企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

張盎

（焦煤公司寶雨山煤礦，河南 焦作 454000）

在辦公室綜合事務(wù)管理實(shí)際工作過程中，應(yīng)當(dāng)樹立專業(yè)意識、提升專業(yè)能力、健全責(zé)任體系、豐富工作手段，這樣才能夠更好地調(diào)動(dòng)工作的積極性、強(qiáng)化部門職能，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

一、辦公室管理的職能價(jià)值體現(xiàn)

（一）聯(lián)系內(nèi)部協(xié)作

辦公室對于企業(yè)的綜合性事務(wù)有一定的整治處理權(quán)限，對執(zhí)行內(nèi)部分工配合有極強(qiáng)的協(xié)調(diào)權(quán)。在領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)決策、傳達(dá)相關(guān)文件時(shí)，辦公室都要及時(shí)高效的傳遞到各方，辦公室的實(shí)際協(xié)助功能是不可替代的。在組織決策與實(shí)施的過程中，企業(yè)辦公室承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)決策層與基層單位保持有效溝通的職能，一方面要深透領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，掌握領(lǐng)導(dǎo)層工作動(dòng)態(tài)，把握領(lǐng)導(dǎo)決策層的工作思路；另一方面要充分了解基層單位的實(shí)際發(fā)展水平和運(yùn)營情況，并且熟知企業(yè)內(nèi)部階段性目標(biāo)的變動(dòng)和人員異動(dòng)，第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的、完整的、系統(tǒng)的信息，從而做到領(lǐng)導(dǎo)決策與客觀條件的很好結(jié)合，并在此基礎(chǔ)上為領(lǐng)導(dǎo)制定完善的計(jì)辦公室綜合事務(wù)管理水平直接聯(lián)系著每一個(gè)員工的實(shí)際利益，也能夠迅速反應(yīng)一個(gè)企業(yè)的整體形象。在辦公室綜合事務(wù)管理實(shí)際工作過程中，應(yīng)當(dāng)樹立專業(yè)意識、提升專業(yè)能力、健全責(zé)任體系、豐富工作手段，這樣才能夠更好地調(diào)動(dòng)工作的積極性、強(qiáng)化部門職能，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

（二）參與決策，協(xié)助實(shí)施

一是為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)的、完整的、準(zhǔn)確的、有價(jià)值的信息，使其第一時(shí)間掌握最新訊息。二是根據(jù)企業(yè)階段性任務(wù)目標(biāo)，主動(dòng)積極組織基層調(diào)查，深入研究并拿出信息報(bào)告。三是充分了解領(lǐng)導(dǎo)決策層的戰(zhàn)略思想，做好基本的文件起草和計(jì)劃或任務(wù)擬定草案。四是針對企業(yè)的重要事務(wù)，要能夠提出切實(shí)可行、有積極影響的參謀意見。因此，要想?yún)⑴c企業(yè)決策，協(xié)助實(shí)施落實(shí)，企業(yè)辦公室就要具備敏銳的市場洞察力，精準(zhǔn)的社會變化預(yù)測力，思想與時(shí)俱進(jìn)，行動(dòng)積極務(wù)實(shí)，熟悉企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)和經(jīng)濟(jì)水平，確保能夠緊跟社會和企業(yè)的進(jìn)步。與此同時(shí)，辦公室信息要及時(shí)更新，完善信息系統(tǒng)，保證信息渠道的暢通，時(shí)刻掌握企業(yè)的發(fā)展動(dòng)向和內(nèi)部變更，隨時(shí)反饋決策執(zhí)行落實(shí)現(xiàn)況。從根本上提升辦公室工作的預(yù)判水準(zhǔn)，保證政令暢通、信息通達(dá)、反饋及時(shí)、修正可控，從而充分發(fā)揮好企業(yè)辦公室職能價(jià)值和優(yōu)勢特點(diǎn)。

二、企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理的提升措施

（一）加強(qiáng)辦公室個(gè)人的思想政治教育

企業(yè)日常的工作雖重要，但是關(guān)于辦公人員的思想政治教育也是關(guān)鍵。企業(yè)不僅需要做好業(yè)績，更需要培養(yǎng)員工的工作狀態(tài)和積極性。管理者不僅要關(guān)注員工的個(gè)人業(yè)績，更需要關(guān)注員工的心理狀態(tài)，對員工的工作態(tài)度進(jìn)行教育。企業(yè)可以在日常培訓(xùn)中滲透思想政治教育的相關(guān)知識，進(jìn)行每個(gè)月的思想政治教育課程學(xué)習(xí)，通過讓員工寫論文報(bào)告、心得體會等方式加強(qiáng)員工思想教育工作。加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，培養(yǎng)員工的工作積極性，創(chuàng)設(shè)良好的工作氛圍。

