人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的重要性

盧福梅

（東莞市東坑醫(yī)院，廣東 東莞 523451）

一、人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的重要性

（一）制定長遠(yuǎn)培訓(xùn)計(jì)劃

醫(yī)院每年定期開展各類培訓(xùn)與講座，以此提高員工的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，幫助員工規(guī)劃職業(yè)生涯規(guī)劃，進(jìn)而提高醫(yī)院的整體實(shí)力。但因醫(yī)院員工的學(xué)歷、綜合素質(zhì)、專業(yè)水平存在差異性，在開展培訓(xùn)工作之前，應(yīng)對(duì)員工的知識(shí)接受能力與培訓(xùn)需求進(jìn)行全面了解，否則培訓(xùn)質(zhì)量難以提高，甚至出現(xiàn)培訓(xùn)資源浪費(fèi)等情況。借助人事檔案，還能夠提高培訓(xùn)工作的針對(duì)性，人力資源管理部門在開展培訓(xùn)工作之前，對(duì)人事檔案進(jìn)行查詢，針對(duì)員工的學(xué)歷水平、職業(yè)規(guī)劃、實(shí)際需求等信息，開展相關(guān)培訓(xùn)業(yè)務(wù)，進(jìn)而提高員工綜合素質(zhì)，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展以及員工的自身規(guī)劃奠定基礎(chǔ)。

（二）激發(fā)員工工作熱情

隨著我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)員工薪資分配制度不斷改革，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際運(yùn)營情況，并結(jié)合國家所出臺(tái)的相關(guān)規(guī)定，對(duì)員工薪資結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)。在當(dāng)前的薪資制度當(dāng)中，員工收入評(píng)定的主要影響因素包含職稱、學(xué)歷、年齡等，借助人事檔案，將這些信息的真實(shí)性充分反映出來，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)相關(guān)材料與信息進(jìn)行審核與評(píng)定，保證每位員工薪資的合理性。另外，在實(shí)際的工作過程中，還應(yīng)根據(jù)員工的專業(yè)能力、貢獻(xiàn)程度等信息的薪資分配結(jié)構(gòu)進(jìn)行改革，以此提高員工工作的積極性，滿足醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的需求。

（三）提供人力資源依據(jù)

隨著我國醫(yī)院數(shù)量的不斷增加和醫(yī)療結(jié)構(gòu)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象就是醫(yī)療技術(shù)人才，醫(yī)院應(yīng)全面精準(zhǔn)了解每位員工的真實(shí)情況以及業(yè)務(wù)能力，對(duì)員工的人事檔案記性審查，使醫(yī)院人力資源管理部門能夠全面詳細(xì)的了解到員工的工作經(jīng)驗(yàn)以及業(yè)務(wù)水平，但凡崗位出現(xiàn)空缺，人力資源管理部門根據(jù)不同崗位的需求，為醫(yī)院選出最合適的員工，充分挖掘每位員工的潛在能力，將員工的價(jià)值與優(yōu)勢發(fā)揮出來。近些年來，醫(yī)院對(duì)醫(yī)療技術(shù)骨干給予高度重視和培訓(xùn)，與其他選拔方式相比較，人事檔案所反映出的信息更具有真實(shí)可靠性。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

（一）管理方式相對(duì)落后

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，管理方式更加多元化，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方式，難以滿足現(xiàn)代化管理的需求。第一，因信息化程度較低，盡管在醫(yī)院的人事檔案管理過程中，計(jì)算機(jī)得到廣泛使用，但因缺乏專門的檔案管理軟件，只能夠儲(chǔ)存與檢索一些較為簡單的目錄，信息儲(chǔ)存量較少，難以對(duì)復(fù)雜的檔案進(jìn)行管理。第二，管理方式較為單一，部分醫(yī)院習(xí)慣性延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理方式，使得檔案資料更新速度較慢，甚至出現(xiàn)檔案資料不完整等情況。

（二）信息的利用率較低

部分醫(yī)院在開展人事檔案管理這項(xiàng)工作時(shí)，習(xí)慣性延續(xù)傳統(tǒng)的管理方式，依靠人工記錄與整理檔案，導(dǎo)致更新速度較慢，甚至出現(xiàn)檔案遺失等情況。另外，因缺乏完善的醫(yī)院人事檔案管理電子系統(tǒng)，部分檔案管理人員并沒有熟練掌握現(xiàn)代技術(shù)，直接影響醫(yī)院人事檔案管理工作效率。另外，醫(yī)院人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的政治性與專業(yè)性，更是考察內(nèi)部員工依據(jù)，假如人事檔案所提供的信息缺乏真實(shí)性，那么這項(xiàng)工作就失去了存在的意義。

