基于共享數(shù)據(jù)中心的高校學(xué)生事務(wù)業(yè)務(wù)流程再造研究

鮑紹武 楊銳

（安徽工商職業(yè)學(xué)院，安徽 合肥 231131）

一、共享數(shù)據(jù)中心

在高校信息化建設(shè)過程中，由于建設(shè)初期缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，大多數(shù)應(yīng)用系統(tǒng)都是從部門和個(gè)人業(yè)務(wù)需求出發(fā)實(shí)施的。沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，無法共享數(shù)據(jù)。并且，同類信息存在于不同應(yīng)用系統(tǒng)中而無法同步，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法在不同應(yīng)用系統(tǒng)之間流動(dòng)，造成諸多問題的出現(xiàn)。因此，在各種應(yīng)用系統(tǒng)之間集成數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和同步，是當(dāng)前高校信息化和數(shù)字化校園建設(shè)亟待解決的問題。

大學(xué)共享數(shù)據(jù)中心是一個(gè)數(shù)據(jù)平臺，可收集、處理和存儲(chǔ)各種共享數(shù)據(jù)，并為整個(gè)學(xué)校的各種應(yīng)用系統(tǒng)提供共享服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)各種應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享，需要建立基于數(shù)據(jù)管理和利用的共享數(shù)據(jù)中心來存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)。同時(shí)，它有效地管理數(shù)據(jù)并提供數(shù)據(jù)訪問手段，為各種應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享提供平臺，以確保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性，完整性和一致性。高校的各類應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)紛雜繁多，共享數(shù)據(jù)中心要收集處理和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)是學(xué)校各類應(yīng)用系統(tǒng)共同的數(shù)據(jù)、各類業(yè)務(wù)相互關(guān)聯(lián)的核心的數(shù)據(jù)，以及可供進(jìn)一步共享和利用的數(shù)據(jù)。

二、學(xué)生事務(wù)業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

學(xué)生事務(wù)是高校維護(hù)大學(xué)生正常學(xué)習(xí)生活秩序，促進(jìn)大學(xué)生全面發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高等教育目標(biāo)的重要手段。我們將教學(xué)過程之外必須提供的具體事項(xiàng)劃分為管理學(xué)生事務(wù)和指導(dǎo)和服務(wù)學(xué)生事務(wù)。管理學(xué)生事務(wù)主要涉及招生，學(xué)生身份管理，日常行為管理，社區(qū)和課外活動(dòng)管理獎(jiǎng)懲管理，獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、貸款管理，宿舍管理，就業(yè)創(chuàng)業(yè)管理等；相關(guān)指導(dǎo)和服務(wù)學(xué)生事務(wù)涉及學(xué)生干部培訓(xùn)，活動(dòng)咨詢，心理咨詢，學(xué)習(xí)指導(dǎo)以及就業(yè)指導(dǎo)等。

高校涉及學(xué)生事務(wù)的業(yè)務(wù)不僅是跨部門的，也可能是跨應(yīng)用系統(tǒng)的，有些業(yè)務(wù)在各高校的管理部門可能不同，如學(xué)生學(xué)籍有的學(xué)校是教務(wù)部門負(fù)責(zé)，有的高校是學(xué)生部門負(fù)責(zé)，共享數(shù)據(jù)中心必須打破這種部門分工和應(yīng)用系統(tǒng)的界限，按照學(xué)生為根本的原則和學(xué)生事務(wù)自身的規(guī)律重構(gòu)業(yè)務(wù)流程。

（一）新生入學(xué)報(bào)到注冊出現(xiàn)的一系列問題

新學(xué)生的報(bào)到工作是高校的學(xué)生事務(wù)基礎(chǔ)性工作之一。學(xué)生報(bào)到涉及了學(xué)生處、財(cái)務(wù)處、后勤服務(wù)管理中心、信息化建設(shè)與發(fā)展處及各二級學(xué)院等多個(gè)部門。例如，招生辦公室提供新生名冊，教務(wù)處和二級學(xué)院做出專業(yè)調(diào)整，從信息化建設(shè)與發(fā)展處得到技術(shù)支持。由于各應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)不可共享，為完成新生人學(xué)報(bào)到工作，各部門之間需要進(jìn)行大量的協(xié)調(diào)。招生辦公室從錄取系統(tǒng)載新生錄取名冊，分發(fā)給各職能部門，各部門根據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)需要進(jìn)行整理，錄入或?qū)氲较嚓P(guān)應(yīng)用系統(tǒng)。報(bào)到當(dāng)天各部門在報(bào)到現(xiàn)場各自設(shè)置的辦公點(diǎn)處理新生報(bào)到事項(xiàng)，新生報(bào)到需要到不同部門辦理各種手續(xù)，由于新生報(bào)到時(shí)間不可預(yù)測，加上其它各種不可預(yù)期的因素，往往造成現(xiàn)場到處需要排長隊(duì)，場面混亂等常見的現(xiàn)象。

