紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時(shí)期檔案管理策略分析

印雪

（黑河市愛(ài)輝區(qū)供銷合作社聯(lián)合社，黑龍江 黑河 164300）

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案信息的存儲(chǔ)方式發(fā)生著較大的變化，目前主要以紙質(zhì)檔案和電子檔案作為檔案信息的主要存儲(chǔ)形式。基于紙質(zhì)檔案和電子檔案屬性和特點(diǎn)的不同，二者帶刺出相互依存和兼容的關(guān)系，因此在未來(lái)較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)紙質(zhì)檔案與電子檔案會(huì)處于并存發(fā)展的情況。這就需要科學(xué)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的管理，積極促進(jìn)檔案管理工作的多元化發(fā)展。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的基本特點(diǎn)

（一）紙質(zhì)檔案的基本特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的依附性、耐久性和原始憑證性。紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)具有較強(qiáng)的原始性和真實(shí)性，而且檔案信息附著在紙質(zhì)載體上，載體與信息之間具有密不可分性，在想了解檔案信息，必然要通過(guò)依附于紙張上的文字和形式才能實(shí)現(xiàn)。同時(shí)紙質(zhì)耐久性相對(duì)較好，能夠?qū)n案文獻(xiàn)進(jìn)行長(zhǎng)期保存。而且紙質(zhì)檔案通常是由當(dāng)時(shí)使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來(lái)，其無(wú)論是對(duì)歷史情況還是資料的記錄都更具客觀性，令人更為信服。

（二）電子檔案的基本特點(diǎn)

電子檔案具有豐富性、生動(dòng)形象性、準(zhǔn)確性和共享性等特點(diǎn)。電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)主要以光盤及磁性介質(zhì)為主，存儲(chǔ)量更具豐富性，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)大量信息的有效存儲(chǔ)，所占存儲(chǔ)空間較小。同時(shí)多媒體信息與電子檔案的融合，檔案信息存儲(chǔ)形態(tài)可以通過(guò)視頻和數(shù)字代碼等形式進(jìn)行表現(xiàn)，不僅能夠反映出信息的動(dòng)態(tài)化，而且進(jìn)一步改變了傳統(tǒng)檔案信息單一性的特點(diǎn)。電子檔案對(duì)電子計(jì)算機(jī)具有較強(qiáng)的依賴性，利用電子計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的高效處理，并以記當(dāng)代碼或是數(shù)姐的形式來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和編輯處理，利用計(jì)算機(jī)可以將檔案信息轉(zhuǎn)換為可聽(tīng)或是可視信息，為檔案信息的開(kāi)發(fā)利用奠定了良好的基礎(chǔ)。另外，借助于電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以隨時(shí)對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行更換，使檔案信息的利用不受時(shí)間和空間制約，有效的推動(dòng)檔案信息資源的共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期間檔案管理策略

（一）建立相互配合的檔案管理制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理方法存在一定的差異性，將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效結(jié)合，構(gòu)建完善的檔案管理制度，可以為檔案管理工作的有序開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。在具體工作中，檔案管理人員要借助地兩種檔案信息存儲(chǔ)上的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行互補(bǔ)，分別利用兩種檔案管理方法，保證檔案信息存儲(chǔ)與業(yè)務(wù)上保持一致性。針對(duì)于關(guān)鍵信息宜采用兩種存儲(chǔ)方式進(jìn)行分別存儲(chǔ)。對(duì)于一些不會(huì)變動(dòng)的檔案信息，宜用紙質(zhì)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，經(jīng)常變動(dòng)的信息采用電子檔案存儲(chǔ)方式，這樣便于檔案信息的實(shí)時(shí)更改。

（二）提高兩種檔案的關(guān)聯(lián)性，進(jìn)行同步歸檔

從信息安全的角度來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的共存將長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)下去。從檔案管理和使用的角度來(lái)看，各種有價(jià)值的檔案內(nèi)容被記錄和存檔目的就是促進(jìn)檔案資源的共享。因此，檔案管理人員必須做好電子檔案管理工作，做好電子檔案和紙質(zhì)檔案同步的管理工作，加快紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)換過(guò)程，逐漸將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。同時(shí)，可以將少量的電子文件復(fù)制保存并轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文檔，以便它們可以離線存儲(chǔ)，以改善電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的鏈接，并減少由此造成的不便。

（三）以紙質(zhì)檔案為根本，構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)資源中心，利用對(duì)檔案信息的傳輸、接受和儲(chǔ)存功能實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的多方面文件共享。在實(shí)際檔案管理的過(guò)程中，數(shù)據(jù)資源庫(kù)的管理使傳統(tǒng)紙質(zhì)文件向電子文件轉(zhuǎn)化，檔案管理人員可以將檔案以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存與計(jì)算機(jī)或者互聯(lián)網(wǎng)云盤中。但大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的數(shù)字化檔案管理，存在風(fēng)險(xiǎn)性較高?，F(xiàn)階段部分不法分子通過(guò)極為高超的技術(shù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行竊取和修改。因此，建立檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)的過(guò)程中，必須以紙質(zhì)檔案為原始資料，將每一份電子檔案進(jìn)行紙質(zhì)備份，有效防止網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題帶來(lái)的隱患。此外，應(yīng)在檔案管理部門的電腦中加裝防火墻、殺毒軟件等設(shè)備，提升電子檔案的安全性和真實(shí)性。

（四）加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)

在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，檔案與信息技術(shù)相結(jié)合，檔案信息化建設(shè)工作得以快速發(fā)展，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)必然要求具備現(xiàn)代化管理理念的檔案管理人員，同時(shí)對(duì)檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備及信息技術(shù)技能也具有較高的要求。特別是在當(dāng)前電子檔案廣泛應(yīng)用的新形勢(shì)下，檔案人員只懂紙質(zhì)檔案管理知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須學(xué)習(xí)電子文件和電子檔案管理等相關(guān)知識(shí)，才能跟上時(shí)代步伐，確保電子檔案的安全管理。一方面要注重引進(jìn)熟悉檔案知識(shí)和信息技術(shù)的復(fù)合型人才，充實(shí)檔案人才隊(duì)伍。另一方面要加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流，盡快地使檔案工作人員掌握檔案信息化的基本知識(shí)和技能，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

三、結(jié)束語(yǔ)

電子檔案與紙質(zhì)檔案各具有優(yōu)劣，二者相輔相成和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。雖然電子檔案具有較多的優(yōu)點(diǎn)，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案?jìng)鬟f利用更具便捷性，但同時(shí)也存在檔案信息丟失、失真及泄密等問(wèn)題。因此在電子檔案管理工作中，需要制定完善的電子檔案管理制度，有效的保證電子檔案信息的安全。紙質(zhì)檔案一直以來(lái)都具有不可代替的地位，因此在當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中，紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)行雙軌制管理，這對(duì)于檔案信息的安全性及檔案信息利用率的提高都具有極為重要的意義，有利于推動(dòng)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。