辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合研究

周晨

(江蘇鎮(zhèn)江路橋工程有限公司，江蘇 鎮(zhèn)江 212000)

引言

辦公自動化(OfficeAutomation，簡稱OA)系統(tǒng)，主要指具備信息發(fā)布、公文審批、協(xié)同工作、會議管理等功能的辦公系統(tǒng)，能夠在網(wǎng)絡(luò)上完成單位內(nèi)的各項公共管理事務(wù)，俗稱“網(wǎng)上辦公”。隨著社會信息化進(jìn)程的加快和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子化已成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢，越來越多的單位也已實現(xiàn)了“網(wǎng)上辦公”?！熬W(wǎng)上辦公”雖然方便快捷，但大量電子文件的產(chǎn)生也對檔案管理工作提出了新的要求，給管理模式帶來了一定的影響。

一、辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合意義

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以收集紙質(zhì)文件的方式開展，事項辦理完畢后，責(zé)任部門整理相關(guān)文件材料，統(tǒng)一將有保存價值的文件移交至檔案室，這個過程如果不是事畢即歸，往往會出現(xiàn)漏件、補(bǔ)件等情況，且收集歸檔周期比較長。有了OA系統(tǒng)，每件事項完成后，最終材料可以直接生成紙質(zhì)材料進(jìn)行整理歸檔，方便快捷，不受時間和空間限制，歸檔工作能夠隨著日常工作的不斷推進(jìn)而及時完成，大大提高了效率。另一方面，OA系統(tǒng)環(huán)境下產(chǎn)生了大量的電子文件，為檔案管理提供了新的載體，檔案管理工作所面對的不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，而是文本圖像、聲音視頻等電子文件和紙質(zhì)文件并存的情況，使得檔案管理工作不斷更新、不斷發(fā)展，加快檔案信息化的實現(xiàn)。

二、辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合策略

(一)數(shù)據(jù)接口方式

利用數(shù)據(jù)接口技術(shù)，在OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間建立一個可以相互兼容的數(shù)據(jù)接口，使兩個系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通，成為一個整體。主要做到兩方面的內(nèi)容：一是實現(xiàn)目錄信息的轉(zhuǎn)存。二是實現(xiàn)電子文件的準(zhǔn)確掛接。OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的目錄與電子文件是相互對應(yīng)的關(guān)系，將OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的目錄轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的同時，可以將電子文件全文上傳到服務(wù)器中，通過文件的存放路徑使目錄與電子文件一一對應(yīng)。這要求在研發(fā)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)時，需要制定統(tǒng)一的接口標(biāo)準(zhǔn)。

(二)人工數(shù)據(jù)導(dǎo)入

在兩個獨立運行的系統(tǒng)之間，利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換，只需要留有導(dǎo)出導(dǎo)入文件的接口就可以。其原理就是將OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中目錄的數(shù)據(jù)信息導(dǎo)出到Excel中，然后再導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，這要求兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的字段盡可能相互匹配，從而減少后期的整理工作。OA系統(tǒng)電子文件導(dǎo)出后，利用掛接軟件，將文件名與檔案管理系統(tǒng)中的正題名相匹配的電子文件掛接，并上傳至服務(wù)器來實現(xiàn)目錄與電子文件相互關(guān)聯(lián)。兩種方式各有利弊，通過數(shù)據(jù)接口整合OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，可以使檔案管理工作更加具有時效性，使檔案管理人員參與到文件的各個過程，但OA系統(tǒng)大多為外網(wǎng)，這對檔案信息安全造成一定影響，同時還要求兩個系統(tǒng)接口標(biāo)準(zhǔn)一致，為系統(tǒng)開發(fā)帶來一定困難；人工導(dǎo)入方式一般為離線操作，這保證了檔案信息的安全，但其大量數(shù)據(jù)的導(dǎo)出導(dǎo)入，也為檔案工作者增加了工作量。

三、圖書辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合策略

(一)完善檔案管理工作的辦公自動化相關(guān)制度

辦公自動化相關(guān)制度不完善將嚴(yán)重阻礙利用電子信息技術(shù)開展檔案管理工作的進(jìn)程，掃除這一障礙的措施主要包括以下幾點：第一，政府部門應(yīng)制定相關(guān)的法律法規(guī)，從而使得利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理有法可依。第二，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，制定相關(guān)的規(guī)章制度，使得檔案管理更加規(guī)范化。第三，在利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)有制度不合理應(yīng)及時進(jìn)行糾正，從而提升檔案管理的管理水平。

(二)優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)運行，實現(xiàn)資源共享

相比傳統(tǒng)的管理方式，對檔案采用電子辦公的目的之一就是實現(xiàn)信息共享，以電子檔案資料為基礎(chǔ)，推動企業(yè)運營管理工作的高效進(jìn)行。應(yīng)在原有工作基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)，建立完善的文書檔案電子化網(wǎng)絡(luò)體系，根據(jù)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)來對文書檔案信息格式進(jìn)行管理，并且實現(xiàn)軟件程序的一體化。要求各個部門之間應(yīng)保持良好的共享關(guān)系，根據(jù)統(tǒng)一的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在內(nèi)部實現(xiàn)所有資料信息的共享，將信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

(三)不斷創(chuàng)新檔案利用形式

大量的檔案工作，歸根結(jié)底是要服務(wù)于使用。但很多時候，檔案工作都是由于各種工作的驗收、檢查、督導(dǎo)、交流等被動地完成。而OA系統(tǒng)上的電子文件方便快捷，使用起來靈活高效，檔案工作完全可以利用OA系統(tǒng)將被動變?yōu)橹鲃?。在?jīng)過保密審查和權(quán)限設(shè)置的基礎(chǔ)上，將檔案工作與政務(wù)公開同步推進(jìn)，建立檔案資料的電子文檔中心，使用者可隨時查閱所需的材料，真正使檔案材料服務(wù)日常。

(四)加強(qiáng)檔案管理信息安全

在利用電子信息技術(shù)開展檔案管理工作過程中，加強(qiáng)檔案管理的信息安全是非常必要的，具體措施主要包括以下幾點：第一，利用電子信息技術(shù)開展檔案管理工作，必須要著重考慮檔案保存環(huán)境的安全性，尤其要確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，及時安裝數(shù)據(jù)庫安全更新補(bǔ)丁。第二，利用電子信息技術(shù)開展檔案管理工作，要不斷提升安全意識，安裝殺毒軟件和防火墻，定期更換相關(guān)密碼，預(yù)防不法分子的入侵。

結(jié)束語

辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的整合，可以有效優(yōu)化工作流程，提高工作效率。但由于數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一以及檔案工作人員在文件運動中的參與度較低等，都對辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的整合帶來了一定的難度。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，檔案從業(yè)人員的參與度提高，一定能夠使辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)做到互聯(lián)互通，實現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理。