淺談如何加強(qiáng)水利工程檔案的管理

郭力明

（湖北省漢江河道管理局，湖北 潛江 433100）

一、水利工程檔案管理的內(nèi)涵和重要性

水利工程檔案資料管理的對(duì)象是在水利工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的，具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，主要包括基建文件、設(shè)計(jì)圖、可行性評(píng)估報(bào)告、施工資料、監(jiān)理資料、質(zhì)量評(píng)估資料、工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，是水利工程建設(shè)永久的原始記錄。水利工程檔案貫穿了整個(gè)工程建設(shè)的全過程，是對(duì)工程施工全部過程、全方位的記錄，在一定程度上反映了工程質(zhì)量的安全性和可靠性，它保留了最準(zhǔn)確的歷史痕跡，能夠?yàn)楣こ碳夹g(shù)人員提供參考，對(duì)加強(qiáng)工程質(zhì)量控制，追究工程質(zhì)量責(zé)任以及工程 竣工后維修、擴(kuò)建等具有重要作用，間接影響企業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

二、水利工程檔案管理的現(xiàn)狀

（一）信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段

隨著工程項(xiàng)目的日益增長(zhǎng)，檔案數(shù)量的突飛猛進(jìn)，信息化作為檔案管理的一種重要手段越來越受到人們的重視。各地水利部門及檔案管理部門正積極努力地探索檔案信息化管理方式。但是我們也必須清醒的認(rèn)識(shí)到，水利檔案管理信息化任重而道遠(yuǎn)。我國(guó)信息化管理目前還處于初級(jí)階段，數(shù)據(jù)庫(kù)容量要求高、檔案信息來源分散，在規(guī)范化管理方面我們始終難以突破，導(dǎo)致目前水利工程檔案信息化建設(shè)仍較為緩慢，無(wú)法滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)的需求。加之社會(huì)區(qū)域發(fā)展差別較大，很多中小型水利建設(shè)項(xiàng)目承包單位資質(zhì)不高，檔案管理水平也不高。信息化管理得不到有效推廣。

（二）檔案利用價(jià)值還沒有充分體現(xiàn)

目前國(guó)內(nèi)對(duì)水利工程檔案的利用效率還較低，導(dǎo)致檔案保存無(wú)法達(dá)到預(yù)期的目的。一方面水利工程檔案是建設(shè)過程的真實(shí)、系統(tǒng)反映，通過檔案記錄的查詢能夠直接反映建設(shè)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行情況，當(dāng)建設(shè)出現(xiàn)質(zhì)量問題后應(yīng)首先對(duì)建設(shè)檔案進(jìn)行分析，從中查找原因。很多水利工程建設(shè)出現(xiàn)質(zhì)量問題后并沒有對(duì)建設(shè)檔案進(jìn)行查找和分析，使工程建設(shè)檔案的保存失去了應(yīng)有的作用和價(jià)值。另方面，每一個(gè)水利建設(shè)工程從設(shè)計(jì)到施工都凝聚了人們的大量心血，但在實(shí)際過程中，人們往往忽略了建設(shè)檔案在同類項(xiàng)目中的參考和示范作用，使水利工程檔案的功能無(wú)法得到充分的發(fā)揮。

三、高效管理措施探討

導(dǎo)致水利工程建設(shè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)度遲緩、實(shí)際利用率不高、檔案作用發(fā)揮不充分現(xiàn)狀的原因是多方面的。其中，對(duì)檔案重視程度不夠、管理理念落后、信息體系不規(guī)范、施工檔案收集的不完整、不齊全，檔案編制不規(guī)范等則是主要原因。急需我們?cè)诮窈蟮乃こ探ㄔO(shè)檔案管理工作中加以改進(jìn)，使其能夠充分發(fā)揮工程建設(shè)檔案在水利項(xiàng)目建設(shè)管理中的作用。

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和必要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度。一方面必須建立健全檔案的管理制度和具體措施，明確每個(gè)人的工作職責(zé)，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序，將檔案管理工作落到實(shí)處。另一方面要設(shè)置專門的資料管理部門，配備專職檔案管理人員，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平和管理觀念，在檔案整理過程中應(yīng)明確自身的責(zé)任，保證歸檔質(zhì)量。

（二）建立信息共享平臺(tái)。將水利工程建設(shè)檔案管理與信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，開發(fā)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)之間交流和互動(dòng)的新型信息化管理軟件。比如按照檔案建設(shè)目標(biāo)及內(nèi)容，結(jié)合當(dāng)前信息化建設(shè)工作的實(shí)際，進(jìn)行數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的建設(shè)。要在構(gòu)架設(shè)計(jì)階段采用開放的設(shè)計(jì)方案，充分考慮現(xiàn)有各類檔案管理系統(tǒng)的集成，將輸出形式分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并以文件流的格式輸出以便解析使用。

（三）提高編制管理水平。在水利工程建設(shè)檔案管理當(dāng)中，應(yīng)該按檔案管理規(guī)章制度對(duì)檔案材料進(jìn)行編制，這是工程建設(shè)單位的基本標(biāo)準(zhǔn)。形成一個(gè)高質(zhì)量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。要努力更新舊觀念，探討檔案編制技術(shù)創(chuàng)新方式，努力提高檔案編制水平?？梢愿鶕?jù)水利建設(shè)工程檔案規(guī)程規(guī)范要求，對(duì)水利工程原始檔案整編及掃描工作流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，將工程原始檔案按標(biāo)準(zhǔn)分類，單件掃描，每份文件對(duì)應(yīng)一個(gè)電子文件。在管理模式優(yōu)化提升之后，件級(jí)管理的工程原始檔案電子文件條目信息與卷內(nèi)目錄保持一致，卷內(nèi)文件信息直觀，點(diǎn)擊相關(guān)文件即可進(jìn)行相應(yīng)的瀏覽，節(jié)省了檢索時(shí)間，提高了工作效率。