（三）人員業(yè)務(wù)水平不高

醫(yī)療是醫(yī)院最重要的工作任務(wù)，但是受傳統(tǒng)工作觀念的影響，工作人員將自身工作的重點(diǎn)放在提高醫(yī)療水平、對(duì)于醫(yī)療水平的投入，醫(yī)院文化的建設(shè)與人事檔案管理卻因此被忽略，導(dǎo)致檔案管理人員失去工作熱情，態(tài)度相對(duì)較為敷衍，甚至出現(xiàn)員工檔案丟失或者檔案內(nèi)容不完善的情況，直接影響到醫(yī)院的人力資源配置。另外，因檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，為工作人員提出了更高的要求，無法迅速掌握各項(xiàng)新技術(shù)，為提高醫(yī)院檔案管理水平帶來一定難度。

三、提高醫(yī)院人事檔案管理水平的建議

（一）建立檔案管理制度

在醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，人事檔案能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的開展提供科學(xué)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，最大限度挖掘醫(yī)院的人力資源，將醫(yī)院人員的真實(shí)水平充分發(fā)揮出來。為做好醫(yī)院的人事檔案工作，不僅要考慮醫(yī)院的實(shí)際情況，還應(yīng)與相關(guān)法律法規(guī)相互結(jié)合，保證人事檔案管理制度的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，將傳統(tǒng)的人事檔案管理思路進(jìn)行改變，檔案資料收集途徑向外進(jìn)行拓展，擴(kuò)大人事檔案的信息規(guī)模。與此同時(shí)，醫(yī)院在開展人事檔案管理工作時(shí)，還需應(yīng)用先進(jìn)的電子技術(shù)，為醫(yī)院的人力資源管理提供最佳服務(wù)。

（二）采取動(dòng)態(tài)管理方式

受傳統(tǒng)管理工作理念的影響，在實(shí)際的過程中，人事檔案的動(dòng)態(tài)規(guī)律被忽略，員工的真實(shí)狀況難以全面精確的反應(yīng)出來，因此，應(yīng)在醫(yī)院內(nèi)容建立動(dòng)態(tài)化的管理制度，對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端進(jìn)行彌補(bǔ)。檔案管理人員在平日的工作過程中，應(yīng)用積極主動(dòng)的態(tài)度收集與整理資料，將每位員工不同階段的真實(shí)面貌反應(yīng)出來，其中還應(yīng)將個(gè)人的特色展現(xiàn)出來，例如，學(xué)術(shù)成果、技術(shù)掌握情況、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、手術(shù)成功率等。在醫(yī)院選拔人才、考核培訓(xùn)的過程中，提供真實(shí)可靠的用人依據(jù)，營造公平公正的工作環(huán)境，提高醫(yī)院內(nèi)部的凝聚力。

（三）提高人員工作能力

人事檔案管理這項(xiàng)工作相對(duì)復(fù)雜且細(xì)致，為檔案管理人員的專業(yè)能力提出了更高的要求。在平日的檔案管理工作當(dāng)中，管理人員在工作的過程中應(yīng)投入更多耐心與細(xì)心，將檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到實(shí)處。在搜集與更新檔案的過程中，管理人員應(yīng)做到不遺漏與不出錯(cuò)，對(duì)其及時(shí)進(jìn)行更新與整合，對(duì)各項(xiàng)資料事無巨細(xì)的進(jìn)行整合與歸檔，其中應(yīng)包含學(xué)習(xí)成績、職稱評(píng)定情況、政治思想表現(xiàn)等。面對(duì)繁瑣復(fù)雜的材料，管理部門應(yīng)提高自身責(zé)任意識(shí)，對(duì)自身工作投入更多熱情，在整理檔案的過程中還應(yīng)考慮員工的切實(shí)利益。另外，醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不僅要提高員工的計(jì)算機(jī)使用水平，也要具備過硬的檔案管理技術(shù)。最后，加強(qiáng)員工的職業(yè)道德素養(yǎng)與法制意識(shí)，管理人員提高自身全方位能力，保證醫(yī)院人力資源管理工作的順利開展。

（四）采取信息化的模式

在當(dāng)前的大環(huán)境下，信息技術(shù)得到飛速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐做到與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。第一，醫(yī)院應(yīng)完善硬件與軟件設(shè)備，為信息化管理工作的開展奠定基礎(chǔ)，不僅要添置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，還應(yīng)增加一些報(bào)警器、消防設(shè)備、除濕器等，更新與升級(jí)檔案管理系統(tǒng)。第二，將完善檔案管理系統(tǒng)作為前提基礎(chǔ)，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行全方面更新。第三，醫(yī)院還應(yīng)借助無線網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)人事檔案向著信息化方向發(fā)展，針對(duì)不同部門的使用權(quán)限，提高人事檔案的搜索、查閱、評(píng)價(jià)等功能，全體員工應(yīng)給予檔案高度重視，同時(shí)提高人力資源管理的公平性與透明度。

結(jié)語

總而言之，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，人力資源的合理管理時(shí)首要條件，人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的重要性由此得到凸顯，既能夠提高醫(yī)院綜合水平，還能夠保證醫(yī)院的核心競爭力。因此，醫(yī)院應(yīng)給予人事檔案管理高度重視，合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，提高管理人員的專業(yè)化水平，在醫(yī)院人力資源管理中，將人事檔案的意義充分發(fā)揮出來，進(jìn)一步提高人事檔案在人力資源管理中的重要價(jià)值。