企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求分析

袁靜

（國(guó)網(wǎng)江西省電力有限公司培訓(xùn)中心，江西 南昌 330032）

一、人事檔案管理工作的重要性

（一）能夠?yàn)槠髽I(yè)提供員工的詳細(xì)數(shù)據(jù)。

通過人力資源工作人員在通過梳理員工人事檔案的方式，能夠快速讓企業(yè)管理人詳細(xì)了解員工以往的工作內(nèi)容和方式。與此同時(shí)，企業(yè)負(fù)責(zé)人還可以簡(jiǎn)要評(píng)估員工的綜合能力，并且大概分析他們?cè)诠ぷ髦械臐摿?。把人事檔案作為對(duì)員工能力的基本參考，可以將工作進(jìn)行詳細(xì)分化并有條理的安排工作，也能夠使員工有質(zhì)量的完成任務(wù)，將他們的能力發(fā)揮最大化，避免因?yàn)槿狈π畔⒑蛿?shù)據(jù)，使得員工的才能沒有辦法發(fā)揮得當(dāng)。在這個(gè)方面來(lái)分析，加強(qiáng)人事檔案的管理水平是最好發(fā)揮人力資源管理效益的方法。

（二）優(yōu)化人力資源管理工作。

伴隨著中國(guó)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，人事檔案管理工作慢慢地會(huì)和公司其他部門之間形成相互的信息資源共享，用于實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部信息的平穩(wěn)交流，不論是是部門之間，還是員工和員工之間，甚至于地區(qū)之間的信息都能夠合理有序傳達(dá)。這樣可以避免因?yàn)樾畔⑷笔б鸬囊恍﹩栴}，如員工職務(wù)分工、人才流失等，不但優(yōu)化了企業(yè)之中人力資源的精細(xì)化分配，還能夠促進(jìn)了企業(yè)業(yè)務(wù)的提升發(fā)展。

（三）能夠準(zhǔn)確分析出企業(yè)對(duì)人才的需求。

在人力資源管理工作之后，進(jìn)行員工人事檔案梳理和管理有助于企業(yè)在業(yè)務(wù)發(fā)展過程中準(zhǔn)確識(shí)別公司的人才需求，分析公司缺乏和需要的人才，并將比對(duì)出的信息用作人才的基本參考，從而制定合理的人力資源需求計(jì)劃。從這個(gè)角度來(lái)看，企業(yè)對(duì)人事檔案的合理分析是獲取可靠有效資料的基本手段，也是企業(yè)招聘發(fā)展人才的途徑之一。

二、管理人事檔案的問題

（一）在人事材料方面的處理過于簡(jiǎn)單片面，檔案內(nèi)容真實(shí)可靠性不夠。在現(xiàn)代企業(yè)中，人事檔案的資料處理過于簡(jiǎn)單片面，結(jié)果就是員工人事檔案內(nèi)容中往往只有表?yè)P(yáng)、夸贊，對(duì)缺陷和不足卻只字不提，這是不利于企業(yè)對(duì)員工檔案進(jìn)行合理的分析。除此之外，在許多檔案中，有些檔案內(nèi)容甚至是前后不一致的，有一些檔案則是無(wú)關(guān)緊要的，并且存在胡亂編撰的行為。編造檔案、填寫虛假內(nèi)容是為了滿足企業(yè)用人需求。這些現(xiàn)象是在現(xiàn)今企業(yè)管理中很常見，對(duì)企業(yè)人事檔案的管理有很重大的影響。

（二）公司人員檔案儲(chǔ)存制度。

近年來(lái)，中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對(duì)于高素質(zhì)人才的需求也越來(lái)越多樣化，所以對(duì)于人才就業(yè)的方向也越來(lái)越多元化。各大公司和單位也逐漸采用現(xiàn)代化管理模式和機(jī)制以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。當(dāng)今社會(huì)，在招聘過程中，公司會(huì)根據(jù)面試員工的回答和公司的需求來(lái)對(duì)應(yīng)員工的崗位分配，公司對(duì)于員工之前的工作經(jīng)驗(yàn)不在過分注重，而是將個(gè)人的品質(zhì)放在首位，并且在合同中將管理制度寫下，讓員工在入職之前將內(nèi)容都看清楚，再做選擇，近年來(lái)隨著工作制度的不斷更新，企業(yè)之間的人才競(jìng)爭(zhēng)也變得越來(lái)越激烈了，優(yōu)質(zhì)人才能夠按照自己的想法進(jìn)行工作的選擇，雖然人員流動(dòng)會(huì)導(dǎo)致在交接過程中個(gè)人檔案出現(xiàn)問題，有些公司或許不希望自己的信息被透露出去，為了保護(hù)自己的檔案導(dǎo)致一系列問題。除此之外，當(dāng)前人事工作需要著重注意檔案流動(dòng)以及歸屬問題，以此保證能夠適應(yīng)當(dāng)代公司制度的更新和發(fā)展。

（三）當(dāng)前許多公司對(duì)于員工檔案的不重視。

由于許多小型公司對(duì)于人員的要求不太高，所以對(duì)于人員的檔案也不過分重視，導(dǎo)致檔案存在嚴(yán)重的問題，唯有在一些特殊時(shí)間能夠拿出來(lái)進(jìn)行一番查閱和調(diào)研，并且對(duì)于入職的員工，正式入職后檔案基本上是存在某處，基本上沒有人會(huì)去管理，在對(duì)于人員的職位培養(yǎng)或者培訓(xùn)過程中，才會(huì)存在關(guān)系的更新和使用，然而，對(duì)于大多數(shù)情況來(lái)說(shuō)，人員檔案的使用基本不存在。

三、人事檔案管理工作的建議

首先，人事專員要對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)及其使用情況進(jìn)行有序檢驗(yàn)，并社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)和實(shí)際的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行有效的更新。二是優(yōu)化人事檔案的收集、管理和審計(jì)手段，增強(qiáng)其真實(shí)可靠性，從根本上杜絕虛假信息的滲透。最后，必須為每個(gè)工作人員實(shí)施人事檔案管理。因此，通過對(duì)人事工作人員地教育和培訓(xùn)，對(duì)提高人事管理人員的工作能力和基本素質(zhì)至關(guān)重要?，F(xiàn)代人事檔案管理方法必須由具有現(xiàn)代專業(yè)技能的人才支持。因此，人事管理人員的素質(zhì)尤為重要，有必要根據(jù)自己公司的實(shí)際情況更新現(xiàn)有的HRM模型，記錄管理人員的整體能力繼而嚴(yán)格核實(shí)，管理人員必須具備真正的專業(yè)資格和技能，并且必須在參與工作前進(jìn)行在職科學(xué)培訓(xùn)，提高管理和科技學(xué)習(xí)能力，激發(fā)檔案管理人員的積極性和主觀能動(dòng)性，可以保證人事檔案管理工作的有效實(shí)施?；谝陨先c(diǎn)，能夠快速提高企業(yè)人事檔案的管理工作。

四、結(jié)論

總之，人事檔案的工作人力資源部門中依舊是無(wú)可替代的作用。21世紀(jì)的今天，當(dāng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)占主要地位時(shí)，我們有必要運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)手段和措施來(lái)創(chuàng)新人事檔案的管理，這樣才能推動(dòng)公司的進(jìn)步與發(fā)展。