（二）提高辦公室人員的個(gè)人素質(zhì)和企業(yè)的招聘標(biāo)準(zhǔn)

辦公人員的個(gè)人素質(zhì)和高標(biāo)準(zhǔn)的招聘對于企業(yè)的發(fā)展影響深遠(yuǎn)，所以這就要求管理者要學(xué)會管理和選拔人才。個(gè)人素質(zhì)影響工作進(jìn)行，這是一個(gè)不變的道理。員工就像是企業(yè)的血液，如果血液出現(xiàn)了雜質(zhì)，那么身體就會生病，如果員工缺乏良好的素質(zhì)，企業(yè)的發(fā)展就會停滯不前，因此，提高辦公人員的個(gè)人素質(zhì)刻不容緩。企業(yè)應(yīng)該適當(dāng)提高人才招聘標(biāo)準(zhǔn)，首先學(xué)歷要過關(guān)，對一般的專科學(xué)校應(yīng)該高標(biāo)準(zhǔn)考核，對于人員的技能更不能松懈，可以預(yù)先進(jìn)行職業(yè)前的考核，不要單純憑借面試及口才就破格錄取。新錄用的員工應(yīng)該有試用期，以此考核辦公人員工作技能和業(yè)務(wù)能力，避免日后影響工作。同時(shí)，對于不同的員工，要根據(jù)其專長和個(gè)性及時(shí)調(diào)整其崗位，在適合的工作崗位發(fā)揮才能。

（三）提高管理者的能力和與員工的交際能力

管理者在工作團(tuán)隊(duì)中處于核心地位，管理者的能力決定著團(tuán)隊(duì)的發(fā)展。在重視員工的個(gè)人素養(yǎng)時(shí)，切莫忘記領(lǐng)導(dǎo)的作用。有些領(lǐng)導(dǎo)脾氣暴躁，辦事能力不能讓員工信服，上下級的優(yōu)越感頗深，等級觀念尤為嚴(yán)重。辦公室的領(lǐng)導(dǎo)如果不能與職員和睦相處，那么整個(gè)部門難以做出好業(yè)績，繼而企業(yè)的發(fā)展就會受到限制。并且管理者的交際能力也是一個(gè)很重要的因素，應(yīng)該適當(dāng)關(guān)心員工的心理狀態(tài)，當(dāng)員工的心理出現(xiàn)問題時(shí)，作為領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該及時(shí)解決員工的心理問題，讓員工感受到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心，以此提升員工的歸屬感和積極性。員工感受到了人性化的關(guān)懷?？梢姡芾碚叩哪芰εc語言交際能力很重要，從小事關(guān)心員工，讓員工感受到集體的關(guān)愛，進(jìn)而提高辦公室綜合事務(wù)的管理效率和水平。

（四）制定規(guī)范化、科學(xué)化的辦公室綜合事務(wù)的管理制度

首先，確定辦公室的職能地位。辦公室作為企業(yè)的核心，應(yīng)不斷加強(qiáng)工作職能。企業(yè)辦公室的綜合管理制度的制定一定要合理化、規(guī)范化、科學(xué)化、人性化，綜合管理體系的建立，應(yīng)著眼于為整個(gè)企業(yè)工作流程提供全方位的服務(wù)，為各部門分工協(xié)作發(fā)揮紐帶作用。企業(yè)要想順利完成行政事務(wù)，離不開科學(xué)規(guī)范化的管理制度。因此，在辦公室綜合事務(wù)工作的管理上，要協(xié)調(diào)有力，具有原則性、權(quán)威性、約束性和周密性。同時(shí)，日常工作要清晰規(guī)范，獎(jiǎng)懲分明，任務(wù)分配合理，確保每個(gè)人的職責(zé)落實(shí)到位，既要精簡工作流程，優(yōu)化工作效率，也要使整個(gè)工作制度覆蓋全面，發(fā)揮考核作用，使企業(yè)擁有一套系統(tǒng)、規(guī)范的管理制度，從而進(jìn)一步提高企業(yè)的經(jīng)營效益與管理效率。

結(jié)束語

近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場不斷進(jìn)行著改革與轉(zhuǎn)型，這就要求一個(gè)企業(yè)必須能夠快速適應(yīng)新的形勢。企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理能力和管理質(zhì)量直接影響到企業(yè)的方方面面，企業(yè)辦公室作為企業(yè)內(nèi)外上下聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)，能夠有效提高企業(yè)的整體工作效率。