淺談如何提升基層檔案管理效率

陳偉

（河北省灤平縣人力資源和社會保障局，河北 灤平 068250）

一、基層檔案管理工作的主要內(nèi)容和現(xiàn)狀

基層檔案管理工作的主要內(nèi)容如下：第一，負(fù)責(zé)制定本單位檔案管理的制度，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、操作規(guī)范化。第二，做好本單位文件資料的收集、整理、鑒定工作。第三，開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，主動敦促各部門保證文件的齊全與完整。第四，做好移交檔案的登記、統(tǒng)計和保管。第五，編制多種檢索工具，做到各種門類載體的檔案分類科學(xué)、排列有序、編目規(guī)范，以迅速準(zhǔn)確地查調(diào)檔案并匯編檔案資料。在生產(chǎn)和經(jīng)營過程中形成的檔案種類有科技檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、證書檔案、聲像檔案、照片檔案、實物檔案等。在具體的檔案管理工作中，可分為實體管理和信息化管理兩方面。在實體管理方面，本單位1997年在上級檔案業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下，通過了國家二級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時根據(jù)上級頒發(fā)的文件建立健全了本單位的科技檔案分類辦法和檔案管理制度。

二、基層檔案管理工作的現(xiàn)存問題

（一）檔案管理意識不足

目前，在檔案管理崗位上堅持多年的檔案管理人員主要靠的是自身的素養(yǎng)和責(zé)任心，他們能安心于檔案管理工作，堅持按照達(dá)標(biāo)要求監(jiān)督各類檔案及時歸檔。但僅靠檔案人員的微薄力量只能維持最基礎(chǔ)的實物檔案管理達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)幾十年不走樣，沒有上級領(lǐng)導(dǎo)的支持，庫房空間不足，難以再配置。檔案人員退休后招不到合適的人來接班，使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化局面無法維持，最終陷入混亂狀態(tài)。1997年達(dá)標(biāo)時，本單位的信息化水平在行業(yè)內(nèi)還是領(lǐng)先地位，文書資料輸入電腦后和檔案錄入時，輸入收發(fā)文號就可把文件的文號、標(biāo)題、作者、制作時間等信息自動顯示在表格里，不用再手動輸入。但幾十年過去，本單位目前使用的檔案管理軟件仍停留在手動輸入和打印案卷目錄和封面的層面上。

（二）數(shù)據(jù)無法共享，降低工作效率

目前，辦公室的文書管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)是兩個獨立的軟件。文書人員在文書管理系統(tǒng)上登記收發(fā)文時，第一次輸入的文件信息，檔案管理人員在檔案軟件上是不能共享的，需要再次輸入到檔案管理系統(tǒng)軟件中。隨著科技的進步，文書人員將文件以掃描件的形式存儲在文書管理系統(tǒng)中，檔案管理系統(tǒng)無法調(diào)閱。提供檔案管理系統(tǒng)中搜索到的文件不能立即打印出來給利用者，而是必須去庫房調(diào)閱實體檔案案卷，對其進行復(fù)印或拍照，不能共享前端文件資料的數(shù)據(jù)，大幅降低了檔案的輸入效率和利用率。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

檔案管理是一項隨著社會發(fā)展不斷改進的工作，無論是工作方式還是工作效率，都在不斷的改進與提升.因此，對于檔案管理人員的要求也在不斷提高。目前，很多檔案管理人員對檔案管理信息化的接受能力一般，甚至有為難情緒。檔案管理的專業(yè)知識和信息化知識更新不及時，缺乏上級領(lǐng)導(dǎo)及時精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這些都會影響檔案管理水平的提升。

三、提升基層檔案管理工作效率的有效策略

（一）強化檔案管理意識

基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員要加強自身的責(zé)任意識，檔案管理工作人員要盡心盡力，不辱使命。檔案管理機構(gòu)必須通過文書部門立卷制度將檔案的重要性灌輸?shù)街袑宇I(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人員的意識里。部門領(lǐng)導(dǎo)要深入各部門督促應(yīng)歸檔的資料不可漏歸或不歸。檔案管理人員必須親自指導(dǎo)各部門的文書和科技檔案的歸檔工作，保持達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)不變。單位應(yīng)將檔案工作列入年度考核，這可以從根本上保證檔案的完整性，各部門的經(jīng)辦人員才會真正重視平時文件資料的搜集和保管，從而豐富庫藏，提高檔案利用的經(jīng)濟效益，為本單位的各項活動提供最堅實的保障。同時，還應(yīng)建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，日常工作做到有章可循，檔案工作做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享

當(dāng)前社會正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、資源化的方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，提高資源共享率已成為促進基層檔案管理工作效率提升的必要途徑。因此，基層單位應(yīng)充分認(rèn)識到這一點，積極引進信息共享軟件，將能共享的文件資料和檔案數(shù)據(jù)充分結(jié)合起來，實現(xiàn)云數(shù)據(jù)信息管理。這樣不僅能解放檔案工作人員手工輸入的負(fù)擔(dān)，還能提高檔案的遠(yuǎn)程利用率，在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，能快速提供給出差在外的利用者。

（三）提升檔案管理人員的工作業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)關(guān)系到檔案的安全和質(zhì)量。首先，要提升檔案管理工作人員的宏觀管理能力，把檔案管理工作的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)稔熟于心，確?；鶎訖n案的安全。其次，要提升檔案管理的專業(yè)知識水平。基層單位應(yīng)招錄檔案管理的專業(yè)人才并形成人才梯隊，以提高對文件資料的鑒定能力，保證緊張的庫房空間里存儲的每一份檔案都是精華，還能保證一個單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)長期不走樣。最后，要加強對在崗檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，可組織外派學(xué)習(xí)或參加對外交流活動等來拓寬檔案管理工作人員的眼界，這樣才有能力創(chuàng)新出檔案管理的新方式。

（四）提高特殊載體的檔案利用率

基層單位特殊載體的檔案利用率不高，主要原因是信息化技術(shù)手段過于落后。應(yīng)對收集和存儲的聲像檔案配備先進的信息化設(shè)備，同時配備熟悉檔案管理的信息化技術(shù)人員，及時處理存儲介質(zhì)損失的問題，確保信息讀取順暢。對檔案信息進行云數(shù)據(jù)管理，利用關(guān)鍵詞搜索海量檔案文件可大幅提高庫藏檔案的利用率。

綜上所述，面對社會科學(xué)生產(chǎn)力的快速發(fā)展，信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中得到普及離不開各級領(lǐng)導(dǎo)對基層檔案的關(guān)注，離不開基層檔案管理人員默默的堅守和奉獻，更離不開信息化專業(yè)技術(shù)人員的幫助。檔案管理機構(gòu)應(yīng)把檔案信息化管理工作推動起來，提升基層檔案管理的工作效率和管理水平。