淺析如何有效加強(qiáng)檔案的管理工作

侯巖華

（河北省石家莊市藁城區(qū)委組織部遠(yuǎn)程教育中心，河北 石家莊 052160）

檔案管理在單位發(fā)展中起到越來(lái)越重要的作用。檔案綜合管理中還依然是堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，將各種各樣的檔案集中起來(lái)，對(duì)檔案進(jìn)行綜合管理有利于單位以及國(guó)家的發(fā)展。對(duì)于檔案的綜合管理不僅僅是將各種各樣的檔案集中在一起，而是把全部檔案作為一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)管理以及利用的組織方式。當(dāng)前，對(duì)于大多數(shù)企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案在綜合管理上還存在一定問(wèn)題，并沒(méi)有真正的實(shí)現(xiàn)集中管理。

一、檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作中沒(méi)有完善的管理程序

據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，我國(guó)的大多數(shù)單位在檔案管理上存在不規(guī)范的行為，具體表現(xiàn)為：1.檔案的整理不規(guī)范。由于近幾年來(lái)，單位規(guī)模在不斷的擴(kuò)大，檔案管理新人員也在不斷涌現(xiàn)。檔案人員中素質(zhì)差別比較大，因此，在整理檔案時(shí)，沒(méi)有按照卷內(nèi)文件的順序進(jìn)行排序，導(dǎo)致卷內(nèi)文件漏失現(xiàn)象比較嚴(yán)重，也不利于相關(guān)人員的查找利用。2.檔案的收集不規(guī)范。檔案在收集的過(guò)程中，并沒(méi)有依據(jù)相關(guān)制度進(jìn)行規(guī)范化的收集，檔案管理制度流于形式，并沒(méi)有得到實(shí)質(zhì)性利用。因此，在收集檔案時(shí)就比較隨意。3.檔案的利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)于單位內(nèi)部人員借閱檔案時(shí)管理的比較松懈，而對(duì)于外部的人員就比較嚴(yán)謹(jǐn)，因此，在一定程度上，致使內(nèi)部人員借閱檔案后不歸還，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。

（二）檔案管理缺乏長(zhǎng)期性的規(guī)劃

檔案管理工作只有領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查時(shí)，管理人員才對(duì)檔案進(jìn)行有計(jì)劃的整理，當(dāng)檢查時(shí)期一過(guò)，就立馬變回了無(wú)秩序以及無(wú)計(jì)劃的整理，沒(méi)有長(zhǎng)期性以及連續(xù)性。甚至還有的人對(duì)于檔案室的認(rèn)識(shí)局限于只是存放資料或者是沒(méi)用文件的地方，因此，在某些人眼中檔案室就是一個(gè)廢紙倉(cāng)庫(kù)，長(zhǎng)時(shí)間不管理，里面的灰塵到處可見(jiàn)。最終形成一種有領(lǐng)導(dǎo)無(wú)計(jì)劃；有形式無(wú)效果的局面。

（三）沒(méi)有充分利用辦公自動(dòng)化

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理都是采用一臺(tái)軟件以及一套系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行檔案管理，檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿足檔案利用的需求。尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的今天，檔案管理的手段相對(duì)比較落后，從而為檔案綜合管理帶來(lái)一些消極后果。

