淺談風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀及解決措施

劉敏琦

（廣東粵電湛江風(fēng)力發(fā)電有限公司，廣東 湛江 524043）

前言：

風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目檔案是企業(yè)發(fā)展歷史的見證，又是提供一個(gè)項(xiàng)目質(zhì)量完成高低、快慢以及工程完成與否等的進(jìn)度查詢，同時(shí)也是企業(yè)精神面貌的一種體現(xiàn)。由此可見，檔案是記錄風(fēng)力發(fā)電企業(yè)工程建設(shè)的一種資源信息，企業(yè)只有加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，拓寬人才培養(yǎng)渠道，完善與規(guī)范檔案管理，才能使企業(yè)的發(fā)展更進(jìn)一層樓。

一、風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目檔案管理的重要性

風(fēng)力發(fā)電檔案管理是指，利用風(fēng)力發(fā)電機(jī)，通過無污染、可在生風(fēng)力旋轉(zhuǎn)發(fā)電建設(shè)的過程中對項(xiàng)目的任務(wù)、進(jìn)度、成本、與質(zhì)量進(jìn)行人力追蹤，記錄、展示各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的紀(jì)要與結(jié)果，使項(xiàng)目管理的數(shù)據(jù)安全可靠、井井有條。檔案管理是各個(gè)企業(yè)的發(fā)展需要，它為工程建設(shè)需要變動(dòng)、改進(jìn)與決策提供了重要的參考依據(jù)，在促進(jìn)積極作用的同時(shí)，不斷地提升項(xiàng)目的盈利與管理水平。由此可見，風(fēng)力發(fā)電檔案是企業(yè)研發(fā)、建設(shè)與經(jīng)營過程中詳細(xì)紀(jì)錄、核查與儲存重要內(nèi)容的文件，因而企業(yè)應(yīng)當(dāng)幫助檔案管理人員樹立正確的工作觀念，使其由內(nèi)而外地?zé)釔酃ぷ鳎M(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)的知識進(jìn)修學(xué)習(xí)，充分調(diào)動(dòng)工作的積極性。

二、風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理理念過于傳統(tǒng)

創(chuàng)新的管理理念，是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的核心，又是在激烈競爭中立于不敗之地的“訣竅”。然而，受傳統(tǒng)思想意識的影響，有些企業(yè)為了節(jié)省開支，經(jīng)常讓全體成員實(shí)行檔案管理輪流值班制，由于有些人員對檔案管理知識缺乏了解，以至于接受資料時(shí)，一方面無法對其收集、整理與管控，容易導(dǎo)致文件資料無法與工程施工同步。另一方面不知道企業(yè)工程建設(shè)應(yīng)登記哪些檔案資料，導(dǎo)致其不能檢查、告誡與監(jiān)督各個(gè)部門形成的檔案資料，更無法提出有效的建議；有些人員覺得輪崗是企業(yè)的安排需求，不屬于自己手頭的工作范疇內(nèi)，因而無法全身心地投入其中，更不會(huì)對檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，即使檔案出現(xiàn)缺頁、少記、漏記等問題，不僅不能第一時(shí)間被發(fā)現(xiàn)與補(bǔ)全，而且無法對工程項(xiàng)目進(jìn)行管理與控制。

（二）檔案記錄流于形式

風(fēng)力發(fā)電檔案記錄是一個(gè)企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)全面、真實(shí)的原始記錄，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在與日后的信息“橋梁”，企業(yè)可以通過檔案查詢項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度的狀況，對不足之處及時(shí)采取緊急應(yīng)對方案。然而，企業(yè)對檔案管理缺乏重視，招聘的員工不是文憑比較低的，就是專業(yè)不對口的，致使有些員工在檔案記錄、整理、歸納時(shí)混淆概念，時(shí)常漏登記一些重要的事件或者待處理的事情；有些員工為了省時(shí)間，記錄檔案都是為了應(yīng)付檢查，這種流于形式、簡單檔案記錄，不僅沒有將施工側(cè)重點(diǎn)記錄下來，而且容易在編寫時(shí)漏洞百出，甚至存在表格填寫錯(cuò)行、編碼錯(cuò)誤、圖紙標(biāo)記紊亂等現(xiàn)象，間接對工程建設(shè)帶來負(fù)面的影響，嚴(yán)重的還會(huì)給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）管理體制不健全

在風(fēng)力發(fā)電建設(shè)的管理中，檔案信息所發(fā)揮的作用不容小覷。然而大部分風(fēng)力發(fā)電企業(yè)沒有在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建專門的檔案資料室，使檔案只能存儲在潮濕、空間狹窄的地方，由于缺乏和諧、融洽、寬松的檔案管理辦公環(huán)境以及管理體制，不僅無法引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工的重視，而且容易致使有些工作人員在很長時(shí)間都無法意識到檔案管理的重要性，認(rèn)為所謂的檔案管理無非就是機(jī)械的接收、登記與存放檔案信息，只要做足保密的工作，確保建設(shè)用地征地拆遷文件、勘察測繪設(shè)計(jì)文件與參建單位施工過程等資料不外泄、不丟失、不銷毀即可。這樣的工作心態(tài)，無法將精力投入工作中，不僅沒有對檔案信息的真實(shí)性、合理性與可靠性進(jìn)行核查，而且無法確保檔案信息的相關(guān)性、完整性與可理解性，大大降低了檔案信息的真實(shí)性與重要性，間接阻礙了檔案信息的作用發(fā)揮。

