探討檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展與趨勢

陳翠平

（黑龍江省虎林市八五八農(nóng)場，黑龍江 虎林 158419）

經(jīng)濟建設增長，越來越多的人關注檔案管理的作用。在某種程度上，檔案管理包括收集、整理、價值評估和檔案管理、目錄編制、檢索、統(tǒng)計研究和使用。

另一方面，檔案管理的發(fā)展并不完全穩(wěn)定。檔案管理工作的質量將直接影響檔案的總體利用效率，因此，在實際管理檔案的過程中，必須把實質性工作放在首位。檔案管理的主要目的是通過改進和建立管理系統(tǒng)，提供有關社會和實際工作服務的更好信息，該系統(tǒng)可以合理地系統(tǒng)化和分類有效信息，并在實踐中有效地使用它。在一定程度上促進了經(jīng)濟建設的發(fā)展，對各行業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了重大影響。

一、檔案管理將實現(xiàn)無紙化管理

隨著計算機技術的擴展和網(wǎng)絡的擴展，無紙化辦公將成為現(xiàn)實，傳統(tǒng)的紙質檔案管理格式將發(fā)生根本性的變化。無紙化辦公室和自動化在今天很流行。文件可以在線傳輸，報告可以在線傳輸，從而簡化了發(fā)送文件過程中的手續(xù)，使文件更安全，更快捷。這是技術發(fā)展對辦公自動化的一種變化，也為傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

檔案資源的交換是檔案管理的目標，檔案資源由有限數(shù)量的檔案存儲支持，虛擬化包括通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來增加和豐富檔案資源。如果互聯(lián)網(wǎng)上世界各地的信息存檔說資源存檔可以無限擴展，你可以在很短的時間內搜索信息，可以解決傳統(tǒng)的檔案管理難題。

二、檔案管理將實現(xiàn)縮微化、數(shù)字化

微光技術和數(shù)字視頻的使用為數(shù)字檔案管理提供了強有力的支持。所謂的檔案信息數(shù)字化是使用現(xiàn)代電子技術（如計算機，掃描儀等）將檔案數(shù)據(jù)保管人轉換為電子文件。顯微照相技術可以最大限度地減少小型微量元素上的大量紙質文檔并創(chuàng)建電子文件，數(shù)字圖像是使用數(shù)碼相機和光電轉換的高精度圖像處理，它們在識別，存儲和管理的電子文件中具有共同特征。

在將檔案信息數(shù)字化之后，可以使用快速和大規(guī)模的計算機訪問它，這將顯著減少紙質檔案，克服檔案管理過程中的許多相互矛盾的過程。特別是，微技術，數(shù)字技術和計算機的結合使得能夠有效地處理檔案中的照片，變色，泄漏和刪除圖像以恢復原始面部，這將長時間保存和復制圖像，并且還使計算機能夠訪問情況。這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案管理將實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化

今天的社會是一個信息社會，計算機技術和網(wǎng)絡的廣泛應用，信息空間越來越大，這不僅提高了整個社會的效率，也提高了它與整個社會的聯(lián)系。這為檔案的聯(lián)網(wǎng)和信息管理提供了客觀條件。

目前，通常建立局域網(wǎng)，其中，為了加強文件和信息的機密性，一些當局禁止訪問互聯(lián)網(wǎng)。甚至單一操作，并與網(wǎng)絡物理隔離。但隨著計算機技術和在線技術的發(fā)展，如深化密碼學，語音識別和指紋識別的應用，文檔的機密性將得到顯著提高。對電子文件的真實性也通過應用電子文件的簽名技術增強了服務和接收單位的信任。該技術的開發(fā)和應用為識別記錄管理過程中電子記錄的真實性和可靠性提供了技術保障。

網(wǎng)絡傳輸作為傳遞信息的手段，具有無可比擬的優(yōu)越性。首先，傳輸速度快，其次，擴散很寬，第三，傳輸不會脫軌，第四，傳輸成本低，并且已在世界范圍內得到廣泛認可。檔案管理也將隨著這項技術的發(fā)展而發(fā)展。