二、加強(qiáng)檔案綜合管理，充分發(fā)揮檔案作用

（一）提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案宣傳力度

檔案也是重要的資產(chǎn)，無(wú)論是科技檔案還是聲像、文書(shū)檔案等，都是真實(shí)以及客觀的記錄。因此，對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，是非常重要的資產(chǎn)。必須讓工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，這樣一來(lái)，就會(huì)想方設(shè)法的進(jìn)行管理以及保護(hù)。最后，做為檔案管理人員應(yīng)該積極參加地方檔案部門舉辦的各類活動(dòng)；檔案室應(yīng)該做好自己的宣傳欄，要求向單位全員進(jìn)行宣講；使全體員工能夠?qū)Α稒n案法》了如指掌，根據(jù)相關(guān)法律更好的進(jìn)行檔案管理；定期將這一季度或者是這一年在檔案管理工作中存在的問(wèn)題向全體員工進(jìn)行宣講，讓其他人員明確以后檔案工作該如何進(jìn)行。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案的管理中，最主要的還是管理人員的綜合素質(zhì)，管理人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理的質(zhì)量。為了能夠提高管理人員的管理能力，提高其自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須加大檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。首先，應(yīng)該鼓勵(lì)管理人員自學(xué)，在自己的工作崗位上不斷成長(zhǎng)；其次，單位應(yīng)該提供管理人員區(qū)外地學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，特別是在檔案管理方面做的比較好的單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，彌補(bǔ)自身的不足；再次，新的管理人員必須進(jìn)行崗前培訓(xùn)，在職的管理人員也應(yīng)該定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)；最后，完善激勵(lì)機(jī)制以及實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)于在檔案管理中表現(xiàn)優(yōu)秀的人員應(yīng)該加以鼓勵(lì)，相反，對(duì)于在工作中出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤的人員應(yīng)該加以懲罰。定期的對(duì)管理人員進(jìn)行考核，使優(yōu)秀的管理人員脫引而出，更好的勝任所擅長(zhǎng)的工作。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案綜合管理提出了新的管理要求。尤其是辦公自動(dòng)化以及無(wú)紙化等新事物的出現(xiàn)，是檔案管理工作發(fā)生很大的變化，因此，全面實(shí)現(xiàn)電子化管理，采用電子計(jì)算機(jī)以及掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率。另一方面，應(yīng)該逐步建立以及健全檔案管理的網(wǎng)路系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。特別是使用條形碼技術(shù)，能夠使檔案人員在調(diào)出或者歸還檔案時(shí)，主需要通過(guò)條形碼管理，就能夠準(zhǔn)確讀取每一件檔案的詳細(xì)信息，確保每一件不漏。采用專門的軟件，對(duì)于超時(shí)以及沒(méi)有及時(shí)歸還檔案的人員，可以進(jìn)行提醒，能夠有效防止檔案由于外借兒導(dǎo)致的丟失；使用條形碼技術(shù)采用電腦打印，就避免了過(guò)去使用油墨打印，檔案號(hào)出現(xiàn)墨跡不清，甚至是涂改現(xiàn)象，采用條形碼技術(shù)能夠大大避免這種情況的出現(xiàn)，并且打印統(tǒng)一規(guī)格的紙張，外形也比較美觀。

（四）完善檔案管理制度

為了使檔案管理中能夠做到有章可循，應(yīng)該完善檔案管理制度。各個(gè)單位在依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)以及上級(jí)傳達(dá)的規(guī)章制定相應(yīng)的制度之外，還應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定行之有效的檔案管理制度。例如：對(duì)于文件材料的整理、積累、保管以及統(tǒng)計(jì)等都應(yīng)該做出統(tǒng)一規(guī)劃要求，作為檔案管理工作的指南。充分發(fā)揮檔案信息的作用。另一方面，應(yīng)該明確檔案管理的負(fù)責(zé)人以及專兼職檔案人員的職責(zé)。做為單位領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該在各部門選擇素質(zhì)較高的人員作為檔案管理人員，從而負(fù)責(zé)檔案的收集、整理以及歸檔工作，形成一套行之有效的檔案管理制度。

（五）對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期規(guī)劃，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

通過(guò)實(shí)踐證明，對(duì)于大單位的檔案應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案資料信息中心或者是檔案館，中小單位應(yīng)該建立檔案室，將單位的檔案實(shí)現(xiàn)集中管理以及統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。這樣一來(lái)，不僅能夠保證檔案的統(tǒng)一管理，還能夠精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，減少相應(yīng)的單位成本。另一方面，檔案的管理應(yīng)該從便于利用的原則出發(fā)，應(yīng)單位內(nèi)的檔案進(jìn)行分門別類的管理，從而使單位的全部檔案在實(shí)體上能夠構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一以及科學(xué)的類別體系。實(shí)現(xiàn)檔案綜合分類管理，有利于檔案信息的查找，充分發(fā)揮其作用。

總之，檔案管理最為重要的就是思想觀念問(wèn)題，就應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念。然后從單位領(lǐng)導(dǎo)自身、檔案管理人員的綜合素質(zhì)、檔案管理的一系列制度、檔案管理工作具有的前瞻性以及充分利用現(xiàn)代的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，順應(yīng)當(dāng)代的時(shí)代需求，將檔案管理工作落到之處，相信在不久的將來(lái)，一定能夠充分發(fā)揮檔案信息的作用。