試分析大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作

代偉翔

(中共山東省委黨校山東行政學(xué)院，山東 濟(jì)南 250000)

一、大數(shù)據(jù)時代帶給檔案管理工作的積極影響

（一）檔案保存質(zhì)量提高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理和保存，相對于大數(shù)據(jù)時代來臨之后的云盤、硬盤等載體保管形式而言，安全風(fēng)險比較大，容易受到蟲蛀、火燒、腐蝕、霉變等影響，出現(xiàn)缺失與毀損的情況。而檔案信息一旦發(fā)生保存意外，將會造成極大的損失。如一些重要的檔案，幾十年才處理一次，若是在長期的保存過程中，受到潮濕環(huán)境的影響，而發(fā)生霉變等情況，造成紙張老化與字跡模糊，則會直接影響檔案的使用可靠性。而應(yīng)用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，采取云盤及硬盤等存儲文檔時，則能有效避免這些問題，極大地提升檔案的保存質(zhì)量。

（二）檔案管理效率提升

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代之后，檔案記錄在數(shù)據(jù)平臺之上，應(yīng)用簡單易操作的信息技術(shù)，則可以實現(xiàn)高效地處理信息數(shù)據(jù)的功能，而且通過此類方式收集、整理的檔案，很少出現(xiàn)數(shù)據(jù)差錯，很大程度上提升了工作的效率。其將人力從傳統(tǒng)的檔案管理的整理和歸納中解放出來，給檔案管理人員減少了很多工作負(fù)擔(dān)。

（三）檔案管理成本降低

隨著時代的發(fā)展變遷，黨校乃至其他事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)在不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理需要借助檔案袋、檔案盒長時間儲存相關(guān)信息資料，因此對于紙張的質(zhì)量、規(guī)格要求較高，而且經(jīng)年累月的檔案堆積，會占用大量的存放空間，同時加大管理成本。而進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代后，以數(shù)據(jù)的形式儲存檔案，不僅能夠節(jié)約存儲空間，還能減少使用紙張和檔案袋、檔案盒，很大程度上降低了管理成本。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作問題分析

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低

當(dāng)前，檔案的形式和內(nèi)容多樣，檔案管理成為一項極為細(xì)致與復(fù)雜的工作。雖然，依靠大數(shù)據(jù)等技術(shù)和設(shè)備，極大地簡化了檔案管理工作的方式，更加便于整理、保管與查詢等工作，但是并未有效解決管理層面的問題。

（二）檔案信息安全意識不強(qiáng)

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將逐步完成向數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)換過程，依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)等，檔案管理日趨信息化、集中化，無疑對檔案管理工作效率的提升有著很大的幫助。但是由此帶來的檔案信息安全問題，也值得我們?nèi)ド钊胨伎?。而實際工作中，相關(guān)檔案管理工作者對于檔案信息資源的安全保護(hù)意識并并不強(qiáng)，導(dǎo)致實際工作并未采取積極主動地防范措施，來科學(xué)有效的應(yīng)對檔案信息安全風(fēng)險。就容易給黑客攻擊檔案信息系統(tǒng)提供可乘之機(jī)，進(jìn)而出現(xiàn)檔案的泄露、丟失或是毀損的情況，給檔案信息帶來極大的安全隱患。

（三）檔案管理人員素質(zhì)較弱

受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作，仍然指派一些素質(zhì)不高的人員擔(dān)任或兼職，不僅年齡偏大、態(tài)度不積極，對于電腦、系統(tǒng)等操作水平也有限，不利于新時期檔案管理工作的有效開展。尤其是大數(shù)據(jù)時代背景下，要求檔案管理人員具備數(shù)量的計算機(jī)操作能力、相關(guān)的風(fēng)險控制技術(shù)、創(chuàng)新拓展的管理能力等。一旦上述各項出現(xiàn)不達(dá)標(biāo)的情況，則不利于檔案管理的優(yōu)化提升，影響檔案資源的科學(xué)有效利用。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的對策

（一）建立健全檔案管理工作制度

大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作，要求必須立足實際情況，來制定科學(xué)合理的工作制度。要以盡可能地便捷檔案收錄、儲存與調(diào)閱查詢?yōu)樵瓌t，使得工作制度既要簡單易操作，又能可靠可行，將制度中的指導(dǎo)與規(guī)范作用充分得發(fā)揮出來。還要充分結(jié)合電子信息技術(shù)等特點(diǎn)，使得檔案管理工作能夠有效適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理實際需求。同時，檔案管理制度要嚴(yán)格落實，對于領(lǐng)導(dǎo)層與職工層的思想和行為，都要形成有效的約束，督促其認(rèn)真負(fù)責(zé)地執(zhí)行有關(guān)制度。過程中要配合科學(xué)合理的獎懲制度，做到賞罰分明，對于從事檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的職工，要進(jìn)行物質(zhì)或精神上的獎勵，對于工作態(tài)度不積極、存在疏漏的工作人員予以嚴(yán)厲批評與處罰，充分體現(xiàn)出制度的權(quán)威性與實效性。

（二）樹立檔案管理工作安全意識

檔案管理工作者，要意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)等在為檔案管理帶來巨大便捷的同時，也給檔案管理帶來嚴(yán)重的數(shù)據(jù)安全問題。從思想上必須重視信息檔案的安全管理，從技術(shù)上不斷學(xué)習(xí)相關(guān)安全控制技術(shù)與理論，以最大程度地降低檔案管理工作的風(fēng)險。還要針對管理工作中的漏洞，進(jìn)行及時科學(xué)的彌補(bǔ)，對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一備份及統(tǒng)一管理，對于電子信息檔案要做好加密處理、防火墻處理等保護(hù)措施，避免黑客、病毒入侵破壞、盜取文檔。在日常工作中，檔案管理人員要嚴(yán)格要求自己的行為，杜絕使用存儲檔案的計算機(jī)，從事一些與檔案管理工作無關(guān)的事情，降低檔案管理計算機(jī)被病毒侵襲的可能。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)力度

大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作，提升了管理的復(fù)雜性和技術(shù)性，需要依靠具備大數(shù)據(jù)、計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)與理論的復(fù)合型管理人才來實施。事業(yè)單位一定要加強(qiáng)對專業(yè)檔案管理人才的選拔與培養(yǎng)力度。重點(diǎn)強(qiáng)化原有檔案管理員工的思想認(rèn)識，從根本上革新他們的觀念，還要聘請專家來給管理人員召開講座與培訓(xùn)會，注重提升職工的現(xiàn)代化檔案管理理論與技能。還要持續(xù)向管理團(tuán)隊中輸入新鮮血液，吸引更多有能力、有素質(zhì)的青年人才加入到檔案管理團(tuán)隊中，為大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作開辟新的途徑。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，廣大事業(yè)單位要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，并依據(jù)時代和檔案發(fā)展特點(diǎn)，科學(xué)合理地優(yōu)化檔案管理工作。充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用效果，來全面提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和效率。