淺談人事檔案信息化管理

劉媛媛

（中國(guó)石油遼寧阜新銷售分公司，遼寧 阜新 123000）

一、現(xiàn)階段人事檔案信息化的建設(shè)管理優(yōu)勢(shì)

簡(jiǎn)單來(lái)講，所謂“人事檔案”其實(shí)指的是在人們成長(zhǎng)和實(shí)踐作業(yè)過(guò)程中，個(gè)人經(jīng)歷、品德、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系以及社會(huì)榮譽(yù)獲取等方面的原始記錄，在一定程度上不僅能真實(shí)地反映出個(gè)人的自然情況，同時(shí)在當(dāng)前多元化的社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境下，人事檔案還是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。經(jīng)大量科研數(shù)據(jù)分析可知，在當(dāng)前社會(huì)信息化高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用在便捷人們?nèi)粘Ｉ?，提高企業(yè)生產(chǎn)效益的同時(shí)，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，從某方面而言，不僅能從根本上提高人事檔案管理的科學(xué)性、合理性和有效性，同時(shí)在提高管理工作效率和人事檔案管理水平等方面也發(fā)揮了顯著優(yōu)勢(shì)，是實(shí)現(xiàn)檔案動(dòng)態(tài)管理的重要途徑。

從目前來(lái)看，伴隨當(dāng)前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化管理是社會(huì)信息化對(duì)于檔案工作提出的必然要求，也是企業(yè)人事管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，所謂的“信息化管理”早在二零零年，國(guó)家檔案管理局就提出了明確的定義，即在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，各行各業(yè)在發(fā)展過(guò)程中通過(guò)借助當(dāng)前先進(jìn)的電子信息技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案信息資源的管理中，從而為信息資源的處置、管理創(chuàng)造良好條件的一種管理模式，而根據(jù)相關(guān)實(shí)踐數(shù)據(jù)分析可知，現(xiàn)階段傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子化載體、網(wǎng)絡(luò)化載體以及數(shù)字化載體的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，人事檔案的信息化管理不僅為人事檔案資料的收集奠定了良好基礎(chǔ)，從而切實(shí)保障了人事檔案資料的完整性，進(jìn)而為后期企業(yè)各項(xiàng)作業(yè)的順利開(kāi)展奠定了良好基礎(chǔ)，而另一方面人事檔案信息化管理還極大地降低了傳統(tǒng)紙質(zhì)資料查詢的工作強(qiáng)度，為相關(guān)部門(mén)的人事檔案查詢創(chuàng)造了良好條件。除此之外，隨著網(wǎng)絡(luò)通信的大力發(fā)展，現(xiàn)階段在企業(yè)數(shù)量不斷增加、市場(chǎng)規(guī)模逐漸擴(kuò)大的多元化產(chǎn)業(yè)環(huán)境下，自動(dòng)化和無(wú)紙化成為了企業(yè)辦公的核心發(fā)展方向，而從某方面而言人事檔案信息化不僅是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)在降低檔案保管壓力、減輕檔案管理工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度、提高工作效率等方面也發(fā)揮了顯著優(yōu)勢(shì)。

二、人事檔案信息化管理的實(shí)踐策略

（一）做好人事檔案原始資料的各項(xiàng)工作

人事檔案的收集、鑒別和整體作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，其工作質(zhì)量和工作效率在一定程度上對(duì)人事檔案信息化的整體管理效率具有重要影響，故此為從根本上確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，在進(jìn)行人事檔案信息化管理過(guò)程中，做好人事檔案的三項(xiàng)基礎(chǔ)工作是極為重要的，究其原因這不僅是由于人事檔案是人力資源管理的重要依據(jù)，同時(shí)它也是企業(yè)各項(xiàng)作業(yè)實(shí)施的關(guān)鍵基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的硬件配套設(shè)施，并對(duì)個(gè)人電子檔案進(jìn)行完善

從某方面來(lái)講，加大計(jì)算機(jī)硬件配套設(shè)施的投入是確保人事檔案信息化管理順利實(shí)施的重要基礎(chǔ)和根本前提，換言之只有從根本上保證計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的完善性、先進(jìn)性，才能為后續(xù)人事檔案資料的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化創(chuàng)造良好條件。除此之外，在完善計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施之后，在第一時(shí)間建立個(gè)人電子檔案，使得企業(yè)人員信息數(shù)據(jù)可在計(jì)算機(jī)上自由瀏覽、下載，從而不僅極大地降低了檔案管理工作的工作量，同時(shí)也達(dá)到了長(zhǎng)期保存使用的目的，進(jìn)而為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展也奠定了良好基礎(chǔ)。

（三）采用專業(yè)管理軟件，建立電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫(kù)

計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的完善性、先進(jìn)性與否在一定程度上固然對(duì)人事檔案信息化管理的工作質(zhì)量有著重要影響，但在其管理過(guò)程中，管理軟件應(yīng)用的科學(xué)性、合理性和有效性與否對(duì)其管理工作的整體效益更是息息相關(guān)，故此為從根本確保人事檔案管理的專業(yè)性、安全性和有效性，在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，一方面企業(yè)的管理人員根據(jù)自身多年經(jīng)驗(yàn)，綜合考慮企業(yè)的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，從而選擇專業(yè)的管理軟件，使檔案信息的查閱、統(tǒng)計(jì)、分析等日常工作方面實(shí)行電子化操作的目的，而另一方面為了使信息得到充分共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量，在進(jìn)行人事檔案信息化管理過(guò)程中，企業(yè)還需加快人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)步伐，以期通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的平臺(tái)，能實(shí)時(shí)滿足各領(lǐng)導(dǎo)以及部門(mén)的信息需求，進(jìn)而在提高信息實(shí)效性的同時(shí)，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性

（四）建立健全完善的人事檔案信息化管理制度，加大管理人員的培訓(xùn)力度

根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查可知，由于人事檔案信息化管理工作較為復(fù)雜，因此在實(shí)際管理過(guò)程中往往存在或多或少的問(wèn)題，從而在影響檔案管理質(zhì)量和管理效率的同時(shí)也給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了極為不利的影響，故此為從根本確保人事檔案信息化管理的科學(xué)性、規(guī)范性，在實(shí)際管理過(guò)程中，建立健全完善的人事檔案管理制度是十分必要的。此外從某方面來(lái)講，作為檔案信息的管理者，檔案管理人員自身專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)水平的高低，對(duì)于信息化檔案管理工作的整體效益有著重要影響，故此為有效完成檔案信息化管理中的安全維護(hù)工作，一方面企業(yè)需加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，確保其在全面掌握現(xiàn)相關(guān)電子信息技術(shù)知識(shí)的基礎(chǔ)上，不斷地增強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而使其逐漸成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)信息化高速發(fā)展的新時(shí)代背景下，企業(yè)人事檔案信息化管理是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理工作改革的需要，故此為從根本切實(shí)推進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)人力資源管理部門(mén)不僅要從根本上提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的高度重視，還是還要充分開(kāi)發(fā)和利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)人事檔案信息資源，以期為檔案管理作業(yè)的順利實(shí)施奠定良好基礎(chǔ)。