試論國(guó)企人事檔案管理水平的提升空間及其對(duì)策

孫攀

（黑龍江北大荒農(nóng)墾集團(tuán)嫩江農(nóng)場(chǎng)有限公司，黑龍江 黑河 161405）

為眾所知，人事管理工作就包括人事檔案管理工作，因?yàn)槿藛T的管理問(wèn)題，現(xiàn)在用人單位把人事檔案的管理工作看的非常重要，人事檔案管理工作是整個(gè)企業(yè)人才信息的根本，是企業(yè)發(fā)展的根本。隨著科技的進(jìn)步，國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理工作也遇到了許多新的難題，所以如何管理好人事檔案管理已經(jīng)成為非常重要的等待解決的企業(yè)管理問(wèn)題之一。

一、人事檔案管理工作的基本情況

（一）人事檔案管理制度不完善 ，以及檔案管理體制落后

對(duì)員工來(lái)說(shuō)，人事檔案有著非常重要的意義，它直接影響著企業(yè)員工的個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等，而且如果不小心把人員檔案弄丟，檔案補(bǔ)辦是非常麻煩的事情，需要各種各樣的手續(xù)。而眼前的情況，我國(guó)部分國(guó)有企業(yè)中關(guān)于人事檔案管理的規(guī)章制度并不健全。

企業(yè)的人力資源管理部門并沒(méi)有明確規(guī)定，專門針對(duì)國(guó)有企業(yè)的人事檔案如何管理，這就導(dǎo)致了國(guó)有企業(yè)人事檔案的管理制度參差不齊。在國(guó)有企業(yè)中，人事檔案管理的規(guī)章制度也模糊不清。根據(jù)筆者訪查發(fā)現(xiàn)，有些國(guó)有企業(yè)會(huì)針對(duì)員工檔案遺失做出一些規(guī)定，例如如果檔案消失不見(jiàn)，檔案管理人員將會(huì)受到固定的懲罰，但是這些針對(duì)檔案管理人員的規(guī)定幾乎被視而不見(jiàn)，這樣對(duì)規(guī)定的無(wú)視，就導(dǎo)致了人事檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，玩忽職守，從而影響國(guó)有企業(yè)中人事檔案管理規(guī)章制度的實(shí)行。

（二）落后的人事檔案管理制度

社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，使得國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作必須從手工方式轉(zhuǎn)換成信息化。不同軟件公司開發(fā)的各種人事檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用在不同的企業(yè)中，但是先進(jìn)的信息化科學(xué)技術(shù)在人事檔案管理工作中并沒(méi)有發(fā)揮充分的作用。很多國(guó)企的人事檔案管理工作依舊采取人工保存的方式，不能很好地利用和使用現(xiàn)代化的檔案管理軟件，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理軟件幾乎沒(méi)有使用，仍然使用傳統(tǒng)的手工方式，就導(dǎo)致了人事檔案管理的效果依然停滯不前，查找檔案的依舊很麻煩。目前為止，我國(guó)仍有部分國(guó)企的人事檔案仍然使用傳統(tǒng)的方式，導(dǎo)致檔案特別容易損壞，甚至不小心弄丟。紙質(zhì)檔案需要較大的實(shí)體空間，并且沒(méi)有按照員工的種類對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類，例如把正式雇傭員工與外部聘請(qǐng)來(lái)的員工檔案放在同一個(gè)地方，沒(méi)有進(jìn)行分門別類的管理，這就在很大程度上影響了國(guó)有企業(yè)的檔案管理，進(jìn)而影響了檔案的整體管理水平。

（三）國(guó)企人事檔案管理的不足

人事檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，并且對(duì)人員的業(yè)務(wù)能力要求比較高。檔案管理人員必須對(duì)其進(jìn)行管理的檔案有必須充分的了解和人說(shuō)，可以根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)處理，同時(shí)檔案管理人員必須要有為人民服務(wù)的思想意識(shí)，從而嚴(yán)格遵守人事檔案的保管與使用的規(guī)章制度。而對(duì)于大多數(shù)國(guó)企，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于人事檔案管理工作都不太在意，導(dǎo)致檔案管理工作人員的人數(shù)不夠，而可以對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)的判斷和管理的人就更少了，甚至一些企業(yè)管理檔案的人員都是從其他一些職能部門的在職人員中臨時(shí)調(diào)用，這些工作人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)技術(shù)培訓(xùn)，而無(wú)法認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的作為人事檔案管理一部分的重要性，而且對(duì)檔案業(yè)務(wù)整體的不熟悉，這些情況多少都會(huì)影響了國(guó)企人事檔案管理工作的水平。

二、如何提升人事檔案管理水平

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，更新管理觀念

在很多國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理工作都不受到重視，想要改變現(xiàn)在的情況，開始要從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的想法上著手改變，讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人覺(jué)悟到人事檔案管理工作對(duì)于整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用，從而增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革變化想法。另外，也可以定期對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行檔案管理方面的一些相關(guān)培訓(xùn)，通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)對(duì)這些國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行深入剝離式的分析，以及對(duì)整個(gè)人事管理以后的發(fā)展方向進(jìn)行描述，讓所有員工真正認(rèn)為人事檔案管理工作對(duì)企業(yè)的重要性，從而不斷推動(dòng)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理改進(jìn)。

（二）建設(shè)國(guó)有企業(yè)的數(shù)字化檔案

建設(shè)一套適合企業(yè)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)已經(jīng)破不容緩，與時(shí)俱進(jìn)的數(shù)字信息化檔案管理是整個(gè)檔案改革的關(guān)鍵，自動(dòng)化的檔案管理工作一定要通過(guò)數(shù)字信息化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)，這就要求檔案管理工作擁有很強(qiáng)的技術(shù)性，數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的建立可以提高整個(gè)人事檔案管理的安全性；同時(shí)，數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)可以提升檔案的整體管理水平，增強(qiáng)監(jiān)管的方向力度。數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的建立充分開發(fā)了人員檔案的信息資源。

（三）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)要發(fā)展，就必須要提高人事檔案的整體管理水平，那就一定要培養(yǎng)專門的檔案管理人員，同時(shí)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行不定期的思想教育和各種技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)，可以完全的掌握流行的檔案管理知識(shí)和管理技術(shù)，提高爭(zhēng)議檔案管理人員的綜合職業(yè)素質(zhì)。此外，企業(yè)人事檔案管理工作對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)有很高的要求，檔案管理工作人員不但要具有服務(wù)性，同時(shí)要具有良好的保密精神。

（四）數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)的建立

傳統(tǒng)的人事管理工作都是通過(guò)紙質(zhì)記錄來(lái)完成，所有的人事資料都保存在檔案袋中，不僅浪費(fèi)大量的紙質(zhì)資源，對(duì)環(huán)境產(chǎn)生不好的影響，同時(shí)對(duì)存儲(chǔ)空間也有相當(dāng)大的浪費(fèi)，并且當(dāng)需要對(duì)人事資料進(jìn)行查詢和變更的時(shí)候需要查找大量的檔案，這樣不僅浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)也浪費(fèi)了人力，在科學(xué)技術(shù)如此發(fā)展的今天，人工的方式已經(jīng)變得落后。所以現(xiàn)代化國(guó)企的人事檔案管理必須跟上科技發(fā)展的速度，建立一套完整的、高效的、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)所有的人事檔案管理工作。

結(jié)束語(yǔ)：人事檔案管理制度模式的創(chuàng)新發(fā)展，制定統(tǒng)一合理的管理制度，促進(jìn)了我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為更好的提高國(guó)企人事檔案管理水平做出更好的貢獻(xiàn)。