房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

李依韓

（巴彥縣房產(chǎn)住宅局，黑龍江 哈爾濱 151800）

一、檔案管理工作規(guī)范化的途徑與措施

檔案的生命是真實(shí)性，也是發(fā)揮檔案現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提。房產(chǎn)檔案是隨著房產(chǎn)的業(yè)務(wù)活動(dòng)而產(chǎn)生的，技術(shù)性和專業(yè)性較強(qiáng)。由于房產(chǎn)登記工作涉及面廣、量大、政策及業(yè)務(wù)性強(qiáng)，檔案內(nèi)容較多，主要是專業(yè)術(shù)語多、圖表多、證明多。房產(chǎn)檔案是產(chǎn)權(quán)沿革的歷史記錄，這種記錄必須與實(shí)際情況相符，記載的產(chǎn)權(quán)人及產(chǎn)權(quán)范圍必須精確清楚，能在產(chǎn)權(quán)審核和排解產(chǎn)權(quán)糾紛中起憑證和考察的作用。規(guī)范每項(xiàng)業(yè)務(wù)所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規(guī)格、保管期限、鑒定銷毀制度等內(nèi)容，以便于檔案工作人員在實(shí)際工作中參照?qǐng)?zhí)行，在接收檔案時(shí)有據(jù)可查，確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集齊全、整理規(guī)范。房屋產(chǎn)權(quán)情況將隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋的損壞倒塌、房屋的買賣、交換、贈(zèng)與、繼承、分割、析產(chǎn)等權(quán)屬轉(zhuǎn)移不斷發(fā)生變化。房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案是城市房地產(chǎn)管理工作的基礎(chǔ)，是在房屋產(chǎn)權(quán)登記、調(diào)查、變更、轉(zhuǎn)移、測(cè)繪、抵押、分割等房產(chǎn)管理工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄材料。它是城市房屋權(quán)屬登記管理工作的重要依據(jù)和房產(chǎn)信息的重要組成部分，在推動(dòng)房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)程中具有不可替代的重要作用。因此房產(chǎn)檔案工作與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越來越緊密地聯(lián)系在了一起，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)。要做好新時(shí)期房產(chǎn)檔案工作，必須建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，以規(guī)范化的途徑管理各項(xiàng)工作的順利開展。

二、房產(chǎn)檔案信息化管理與建設(shè)

對(duì)于房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，國家相關(guān)部門給予了一定的標(biāo)準(zhǔn)，為我國的房產(chǎn)檔案信息化管理工作的展開提供了規(guī)范。房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)在很大程度上推動(dòng)了房產(chǎn)企業(yè)積極結(jié)合行業(yè)運(yùn)行與發(fā)展的具體特征，從而制定出具有高度規(guī)范性的業(yè)務(wù)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)、工作的行政法規(guī)以及檔案管理工作展開的管理規(guī)則，為房產(chǎn)檔案管理工作的順利展開形成了技術(shù)操作、業(yè)務(wù)實(shí)施以及管理規(guī)范相統(tǒng)一的房產(chǎn)信息標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系，推動(dòng)了我國房產(chǎn)企業(yè)在檔案信息化建設(shè)的道路上實(shí)現(xiàn)法制化的良好運(yùn)行與發(fā)展。房產(chǎn)檔案管理的信息化，是將房產(chǎn)檔案全部以數(shù)字化的形式錄入計(jì)算機(jī)，并且要保證房產(chǎn)信息收集的全面性和準(zhǔn)確性，因此，工作人員需要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)相結(jié)合，使得房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的信息自動(dòng)歸集到房產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)中，并且形成文本，進(jìn)行保存。房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，不僅是利用先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)形成內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，而且也有利于房產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部克服庫房容量小、庫房較為分散等不足，真正實(shí)現(xiàn)庫房有效集中管理，還可以在內(nèi)部管理系統(tǒng)中增加定置管理功能，快速便捷地查出每份檔案實(shí)體的存放位置，方便管理人員在庫房中或多個(gè)分散型庫房之間快速調(diào)閱所需的檔案。過去的檔案利用得越多，越能體現(xiàn)檔案自身的價(jià)值和檔案的專業(yè)管理水平，但每次翻閱，哪怕是輕輕的觸摸，都不可避免地對(duì)實(shí)體檔案造成或多或少的損害，不利于實(shí)體檔案的長期保存。檔案的信息化建設(shè)徹底改變了這個(gè)局面，通過電子掃描等手段能將檔案所涉及的內(nèi)容完整保存至電子載體，將實(shí)體房產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，通過網(wǎng)絡(luò)授權(quán)提供非實(shí)體檔案調(diào)閱，真正做到保護(hù)和利用“魚”與“熊掌”兼得。同時(shí)，在房產(chǎn)檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，為社會(huì)提供服務(wù)，是檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心，以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，可大幅提高檔案信息資源的配置效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，大大地提高房產(chǎn)檔案的管理水平。直接在網(wǎng)上查詢和打印檔案影像文件，大大方便了檔案的查閱利用，同時(shí)也保護(hù)了實(shí)體檔案。通過系統(tǒng)升級(jí)、信息化硬件設(shè)施更新，全面提升房產(chǎn)檔案信息化應(yīng)用層次，為增強(qiáng)惠民服務(wù)能力提供強(qiáng)有力支持，建設(shè)目標(biāo)，服務(wù)大局、服務(wù)民生，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案資源信息共享，為民眾提供更全面、高效、便捷的房產(chǎn)檔案信息服務(wù)。