三、風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目檔案管理的解決措施

（一）構(gòu)建完善的管理體制

構(gòu)建完善的風(fēng)力發(fā)電檔案管理體制，就是為了讓管理標(biāo)準(zhǔn)化與程序化，以便于企業(yè)能夠依賴自身運(yùn)行機(jī)制有條不紊地展開管理。因而，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司的規(guī)模，構(gòu)建完善的管理體制，要求員工必須嚴(yán)格按照制度實(shí)行，保證檔案設(shè)施的安全性，從而提高管理水平。如，構(gòu)建具體的檔案管理工作操作流程，集中統(tǒng)一保管檔案制，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級別管理的制度，建立一人一崗、一崗雙責(zé)的管理體系，將檔案管理工作納入現(xiàn)場每一位工作人員的業(yè)績考核，對每一位入職的新員工，都要進(jìn)行檔案知識的培訓(xùn)，定期對這些檔案知識進(jìn)行宣傳、考試、檢查，使檔案管理人員的思想意識一致，對于有問題的檔案要進(jìn)一步采取協(xié)調(diào)一致的行動(dòng)與措施，盡快將檔案全部整理完善，從而養(yǎng)成認(rèn)真、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念

若想提高風(fēng)力發(fā)電的檔案管理工作，企業(yè)應(yīng)積極探索管理新模式，融合現(xiàn)代的管理理念，摸索出適合自己企業(yè)的管理新方法，在關(guān)鍵時(shí)刻提供有價(jià)值的借鑒，做到藏有所管、藏有所用，為日后企業(yè)的發(fā)展扎實(shí)基礎(chǔ)。如，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，學(xué)習(xí)、參考、綜合他人的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，在增長見識的同時(shí)，拓寬視野與思維，并要求與各個(gè)部門交流溝通，大概知道企業(yè)風(fēng)力發(fā)電的工程建設(shè)流程。然后將檔案管理納入季度工作匯報(bào)，定期實(shí)施監(jiān)督檢查，真正做到檔案管理與業(yè)務(wù)工作相結(jié)合的狀態(tài)，從而加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員的高度重視。

（三）加強(qiáng)檔案的信息化管理

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化突飛猛進(jìn)地發(fā)展，滲透檔案信息化管理是企業(yè)最好的選擇，傳統(tǒng)的工作節(jié)奏與效率浪費(fèi)太多寶貴的時(shí)間，面對大量且繁雜的檔案信息，在整理、記錄與歸納的過程中，容易出現(xiàn)偏差，且查找利用率低，而現(xiàn)代化的信息技術(shù)是一個(gè)強(qiáng)有力的工具，可實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目、輔助立卷、自動(dòng)標(biāo)引等功能，有效彌補(bǔ)上述問題。如，運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)，將檔案信息管理現(xiàn)代化，以便于快速整理、檢索、記錄工程前期文件、工程交接驗(yàn)收文件、及企業(yè)工程建設(shè)文件的收集與整理，方便管理人員快速查閱檔案資料，節(jié)省人力、物力的時(shí)間，還能通過內(nèi)部平臺實(shí)現(xiàn)資料共享，提高檔案的使用率。此外，電子檔案的儲存?zhèn)浞菖c保密指數(shù)，大大提高了檔案資料的安全度，有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存過程中出現(xiàn)的發(fā)霉、字跡模糊與調(diào)用困難等問題。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的工作素養(yǎng)

工作素養(yǎng)是確保工作順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的有效途徑，同時(shí)也是一種重要的推動(dòng)力，在風(fēng)力發(fā)電的檔案管理工業(yè)亦是如此。因而，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重人才的培養(yǎng)與發(fā)展，在規(guī)范檔案管理工作的同時(shí)，確保能夠及時(shí)、有效地為其他部門提供檔案服務(wù)。如，配備與風(fēng)力發(fā)電工程規(guī)模相適應(yīng)的檔案管理人員，優(yōu)先錄取工作經(jīng)驗(yàn)豐富或相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人才，并定期展開座談會(huì)，對他們進(jìn)行全面的培訓(xùn)，訓(xùn)練他們互相幫助、互相配合與互相交流，進(jìn)一步縮短彼此之間的工作差異，以此提升檔案管理的工作質(zhì)量。然后，引進(jìn)國外的人才管理方法，制定人才素養(yǎng)培訓(xùn)計(jì)劃，促進(jìn)他們具有創(chuàng)新能力，又有高度的責(zé)任感。

四、結(jié)束語：

風(fēng)力發(fā)電檔案管理的好與壞，對項(xiàng)目工程建設(shè)或多或少存在一定的影響，所以，作為企業(yè)應(yīng)當(dāng)樹立正確的檔案管理理念，建立健全檔案管理體系，幫助管理人員擺正心態(tài)，用良好的心態(tài)積極工作，學(xué)會(huì)在工作中突破傳統(tǒng)思維的瓶頸，力求創(chuàng)新管理工作，從而提高工作效率。