淺談青少年宮檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化

馬慧莉

（濟(jì)寧市青少年宮，山東 濟(jì)寧 272000）

青少年宮是一個(gè)支持青少年文化活動(dòng)承辦與開(kāi)展的地方，本著文化學(xué)習(xí)、藝術(shù)培養(yǎng)、德育發(fā)展的宗旨針對(duì)青少年開(kāi)展的文學(xué)、藝術(shù)、體育等學(xué)科的教育教學(xué)工作，培養(yǎng)出了一批又一批德才兼?zhèn)涞木C合型人才。近年來(lái)，在相關(guān)政府部門(mén)與政策的大力支持下，青少年宮具備了良好的發(fā)展前景以及發(fā)展趨勢(shì)。青少宮已經(jīng)成為當(dāng)代青少年學(xué)習(xí)文化藝術(shù)知識(shí)的重要地點(diǎn)。

一、青少年宮檔案管理的重要性

1.政策的扶持和社會(huì)背景的不斷發(fā)展致使青少年宮的地位直線上升，越來(lái)越多的家長(zhǎng)和青少年選擇青少年宮作為青少年學(xué)習(xí)藝術(shù)和文化知識(shí)的地方。隨著青少年的學(xué)習(xí)進(jìn)度，相應(yīng)的班級(jí)通常都會(huì)舉辦匯報(bào)演出活動(dòng)，向社會(huì)大眾及學(xué)生家長(zhǎng)展現(xiàn)學(xué)生在青少年宮所學(xué)到的才藝。這是對(duì)學(xué)生及其家長(zhǎng)負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，同時(shí)，匯報(bào)演出也對(duì)學(xué)生起著培養(yǎng)鍛煉的作用。所以，很多青少年宮都將活動(dòng)視為檢驗(yàn)學(xué)生真才實(shí)學(xué)的方式。在高強(qiáng)度、大密度的文化活動(dòng)背景下，影視資料和文字檔案的數(shù)量也會(huì)隨之增加，那么這時(shí)候作為青少年宮活動(dòng)的舉辦方，相關(guān)工作人員需要考慮的是如何將檔案完整有序的保存起來(lái)。將資料進(jìn)行整理歸納，并且根據(jù)管理經(jīng)驗(yàn)提出管理教學(xué)工作的問(wèn)題。

2.對(duì)于學(xué)生及家長(zhǎng)而言，檔案是記錄保存學(xué)生表演的一種方式，作為校方有義務(wù)幫助其保存好檔案。對(duì)于青少年來(lái)說(shuō)，每一個(gè)年齡階段都是無(wú)可復(fù)制的，所以這些檔案的存在更像是回憶的保存，是獨(dú)一無(wú)二的，這些都是青少年宮與少年之間特殊的記憶。

3.對(duì)于青少年宮的教師而言，檔案的存在是為了警示自己不再犯之前犯過(guò)的錯(cuò)誤。由于經(jīng)驗(yàn)不足等一些客觀原因，教師在進(jìn)行授課或者是相關(guān)人員在進(jìn)行活動(dòng)的準(zhǔn)備工作的時(shí)候，都會(huì)遇到一些問(wèn)題。檔案是一個(gè)很好的記錄問(wèn)題的方式，教師或者相關(guān)工作人員可以通過(guò)檔案來(lái)發(fā)現(xiàn)自己在工作中的一些問(wèn)題。工作人員在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的同時(shí)對(duì)工作情況做出總結(jié)歸納并且在發(fā)現(xiàn)中進(jìn)步，完善自己日后的工作。

4.對(duì)于青少年宮這個(gè)機(jī)構(gòu)而言，存檔的意義在于真實(shí)地記錄日?；顒?dòng)的開(kāi)展，隨著政府政策扶持力度的加大，青少年宮的活動(dòng)越來(lái)越多。響應(yīng)政府號(hào)召是青少年宮的首要任務(wù)，那么青少年宮也要證明自己的確舉辦了相應(yīng)的活動(dòng)。檔案就是一項(xiàng)有力的證明方式，在年終考核或者是領(lǐng)導(dǎo)視察的時(shí)候可以充分的表現(xiàn)和展示自己的工作狀況。這樣，才能推動(dòng)青少年宮的發(fā)展，在日后才能申請(qǐng)和響應(yīng)更多的活動(dòng)，為學(xué)生帶來(lái)更多的機(jī)遇。

二、青少年宮檔案管理工作的注意事項(xiàng)

首先，青少年宮機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)以及負(fù)責(zé)檔案管理的專職人員要重視檔案管理工作，從心底認(rèn)可檔案管理工作的重要性。努力營(yíng)造上級(jí)下級(jí)共同努力的工作氛圍，在眾志成城的工作氛圍中可以提高檔案管理人員的工作積極性，提高檔案管理工作的效率。

其次，青少年宮檔案管理人員要注意將活動(dòng)資料定時(shí)定期的對(duì)外開(kāi)放展覽。檔案管理人員在對(duì)資料進(jìn)行保存之前要按照日期、類別、活動(dòng)舉辦人等內(nèi)容進(jìn)行整理分類，要確保資料的完整性，如果遇到資料不全的情況要在第一時(shí)間聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人將資料補(bǔ)全。但是需要注意的一點(diǎn)是，檔案管理并不意味著檔案就要被束之高閣，要定期開(kāi)展活動(dòng)，將優(yōu)秀作品公開(kāi)展示，這樣也能起到宣傳的作用。

再次，要注意檔案管理工作是隨著活動(dòng)隨時(shí)進(jìn)行的，而不是當(dāng)需要審核的時(shí)候再匆匆忙忙的找到幾份資料應(yīng)付。檔案管理人員在每一個(gè)活動(dòng)結(jié)束之后要第一時(shí)間聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行檔案歸納。有時(shí)候會(huì)遇到活動(dòng)太多的情況，檔案管理人員要學(xué)會(huì)分工合作。比如一部分人負(fù)責(zé)文字檔案的收集、另一部分則負(fù)責(zé)圖片、視頻等，具體分工可根據(jù)實(shí)際情況而定，但是最后一定要保證資料種類的全面，不能只有幾張圖片或者只有幾份文字，這樣是無(wú)法全面的展現(xiàn)活動(dòng)的完整性的。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)需要細(xì)心和耐心的工作，由于檔案管理的工作量較大，所以檔案管理人員要注意平時(shí)對(duì)資料的整理，做到完整有序。檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，在信息化的時(shí)代背景下，檔案管理人員要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化技術(shù)手段輔助檔案管理工作。比如建立數(shù)字電子檔案庫(kù)等等，通過(guò)這種方式保證資源的安全性。同時(shí)，檔案管理人員也要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)來(lái)增強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，完善檔案管理工作。