談?wù)剻n案管理的服務(wù)與創(chuàng)新

趙曉娟

（河北省淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 淶源 074300）

一、信息化條件下的檔案管理的意義

當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)成為了檔案管理信息化的有力保障，由于通信技術(shù)逐漸成熟，已經(jīng)對(duì)人們生活的方方面面產(chǎn)生了重要的影響，同時(shí)人們也在逐漸步入信息化時(shí)代。信息化條件下的檔案管理工作主要通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息資源的快速采集、總結(jié)和利用。在檔案管理工作中，專業(yè)的檔案管理部門(mén)通過(guò)先進(jìn)的電子化方法，實(shí)現(xiàn)信息資源的合理分類和高效處理，同時(shí)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為輔助，讓用戶所享受的服務(wù)質(zhì)量更高[1]。當(dāng)今時(shí)代，信息化條件下的檔案管理工作面臨著更加艱難的挑戰(zhàn)，只有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作信息化的重要意義。

二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案工作方面

由于檔案工作對(duì)專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案管理，需要對(duì)檔案整體進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。傳統(tǒng)的檔案歸檔和記錄大多以紙質(zhì)和人工的方式進(jìn)行，同時(shí)還有歷史遺留下來(lái)的問(wèn)題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進(jìn)行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質(zhì)量不理想，對(duì)信息系統(tǒng)軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動(dòng)化管理較難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，一些檔案館和檔案室僅實(shí)現(xiàn)半信息化的管理，這對(duì)全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理有一定程度上的制約。綜上，檔案工作方面存在的問(wèn)題束縛了信息化條件下檔案管理工作的發(fā)展。

（二）檔案管理的信息化特點(diǎn)

信息化技術(shù)的發(fā)展速度較快，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術(shù)滯后的問(wèn)題。大部分檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中未充分結(jié)合檔案管理程序的標(biāo)準(zhǔn)性和信息技術(shù)的特點(diǎn)，大量檔案在歸檔時(shí)利用磁盤(pán)或光盤(pán)存儲(chǔ)，這種方式存在許多不足，使得檔案管理工作難以跟上現(xiàn)代化高速發(fā)展的步伐[3]。

（三）檔案信息系統(tǒng)

在信息化條件下，旨在將檔案信息系統(tǒng)建設(shè)為能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀的目錄檔案系統(tǒng)。當(dāng)下我國(guó)的檔案信息系統(tǒng)有很多層次，但是大多都達(dá)不到檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)規(guī)范性、專業(yè)性和開(kāi)放性的要求。

三、信息化條件下檔案管理的問(wèn)題和對(duì)策

（一）數(shù)字信息的檔案管理

數(shù)字信息量較大，其中一些數(shù)據(jù)被積累儲(chǔ)存在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，一些被定期銷毀，還有一些被轉(zhuǎn)移到臨時(shí)載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統(tǒng)，可能會(huì)造成較大的損失。在以往的檔案管理過(guò)程中，已經(jīng)形成了以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行檔案管理的管理體系和業(yè)務(wù)流程，在文件歸檔到檔案系統(tǒng)當(dāng)中的時(shí)候，數(shù)字信息不能歸納到一般的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，因?yàn)閿?shù)字信息容易在周轉(zhuǎn)過(guò)程中缺失，導(dǎo)致電子文件在檔案管理過(guò)程中缺失。因此，為了解決數(shù)字信息的檔案管理過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題，可以采用“雙套制”策略。雙套制策略指的是對(duì)檔案信息用兩種不同的方式記錄并保存。電子檔案所占空間小、信息儲(chǔ)存量較大且能夠快速查找，但是由于電子檔案的特殊記錄形式，導(dǎo)致電子檔案的安全性和穩(wěn)定性存在一定的問(wèn)題，例如會(huì)出現(xiàn)原稿被改動(dòng)或者格式問(wèn)題無(wú)法識(shí)別的情況；而紙質(zhì)檔案因?yàn)橐约堎|(zhì)的方式進(jìn)行記錄，所以會(huì)占據(jù)較大的空間，承載的內(nèi)容也較有限，同時(shí)查找起信息來(lái)也較麻煩，但是紙質(zhì)檔案記錄的信息真實(shí)可靠，能夠保存較久。因此充分考慮到電子檔案和紙質(zhì)檔案均為優(yōu)缺點(diǎn)并存的記錄方式，“雙套制”的檔案管理方式較符合現(xiàn)代信息化條件下檔案管理工作的要求。

（二）電子檔案的管理與存儲(chǔ)

信息化時(shí)代的到來(lái)，讓電子文件的數(shù)量也大大地增加，對(duì)非文本數(shù)據(jù)的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內(nèi)容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統(tǒng)的手動(dòng)式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動(dòng)量，同時(shí)提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來(lái)了極大的便捷，但是，檔案管理的電子文件真實(shí)性、存儲(chǔ)時(shí)期和規(guī)范性還需進(jìn)一步加強(qiáng)。在建設(shè)檔案目錄中心和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要利用法規(guī)對(duì)電子文件的格式進(jìn)行規(guī)范化管理，盡量使檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范。同時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件進(jìn)行篩選，篩選出關(guān)鍵的信息進(jìn)行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費(fèi)，收集一些不必要的信息[4]。

四、信息化條件下的服務(wù)創(chuàng)新

（一）在網(wǎng)絡(luò)上建立起檔案信息查詢網(wǎng)站

目前，為了能夠讓人們更多地了解到企業(yè)和單位的最新發(fā)展情況，許多單位、企業(yè)等都開(kāi)通了自己的網(wǎng)站；一些高校也利用網(wǎng)絡(luò)建立了本校的網(wǎng)站，將本校的師資信息、校園環(huán)境信息等發(fā)布在網(wǎng)站上，方便學(xué)生等對(duì)高校的了解。與此同時(shí)，這些網(wǎng)站不僅發(fā)布信息，還建立了專業(yè)的團(tuán)隊(duì)對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保信息能夠更好地向人們展示。檔案館或者檔案室也應(yīng)該學(xué)習(xí)這種現(xiàn)代化的手段，積極地開(kāi)通網(wǎng)站服務(wù)，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給客戶提供更加便捷的服務(wù)。檔案管理工作可以借助網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化。

（二）開(kāi)展檔案工作在線服務(wù)

當(dāng)今時(shí)代下，人們?cè)絹?lái)越注重時(shí)效性，因此，人們?cè)诶脵n案信息的過(guò)程中，也對(duì)時(shí)效性提出了要求。傳統(tǒng)的檔案信息的利用方式有許多不足之處，比如人們需要檔案管理工作人員查找某些信息的過(guò)程中，檔案管理工作人員往往需要在檔案室進(jìn)行查找，再將檔案復(fù)印或者拍照，這種傳統(tǒng)的查找方式在時(shí)間和空間上有一定的限制，不具備較高的時(shí)效性，因此無(wú)法滿足人們的需求。此時(shí)，檔案管理工作必須改變查找手段，例如通過(guò)郵箱、郵件和窗口問(wèn)答等方式為檔案信息查詢者提供網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)，提高檔案信息的時(shí)效性。

（三）創(chuàng)新服務(wù)

人們對(duì)檔案信息的需求日益增加，檔案室要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要，對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)要進(jìn)行相應(yīng)地創(chuàng)新，為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。