三、房產(chǎn)檔案專業(yè)性真實(shí)性的特點(diǎn)

房產(chǎn)檔案主要以圖、檔、卡、冊(cè)為其主要內(nèi)容。圖，是指房地產(chǎn)平面圖，包含分丘圖、分層分戶圖，反映權(quán)屬規(guī)模，形象直觀；檔，是指產(chǎn)權(quán)文字檔案，反映產(chǎn)權(quán)的來龍去脈，翔實(shí)詳盡，實(shí)在牢靠；卡，是指房地產(chǎn)卡片，包含錄入電腦的房地產(chǎn)情況表，它歸納了檔案的內(nèi)容，彌補(bǔ)了圖的缺乏，反映產(chǎn)權(quán)簡潔理解。冊(cè)，即房地產(chǎn)掛號(hào)簿冊(cè)，包含掛號(hào)收件簿、發(fā)證記錄簿、房子產(chǎn)權(quán)發(fā)證批閱總冊(cè)等，是依據(jù)房子所有權(quán)掛號(hào)效果和分類管理需求而填制的，是產(chǎn)權(quán)情況和房子情況管理的縮影。只有圖檔聯(lián)系完整的房產(chǎn)檔案，才能真正把產(chǎn)權(quán)的實(shí)在情況反映精確。房產(chǎn)檔案信息是房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍活動(dòng)中形成的權(quán)證、契約、文件、圖紙、表冊(cè)、照片、計(jì)算機(jī)軟盤等各種不同形式和載體的記錄，這些信息記載了房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬和沿革，反映了房產(chǎn)的相關(guān)狀況。因此，房產(chǎn)檔案有其特殊的專業(yè)要求，在內(nèi)容和形式上具有明顯的區(qū)別，這也充分體現(xiàn)了房產(chǎn)檔案工作的專業(yè)性。真實(shí)性是權(quán)屬檔案的生命，房產(chǎn)檔案不只應(yīng)當(dāng)遵從房屋所有權(quán)與房屋占用范圍內(nèi)土地使用權(quán)的權(quán)利主體共同的房屋權(quán)屬登記準(zhǔn)則，更要保證房產(chǎn)檔案的真實(shí)完整。房產(chǎn)檔案的真實(shí)變化記載，能全部實(shí)在地反映房屋改變的全貌，才具有其使用的價(jià)值。通過房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)的良好建設(shè)，能夠較好地解決以往房產(chǎn)檔案管理不嚴(yán)格不規(guī)范的情況，有效將檔案信息中已經(jīng)整理過的和沒有整理過的進(jìn)行明確的劃分，防止出現(xiàn)檔案信息管理的混亂情況，積極提升整個(gè)房產(chǎn)檔案管理工作的有效性和真實(shí)性。

在經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)得到迅猛發(fā)展的環(huán)境下，房產(chǎn)檔案管理在很大程度上是信息資源的管理方式，有利于社會(huì)價(jià)值的開發(fā)與利用。在今后的檔案管理領(lǐng)域中，要加強(qiáng)對(duì)其工作規(guī)范化的研究，并且要從檔案管理的多個(gè)角度，從工作規(guī)范化的多個(gè)方面進(jìn)行研究，從而研究出更好、更有效的能夠促使檔案管理工作向著更加規(guī)范化方向發(fā)展的方法和措施，目的是全面推動(dòng)房產(chǎn)檔案工作能夠有效實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的建設(shè)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)行業(yè)得到良好發(fā)展。