提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和對(duì)策

劉霞

（晉州市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，河北 石家莊 052260）

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理信息的建設(shè)開(kāi)始從傳統(tǒng)的紙質(zhì)處理分析轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)處理分析。大數(shù)據(jù)時(shí)代就是對(duì)大量數(shù)據(jù)處理的信息時(shí)代，通過(guò)積累和保存大量的原始數(shù)據(jù)，采用一些相關(guān)的數(shù)據(jù)處理能力來(lái)提高事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)水平。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)有的檔案管理信息化建設(shè)評(píng)估體系迫切需要進(jìn)一步完善

目前基層的事業(yè)單位檔案管理還停留在傳統(tǒng)的管理模式當(dāng)中，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、制度化、規(guī)范化，尤其對(duì)一些突發(fā)事件的考慮不夠全面，使得事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)缺乏一定的實(shí)用性。具體來(lái)說(shuō)，在很多事業(yè)單位的費(fèi)用支出層面，往往會(huì)把超出預(yù)算水平的成本費(fèi)用直接計(jì)入期間費(fèi)用。此外，檔案管理信息化建設(shè)的一些工作人員和領(lǐng)導(dǎo)者并不完全了解檔案管理信息化建設(shè)的重要性，等等這些問(wèn)題直接導(dǎo)致信息建設(shè)評(píng)估系統(tǒng)方面的投資嚴(yán)重缺乏。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容發(fā)生了很大變化。

在事業(yè)單位檔案信息化管理措施的推動(dòng)下，網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息化建設(shè)的出現(xiàn)，已成為檔案信息管理建設(shè)的最新模式。但是，在工作中，由于網(wǎng)絡(luò)文件管理信息的構(gòu)建的出現(xiàn)，在機(jī)構(gòu)的整體文件管理信息的構(gòu)建中發(fā)生了以下變化：一是電子單據(jù)管理工作的開(kāi)展。與傳統(tǒng)的文件管理信息構(gòu)建不同，用于構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)文件管理信息的檔案文件管理采用電子文件管理的形式。在實(shí)踐中，這些文件管理需要特殊的存儲(chǔ)和管理，這使得事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)管理受到限制。二是電子貨幣的應(yīng)用。在事業(yè)單位信息化管理建設(shè)中，電子貨幣的應(yīng)用是事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理建設(shè)的重要組成部分。然而，在實(shí)際工作中，由于缺乏實(shí)質(zhì)性特征，這種形式的貨幣很難進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案管理信息建設(shè)。這給事業(yè)單位信息化和信息化建設(shè)的發(fā)展帶來(lái)了一定的困難。三是風(fēng)險(xiǎn)管理新內(nèi)容的出現(xiàn)。在檔案管理信息的建設(shè)中，風(fēng)險(xiǎn)管理的發(fā)展起著重要作用。在網(wǎng)絡(luò)文件管理信息的構(gòu)建中，我們不僅需要預(yù)防和管理傳統(tǒng)文件管理信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)，還需要應(yīng)對(duì)機(jī)構(gòu)信息化管理帶來(lái)的新的管理風(fēng)險(xiǎn)。

（三）事業(yè)單位相關(guān)檔案管理信息化建設(shè)業(yè)務(wù)擴(kuò)展不足

事業(yè)單位檔案管理所處環(huán)境發(fā)生了一定的變化，面臨檔案管理信息化業(yè)務(wù)發(fā)展的問(wèn)題，事業(yè)單位發(fā)展的新型管理模式已經(jīng)出現(xiàn)，并且迅速在我國(guó)事業(yè)單位落地生根。然而由于事業(yè)單位的發(fā)展時(shí)間較短，我國(guó)資本市場(chǎng)對(duì)于事業(yè)單位的認(rèn)識(shí)有限，對(duì)于其廣闊事業(yè)單位的發(fā)展前景也未能進(jìn)行有效的調(diào)研。因此，現(xiàn)有業(yè)務(wù)單元文件管理信息建設(shè)業(yè)務(wù)尚未完全擴(kuò)展，文件管理信息化建設(shè)業(yè)務(wù)擴(kuò)展模式單一。

二、完善機(jī)構(gòu)檔案管理信息化管理的方法和措施

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)管理

在實(shí)際運(yùn)作中，事業(yè)單位檔案管理的信息管理將涉及各種專業(yè)知識(shí)和技術(shù)部門的工作內(nèi)容，如通信技術(shù)和自動(dòng)化控制技術(shù)，且這些技術(shù)的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的前提，也是保證信息化設(shè)備正常運(yùn)行的有效措施。此外，還要協(xié)調(diào)各技術(shù)部門的工作，系統(tǒng)地管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的各種設(shè)備的維護(hù)和正常運(yùn)行。此外，還必須在規(guī)劃和工程過(guò)程中注重各種技術(shù)和設(shè)備的管理和控制，及時(shí)進(jìn)行質(zhì)量檢查，并確保與各種設(shè)備的生產(chǎn)負(fù)荷相關(guān)的技術(shù)規(guī)范和要求。因此，為了確保大數(shù)據(jù)技術(shù)和機(jī)構(gòu)檔案管理信息的建設(shè)在管理制造機(jī)構(gòu)中得到更廣泛的應(yīng)用，有必要協(xié)調(diào)和協(xié)調(diào)制造業(yè)機(jī)構(gòu)的各個(gè)部門，以實(shí)現(xiàn)密切合作。

（二）加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)和事業(yè)單位信息管理建設(shè)的重視

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)和機(jī)構(gòu)信息管理建設(shè)的高科技含量，有必要確保機(jī)構(gòu)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此系統(tǒng)給予足夠的重視。通過(guò)建立相關(guān)的技術(shù)專業(yè)組織，培養(yǎng)掌握核心技術(shù)的專業(yè)人才，可以開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理的大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息管理。其次，除了成本考慮外，在選擇設(shè)備時(shí)應(yīng)充分考慮設(shè)備的技術(shù)應(yīng)用。要嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求做專業(yè)設(shè)備調(diào)試，以保證專業(yè)設(shè)備的正常應(yīng)用。

（三）搞好大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)

在檔案管理信息化、制度化建設(shè)的背景下，各種新的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理信息技術(shù)的建設(shè)中。為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利的市場(chǎng)地位，事業(yè)單位必須在第一時(shí)間掌握最新的市場(chǎng)信息，這就需要熟練應(yīng)用電子信息和信息化技術(shù)。因此，在新的經(jīng)濟(jì)背景下，必須積極采用新技術(shù)來(lái)建立檔案管理信息。另外，在制度檔案管理的信息化建設(shè)中，必然要打破傳統(tǒng)檔案管理壁壘，創(chuàng)新管理方式，構(gòu)建檔案管理信息化新構(gòu)架。

結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)技術(shù)與機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)相結(jié)合，可以進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的效率。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是通過(guò)由人工檢索檔案向信息檢索檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變的過(guò)程，從時(shí)效上大大縮短了工作時(shí)間，提高了工作效率。因此，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立完整的機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)體系和檔案管理信息化建設(shè)評(píng)估體系，可以大大提高事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平。在這個(gè)過(guò)程中，事業(yè)單位有必要大力培養(yǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)專業(yè)人員和檔案管理信息建設(shè)工作者，并結(jié)合大數(shù)據(jù)和文件管理信息構(gòu)建的多層次人才。