四、檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化

隨著新技術的發(fā)展，存檔的方式已經(jīng)多樣化，除了紙張，圖像，電影等傳統(tǒng)媒體，以及CD-ROM等數(shù)字電子和視聽文件。，軟盤等出現(xiàn)了。幾種檔案媒體的共存不可避免地使檔案館藏變得多樣化。傳統(tǒng)的檔案管理模式和搜索模式不再適應不斷變化的環(huán)境。

特別是未來語音識別技術的開發(fā)和應用將自動化和增強檔案管理模型。在新的管理模式中，將執(zhí)行文檔的集成，并且計算機將自動接收所有存檔的信息，并根據(jù)定義的程序自動分類。檔案管理的自動化實現(xiàn)，有效地提供社會功能檔案的服務，提高檔案工作者的社會地位。

五、檔案管理將實現(xiàn)商業(yè)化管理

檔案資源的商業(yè)化管理促進了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面，檔案數(shù)據(jù)庫必須得到社會的支持，以收集社會各界的檔案信息，不斷豐富和豐富庫存資源;另一方面，社會的不同部門也必須得到檔案數(shù)據(jù)庫的支持，該數(shù)據(jù)庫將為他們提供有關各方面的詳細信息。兩者之間的相互關系，為檔案資源的商業(yè)化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案資金不足的困難開辟一條新的途徑。

六、檔案管理信息化發(fā)展對策

檔案管理和檔案管理的計算機化，作為我國的主要軸心，不斷發(fā)展，科學和計算機技術以及日益成熟的網(wǎng)絡技術大大加強了我們的檔案管理，信息的傳播提高了效率，因此，應用檔案管理計算機化檔案的管理并不能取代檔案管理的方式，以促進信息的發(fā)展。對于目前的檔案管理，問題和不足，所以我們要采取合理有效的措施來解決相關的管理問題，并促進計算機檔案管理工作的快速發(fā)展。

（一）加強檔案管理標準化建設：檔案管理的標準化是規(guī)范檔案管理標準，規(guī)范區(qū)域檔案管理技術，有效傳遞和收集檔案信息，實現(xiàn)標準化應用的效果。各國應制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)定和機制標準化和統(tǒng)一的措施，以加強通信信息網(wǎng)絡的管理和宏觀調控與相應的協(xié)調。

（二）提高信息化檔案管理安全性：由于網(wǎng)絡技術帶來的一些風險，檔案工作必須提高計算機化記錄管理的安全性能，降低與歸檔信息應用相關的風險并避免泄露和丟失相關的機密文件。首先，負責檔案管理的主管部門必須加強網(wǎng)絡安全建設，加強應用和增加安全程序，嚴格過濾和分析國外信息，防止病毒檔案并且特洛伊木馬不會影響檔案管理網(wǎng)絡。同時，網(wǎng)絡安全監(jiān)控和性能管理需要加強，網(wǎng)絡管理員需要定期排除和檢查網(wǎng)絡安全問題并進行更新和系統(tǒng)維護，提高內部網(wǎng)絡的穩(wěn)定性和安全性，避免網(wǎng)絡癱瘓的后果。

（三）加強信息化檔案管理人才的進入：先進的檔案管理模式需要實施專業(yè)的檔案管理技能。因此，檔案管理服務需要加強人才庫的建設，提高檔案管理團隊的整體工作水平，為檔案館檔案管理能力的不斷提高做出貢獻。記錄管理部門的網(wǎng)絡管理，數(shù)據(jù)分析和人力資源管理專家所需的記錄管理領域，這是非常積極的，因此，在檔案管理領域要么通過引進和加強學校之間的交流與合作來加強技能，并定期建立檔案工作人員的培訓。

結束語

總之，隨著現(xiàn)代科學技術的進步，檔案管理的現(xiàn)代化已成為必然趨勢。因此，我們每個人，檔案工作者都迫切需要努力學習和掌握現(xiàn)代科學知識，并將檔案管理提升到一個新的水平。