淺析衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作現(xiàn)狀及措施

王妍

（黑龍江省綏芬河市衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法局，黑龍江 綏芬河 157399）

一、做好檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是一項比較機密和專業(yè)的社會管理工作，做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理工作能夠更好的發(fā)現(xiàn)和解決衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。檔案管理工作包含了個人的基本信息，能夠讓企業(yè)更好的了解員工的信息，促進人力資源的合理分配和利用。同時檔案管理也是社會人力資源信息的一種系統(tǒng)化，具體化統(tǒng)計。因此做好檔案管理工作至關重要。

二、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作存在問題

（一）衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此。一些單位領導往往容易忽視衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作，未把衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

（二）檔案管理意識淡薄，檔案利用效率低

近幾年，各級衛(wèi)生監(jiān)督機構雖然通過《檔案法》的宣傳貫徹，建立健全了三級檔案管理網絡，但是目前有關人員特別是有些領導干部對檔案管理意識比較淡薄，認為檔案工作可有可無，仍然存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的思想，沒有從根本上認識到檔案工作在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法中的重要性和必要性，致使有關人員為圖方便，隨意將檔案材料存放在自己辦公室的抽屜里，導致檔案材料的丟失或損壞。另外，由于有關領導對檔案重視程度不夠，工作標準貫徹落實不到位，以及檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用效率低下，從而影響了檔案工作的開展，影響了檔案的規(guī)范和質量提高。

（三）衛(wèi)生監(jiān)督檔案收集工作缺乏力度

一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時，這一問題在無專職衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面。三是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個部門的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

（四）硬件設施落后

檔案管理工作對物質基礎的要求比較高，主要包括庫房設施、專項經費等方面的內容，部分衛(wèi)生監(jiān)督部門限于對檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理工作經費方面的投入力度顯然不足，更有甚者，根本就沒有將檔案工作經費列入到預算規(guī)劃的范疇當中。以至于檔案管理工作的硬件設施非常落后，大部分情況下僅是隨便擺放幾個柜子作為檔案的存放地點，缺乏標準而固定的檔案管理庫房，導致檔案丟失、損壞等現(xiàn)象屢見不鮮。經費投入力度不足，硬件設施落后，檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化與標準化的目標更是無從談起。

（五）衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化水平不高

隨著社會科學技術不斷地發(fā)展，各種網絡信息化手段的應用越來越普遍，但是許多基層衛(wèi)生監(jiān)督機構在檔案管理上依然使用手工整理檔案的操作方式，很大程度上影響了檔案的管理效率。手工方式在工作過程中，工作量大，導致工作效率低下，而且查閱困難、借閱不便利等嚴重影響了檔案的合理有效地使用。衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展導致衛(wèi)生監(jiān)督檔案的內容，越來越多、范圍越來越廣，純粹依賴手工操作已經不適應時代的發(fā)展，各種智能化技術手段對檔案管理運用不足，已經嚴重制約著衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的蓬勃發(fā)展，加強檔案管理工作中科學技術水平的運用，為新時期衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)發(fā)展做貢獻。

三、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作優(yōu)化策略

（一）利用現(xiàn)代化技術手段，加強檔案管理工作

隨著社會信息化的發(fā)展和各項工作的深入，各類檔案數量逐步增加，依靠人工手段進行管理已遠遠不能適應發(fā)展的需要。所以，采取現(xiàn)代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機的逐漸普及，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化帶來了一片光明的前景。要加強檔案管理自動化建設，引進和使用現(xiàn)代化技術與設備，以促進檔案管理工作的發(fā)展。使用計算機系統(tǒng)管理，可對檔案資料進行規(guī)范存檔，隨時提取準確的數據信息，實現(xiàn)檔案數字化的新型管理。

（二）設置監(jiān)督檔案專職管理人員

即使信息技術的使用能夠成功帶動檔案管理工作效率，但機械化管理方式仍然不能完全取代人工管理方式，還需要檔案管理人員對檔案進行管理、分類與歸檔等方面的工作。由于衛(wèi)生監(jiān)督檔案較為特殊，因此管理人員在對該檔案進行管理時，不僅要對信息資料進行科學化管理，同時還應對資料進行準確分類與統(tǒng)計，這樣才能保障資料價值能夠被合理運用。

（三）提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的素質

檔案管理水平受檔案管理人員素質的影響，因此，必須重視對檔案管理人員素質的培養(yǎng)。第一，要求衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員堅決遵守國家的法律法規(guī)，堅持實事求是的工作作風，全心全意為人民服務，從而提高檔案管理人員的政治素養(yǎng)。第二，建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作人員的科學培養(yǎng)機制，加強對檔案人員的業(yè)務培訓，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的專業(yè)素質，對各單位檔案管理人員進行繼續(xù)教育，不斷地更新和強化檔案人員的相關知識，使之具備扎實的檔案管理文化基礎。

四、結語

在衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中，檔案管理具有非常重要的作用，能夠促進監(jiān)督工作的質量，提高監(jiān)督工作的效率，使監(jiān)督工作更加科學化、合理化、規(guī)范化。當前，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，基礎工作不規(guī)范、缺乏合理的應用、信息化水平不高等問題普遍存在，需要提高基礎工作水平，加強對檔案的開發(fā)利用，促進信息化開展，使檔案資料發(fā)揮出最大的價值。