jīng)保存了幾十年，霉味會(huì)嗆得你不敢大聲的呼吸，在檔案室待時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)咳嗽連聲。人事檔案有在職的、退休的、死亡的、每個(gè)檔案室的柜子里都塞得滿滿的。有人圖省事把人事檔案隨手一放，你就得找半天。有時(shí)忙了半天也顯示不出多少成績(jī)。所以說沒有高度的責(zé)任心和對(duì)工作的高度熱愛也干不好檔案室的管理工作。因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)安排誰到這個(gè)重要崗位工作，證明企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)誰的信任，那么誰就有機(jī)會(huì)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提出檔案管理中存在的不足并被及時(shí)采納，只有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視了，一些存在的問題也就能很快順利的去解決以免造成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案平時(shí)提起來重要，用起來必要，忙起來就不要的現(xiàn)象發(fā)生。其次，要主動(dòng)定期普及和宣傳檔案管理的法律法規(guī)。以及企業(yè)相適應(yīng)的檔案管理的規(guī)章制度。使全體企業(yè)職工都能充分認(rèn)識(shí)到，認(rèn)真搞好檔案管理工作與企業(yè)人人有關(guān)，具有這樣重要的現(xiàn)代意識(shí)和價(jià)值，一是能為企業(yè)組織的有效管理提供基礎(chǔ)資料，檔案管理的職能就是通過查詢備案原始資料，對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化現(xiàn)存的各項(xiàng)管理和工作提供科學(xué)的根據(jù)和參考。二是為企業(yè)頂層提供必要的基礎(chǔ)服務(wù)。通過認(rèn)真的檔案管理能讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到科學(xué)性的歷史發(fā)展軌道，總結(jié)出企業(yè)發(fā)展的規(guī)律，對(duì)未來發(fā)展決策，尤其是頂層設(shè)計(jì)提供必要的服務(wù)和信息參考。三是檔案管理關(guān)系到每個(gè)職工的切身利益。做好檔案管理工作，對(duì)維護(hù)和保障每個(gè)企業(yè)員工的實(shí)際利益具有十分重要的作用和價(jià)值，只有全體企業(yè)員工充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。從而人人自覺配合檔案管理，形成人人重視檔案管理的濃厚氛圍，才能充分發(fā)揮檔案資料在企業(yè)發(fā)展過程中的最大作用。進(jìn)而更好地保障全體職工的合法權(quán)益。

2.完善檔案管理硬件。提高管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)。檔案管理員應(yīng)根據(jù)檔案管理規(guī)范對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查硬件是否合格，對(duì)存在的不足主動(dòng)提出整改建議，爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支援盡早盡快予以解決，要千方百計(jì)確保檔案室防火、防盜、防潮、防蟲、通風(fēng)良好，設(shè)施齊全到位。還應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際及有些重要檔案密級(jí)程度，適時(shí)配齊相應(yīng)的保險(xiǎn)箱。根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要逐步完善電子檔案的相關(guān)設(shè)施設(shè)備。然而再完善的設(shè)施設(shè)備還是要靠管理員發(fā)揮作用，那么搞好檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高專業(yè)隊(duì)伍整體素質(zhì)至關(guān)重要。企業(yè)要根據(jù)實(shí)際需要通過公開招聘或?qū)I(yè)培訓(xùn)等形式，配足配齊一支政治立場(chǎng)可靠、專業(yè)素質(zhì)較高、工作認(rèn)真、主動(dòng)負(fù)責(zé)的檔案管理人員隊(duì)伍，以適應(yīng)企業(yè)的健康發(fā)展。

3.完善檔案管理軟件建設(shè)，不斷提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)要對(duì)不同類型性質(zhì)地檔案建立健全收集、整理、歸檔、調(diào)閱等管理制度，并完善檔案管理員的崗位責(zé)任制。要在完善檔案管理硬件的基礎(chǔ)上，讓各類靜態(tài)的檔案資料變成具有充分活力的企業(yè)發(fā)展助推器。要實(shí)現(xiàn)和達(dá)到這一目的關(guān)鍵就需要檔案管理人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，通過不斷地學(xué)習(xí)和實(shí)踐，進(jìn)一步提高自身的綜合素質(zhì)，尤其是專業(yè)素質(zhì)。管理員首先要提高政治素質(zhì)，通過不間斷的理論學(xué)習(xí)堅(jiān)定政治立場(chǎng)。提高政治素養(yǎng)，保持與組織高度一致，要對(duì)組織和企業(yè)絕對(duì)忠誠(chéng)。確保組織秘密和企業(yè)商業(yè)機(jī)密絕對(duì)安全。其次管理員干一行，愛一行，精一行。平時(shí)要有高度的責(zé)任心。通過請(qǐng)進(jìn)來，走出去和刻苦鉆研，自學(xué)等形式，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，逐步提高素質(zhì)。尤其要通過不懈努力快速適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展和電子檔案管理的新步伐。只有提高自身的綜合素質(zhì)，平時(shí)才能將份內(nèi)掌握的檔案資料變成自己的“活字典”。及時(shí)為企業(yè)組織決策及頂層設(shè)計(jì)提供可靠的依據(jù)。此外，企業(yè)管理部門也應(yīng)對(duì)檔案管理崗位建立完善的考評(píng)、考核制度，定期對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行檢查考核。對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，成績(jī)優(yōu)秀突出的要作為晉級(jí)加薪和提拔重用的依據(jù)，以充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性。

綜上所述，企業(yè)要努力創(chuàng)建檔案管理內(nèi)外環(huán)境和條件，充分發(fā)揮檔案管理工作者的主動(dòng)性和積極性。使每個(gè)檔案工作者努力提高自身素質(zhì)，人人爭(zhēng)當(dāng)一名優(yōu)秀合格的檔案管理員。才能達(dá)到檔案工作科學(xué)管理高效服務(wù)，推動(dòng)和促進(jìn)企業(yè)發(fā)展并實(shí)現(xiàn)檔案管理人員自身價(jià)值之目的。

（作者單位：徐州礦務(wù)集團(tuán)龐莊煤礦）