新時代辦公室行政事務管理策略探討

李曉峰

（國家稅務總局南京市六合區(qū)稅務局，江蘇 南京 210000）

一、辦公室行政事務管理的主要特點

（一）雜亂性

事務管理這項工作在實際的開展當中，需要面對、處理各種各樣大大小小的事務，雖然從表面上看，辦公室都是一些比較雜亂的事情，這些小事是比較瑣碎、復雜的，但這些都是保障行政機關單位各項工作順利開展的前提，只有注重好這些細節(jié)，才能使得行政機關單位本身得到更加持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。

（二）服務性

針對于事務管理這項工作來說，本身的服務性是非常強的，是高層和基層之間的紐帶，起到了一個非常好的承接、銜接作用[1]。對于辦公室中的工作人員來說，其每天所要面對的事務是比較繁雜的，需要和各個部門、單位進行協(xié)商和協(xié)調。由此可見，該部門本身就是一個服務類的部門，服務性是這項工作非常顯著的一個特點。

（三）困難性

在辦公室的事務管理當中，管理人員要擔負起的責任是非常繁重的，在實際實施中也比較困難，困難性這一特點是非常鮮明的。針對于困難性這一特點，該項工作主要包含三個方面的特征：1.職責范圍非常廣；2.協(xié)調溝通的頻率比較高；3.對于應變能力、反應能力的要求相對較高。在這樣的模式下，就使得該項工作在實際的開展當中存在著困難性這一特點，應該盡量讓對方滿意。

二、辦公室行政事務管理的問題分析

（一）數(shù)據(jù)信息繁雜

針對于辦公室當中的行政事務管理這項工作來說，在工作的實際開展當中，需要處理的數(shù)據(jù)、信息是非常多的，使得相關人員在日常工作當中面臨著非常繁重的壓力，人員在流動性方面也比較強，導致部分人員逐漸的喪失工作的積極性、熱情等，這是非常不好的一個現(xiàn)象。在這樣的模式下，就會使得工作的成本得到不斷的加強，使得效率偏低，很難達到預期當中的管理成效，這也是在后期工作當中應該逐步改善的。

（二）辦公室組織效率偏低

目前，辦公室的工作制度還是相對完善的，其中往往包含著諸多方面，如企業(yè)文化、薪酬體系、人事管理等，這是事務比較復雜，在實際落實和實踐的過程當中必定會存在著一定的問題和矛盾，這是非常常見的一個現(xiàn)象。但在日常工作當中，假如相關的工作人員無法展現(xiàn)自己的協(xié)調能力，來處理好這些沖突和問題，就會增強工作的復雜性。但在當前，部分管理者在協(xié)調能力、組織能力上的表現(xiàn)非常差，應該根據(jù)實際的情況，根據(jù)實際的制度，在行為上進行不斷的改善和調整。

三、辦公室行政事務管理的策略研究

（一）樹立服務意識，優(yōu)化事務管理

辦公室在開展日常的事務管理工作時，管理人員是其中非常關鍵的要素，是事務處理的執(zhí)行者，人員本身的態(tài)度 、能力，將對最終的處理效果產(chǎn)生直接的影響，同時也關乎到企業(yè)形象[3]。因此，在工作當中，一定要針對管理人員開展相應的培訓工作，使得人員本身服務態(tài)度得到端正，使得服務質量得到提升。在這其中，應該將工作服務性的特征展現(xiàn)出來，使得相關管理人員的服務質量和意識都得到提升。針對于行政事務這項工作來說，所涉及到的面是非常廣的，應該樹立起終身學習的觀念，只有這樣才能更好的滿足工作需求。

（二）展現(xiàn)協(xié)調能力，優(yōu)化事務管理

在各項事務的實際開展當中，行政管理這一機制往往起到一個紐帶的作用，能保障各項政令得到順暢的運行，是非常重要的機構，在上傳下達這一方面有著非常大的助力。在日常的工作當中，辦公室所要面臨的工作是比較繁雜的，并具有著較強的復雜性，只有在此方面展現(xiàn)協(xié)調能力，樹立起高效權威，保障協(xié)調機制的運行，才能使得工作任務和企業(yè)目標得到順利的完成。

（三）協(xié)調人際關系，優(yōu)化事務管理

人是管理工作當中的核心，是組織和執(zhí)行當中的主體。因此，在實踐工作當中，要想實現(xiàn)事務管理工作的完善和優(yōu)化，也應該注重人的實際需求，這是管理當中的第一位。因此，行政機關單位在這方面應該展現(xiàn)作用，為員工營造一個良好的競爭氛圍，使得員工間能構建和諧、親密的關系等，使得員工整體的向心力、凝聚力得到不斷的增強，使得員工本身的工作風范和思想觀念都得到一定程度的提升。

（四）加強工作創(chuàng)新，優(yōu)化事務管理

在新時代下，針對于事務管理這項工作而言，提供良好的服務應該是核心所在，應該保障行政機關單位當中各部門得到有效開展[4]。因此，針對于工作思路這一部分，在管理當中應該做到推陳出新，實現(xiàn)管理思路的改善、創(chuàng)新等，使得員工潛能得到充分的挖掘，使得員工始終保持著一定的積極性和熱情。在創(chuàng)新探索中，辦公室中的工作人員應該明確自己處在的是知識經(jīng)濟這一時代，應該真正的做到不斷學習，努力實踐，使得各項技能得到不斷的增強，使得行政機關單位當中的人力資源得到優(yōu)化，建立高質的人員隊伍，使得行政管理在實際的開展當中更加有效和規(guī)范。

（五）完善激勵機制，優(yōu)化事務管理

在激勵機制的完善當中，主要可以從兩個方面入手：一方面，應該增強人事管理和薪酬制度的彈性化，為員工提出更加廣闊的空間，使得員工在工作當中更好的展現(xiàn)自我價值；另一方面，作為行政機關單位當中的管理者，也應該結合實際情況、站在不同的角度下，不斷的增強管理模式的人性化。對于人員在工作當中的困難、障礙，也應進行積極的協(xié)助，并要盡量地減少人員所具有的流動性，使得辦公效率得到有效提升。

結論：綜上所述，在當前，為了更好地滿足時代的發(fā)展需求，在辦公室開展日常的行政事務工作時，一定要更好的應對當前的挑戰(zhàn)，不斷的提升行政機關單位本身的競爭力，將管理目標和行政機關單位總體的目標聯(lián)系在一起，實現(xiàn)開拓創(chuàng)新、解放思維等，使得事務管理這項工作得到持續(xù)、有效的開展下去。