（二）新生數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)

由于高校錄取的新生不是百分之百報(bào)到，由錄取獲得的數(shù)據(jù)新生報(bào)到后還要進(jìn)行處理，包括對實(shí)際報(bào)到的名冊進(jìn)行整理，剔除(注銷)未報(bào)到學(xué)生，加上因特殊原因進(jìn)行的專業(yè)調(diào)整，生成分專業(yè)的新生正式名冊，進(jìn)行分班和編制正式學(xué)號，根據(jù)學(xué)生報(bào)到、交費(fèi)或者申請綠色通道等情況進(jìn)行注冊等。

（三）新生報(bào)道過程的業(yè)務(wù)重構(gòu)

共享數(shù)據(jù)中心的建立為新生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)提供了基礎(chǔ)，但還要根據(jù)高校自身的新生報(bào)到事務(wù)實(shí)際和應(yīng)用系統(tǒng)的邏輯關(guān)聯(lián)分析，實(shí)現(xiàn)流程的優(yōu)化。招生部門的新生錄取數(shù)據(jù)是迎新數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，迎新工作可以直接利用招生錄取下載的數(shù)據(jù)，招生辦公室將新生數(shù)據(jù)提交給學(xué)籍管理部門編制臨時(shí)學(xué)號，并導(dǎo)入到共享數(shù)據(jù)中心生成新生主題數(shù)據(jù)。新生主題數(shù)據(jù)生成后，共享數(shù)據(jù)中心按照預(yù)先設(shè)置好的調(diào)度流程將學(xué)生信息推送到其他應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)新生報(bào)到前數(shù)據(jù)的初始化工作。

新生報(bào)到現(xiàn)場出現(xiàn)混亂的根本原因是報(bào)到手續(xù)繁雜，需要到不同部門辦理手續(xù)，為此應(yīng)該建立新生報(bào)到一站式服務(wù)，也就是新生僅需到院系一次性辦理入學(xué)報(bào)到手續(xù)。共享數(shù)據(jù)中心的建立和數(shù)據(jù)流程的重構(gòu)為新生報(bào)到一站式服務(wù)提供了基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上對迎新現(xiàn)場的報(bào)到業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合和重構(gòu)實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)。

（四）新生學(xué)籍注冊流程重構(gòu)

新生報(bào)到的信息同步到共享數(shù)據(jù)中心后，共享數(shù)據(jù)中心可以基于學(xué)籍注冊業(yè)務(wù)的要求進(jìn)行注冊條件判斷，符合條件的新生在學(xué)籍管理系統(tǒng)中自動(dòng)生成注冊信息，不符合注冊條件的新生則自動(dòng)生成”未注冊”通知，通過郵件發(fā)送相關(guān)的院系學(xué)生管理人員或新生本人。

（五）學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)更新流程重構(gòu)

新生學(xué)籍正式生成后，若學(xué)生信息發(fā)生變更，需要在不同應(yīng)用系統(tǒng)中做相應(yīng)的同步更新，如學(xué)生臨時(shí)學(xué)號采用教務(wù)處最終確定的正式學(xué)號學(xué)生專業(yè)與班級的調(diào)整等屬于批量信息變更，而個(gè)別學(xué)生的身份信息的變更屬于個(gè)別變更。無論批量信息變更還是個(gè)別信息變更，共享數(shù)據(jù)中心都可以捕捉學(xué)生學(xué)籍系統(tǒng)學(xué)生信息的變化，實(shí)時(shí)更新學(xué)生信息的數(shù)據(jù)，更新后再將這種變化推送到相關(guān)聯(lián)的其他應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)同步更新。

結(jié)束語：高校學(xué)生事務(wù)業(yè)務(wù)繁多，涉及面廣，工作量較大，高校應(yīng)借助于校園數(shù)字化的良機(jī)和共享數(shù)據(jù)中心建設(shè)的基礎(chǔ)，針對學(xué)校的實(shí)際，優(yōu)化和重構(gòu)學(xué)生事務(wù)的業(yè)務(wù)流程，大大降低了學(xué)生事務(wù)的復(fù)雜性，提高工作效率，減少對學(xué)生管理的負(fù)擔(dān)。