如何做好企業(yè)檔案管理工作

李吉麗

（黑龍江省方正高速公路管理處賓州收費(fèi)站，黑龍江 哈爾濱 150400）

對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程來(lái)說(shuō)，檔案的管理工作不僅僅是記錄其過(guò)去和現(xiàn)在的發(fā)展情況，便于對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供一定的經(jīng)驗(yàn)借鑒，更多是將信息和資料進(jìn)行傳遞，在本質(zhì)上具有一定的科學(xué)性和政治性，也屬于是一個(gè)企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中必須要進(jìn)行落實(shí)的一項(xiàng)可持續(xù)性工作。需要從事檔案管理工作的人員提升自己的專業(yè)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的改革創(chuàng)新能夠促進(jìn)企業(yè)本身在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中實(shí)現(xiàn)自我的價(jià)值，并立足于時(shí)代的發(fā)展過(guò)程中。

一、我國(guó)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題解析

（一）很多企業(yè)不重視檔案管理工作

檔案管理工作是對(duì)一個(gè)企業(yè)發(fā)展歷程的記錄和總結(jié)，一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)根據(jù)之前的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)進(jìn)行企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，將一些雷區(qū)有效地避免開。但是大部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為發(fā)展的眼光應(yīng)該是向前的，這樣使得經(jīng)濟(jì)利益和眼前利益作為重要關(guān)注點(diǎn)，就造成了對(duì)企業(yè)檔案管理工作的忽視。一旦企業(yè)在前進(jìn)的過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，無(wú)法在第一時(shí)間啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，會(huì)帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）企業(yè)沒(méi)有行之有效的檔案管理制度

企業(yè)在檔案管理制度方面，不論是檔案的收集、整理還是保管工作，沒(méi)有明確的檔案管理制度，因此導(dǎo)致了執(zhí)行力度不足，加之檔案管理人員的責(zé)任心不強(qiáng)，偶有檔案丟失的現(xiàn)象，在檔案借出時(shí)的相關(guān)手續(xù)不健全，也存在檔案丟失的現(xiàn)象。同時(shí)部分人員篡改檔案中的資料和數(shù)據(jù)，檔案的價(jià)值和真實(shí)性無(wú)法充分保證。

二、我國(guó)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題的解決策略

（一）提升對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的重視程度

提升對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視程度一方面是對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，另一方面是對(duì)于從事相關(guān)工作的基礎(chǔ)操作人員來(lái)說(shuō)。只有提升其對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的重視度，才能夠做好檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。

（二）對(duì)企業(yè)檔案管理制度要不斷健全

目前我國(guó)企業(yè)檔案管理制度建設(shè)中存在一定的滯后性，需要不斷完善和更新，這就需要制定科學(xué)合理的檔案管理制度，體現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和制度化，保證了企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)。而在健全企業(yè)檔案管理工作時(shí)，主要從以下幾個(gè)方面入手完善：（1）企業(yè)檔案收集制度，保證收集檔案資料時(shí)的及時(shí)性和完整性。（2）企業(yè)檔案借閱制度，避免檔案丟失，確保借閱企業(yè)檔案時(shí)的秩序。（3）企業(yè)檔案的歸檔和整理，確保企業(yè)檔案資料和文件的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（三）做好文件資料的整理歸檔工作

在新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理工作必須要重視文件資料的整理歸檔，企業(yè)要從以下幾個(gè)方面加以注意：第一，對(duì)所要收集的文件資料進(jìn)行篩選；第二，對(duì)于甄選的文件資料及時(shí)歸檔保存，而對(duì)于那些沒(méi)有價(jià)值的文件資料要及時(shí)的銷毀；第三，對(duì)于那些具有非常重要價(jià)值的文件資料要進(jìn)行重點(diǎn)保存或者移交到相關(guān)部門并做好電子備份，從而避免文件資料丟失給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。例如，要以規(guī)定性文件對(duì)檔案資料的移交時(shí)間、移交資料、移交方式等要明確化，并做好電子版移交登記以便后期的查詢使用。

（四）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源信息化

事實(shí)上，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)要求很強(qiáng)的工作，多數(shù)企業(yè)檔案兼職人員遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)專職人員，特別是在小企業(yè)中，檔案人員大部分是兼職，有的甚至身兼數(shù)職，結(jié)果是“兼而不管”現(xiàn)象非常嚴(yán)重。同時(shí)企業(yè)檔案工作人員調(diào)動(dòng)更換也很頻繁。在這種情況下，企業(yè)檔案工作人員就不能夠把檔案管理專業(yè)知識(shí)更好地融入企業(yè)檔案管理中；新的檔案工作人員不清楚如何進(jìn)行收集、整理、登記、移交，只是被動(dòng)地接收，以至于不清楚哪些資料已經(jīng)歸檔，哪些尚未歸檔，即使收集到的資料也是雜亂無(wú)序，分類整理時(shí)無(wú)從下手，工作不能有序開展，給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了時(shí)間和質(zhì)量上的問(wèn)題，這也是影響企業(yè)檔案管理和利用工作的重要因素。因此，要有針對(duì)性地舉辦一些短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，及時(shí)提高新進(jìn)檔案人員的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)還要適度提高檔案工作人員的待遇和工作環(huán)境，以減少檔案人員流動(dòng)性強(qiáng)更換頻繁等現(xiàn)象。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的推動(dòng)作用下，各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)開始在現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)與管理工作中得以應(yīng)用與推廣，對(duì)于企業(yè)檔案的管理與利用工作而言更是如此。這也就意味著傳統(tǒng)模式下企業(yè)檔案的管理與利用工作已無(wú)法與這種先進(jìn)的技術(shù)手段相適應(yīng)，作出一定的改革與調(diào)整也正是企業(yè)檔案資源信息化得以實(shí)現(xiàn)的必然選擇。企業(yè)要推進(jìn)檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，建立一個(gè)檔案從收集、整理、管理到利用的信息化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)行檔案紙質(zhì)和電子“雙套制”接收存檔。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息化資源能夠最大限度地共享與開發(fā)，使企業(yè)檔案管理工作提升到一個(gè)新的水平。

（五）將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，保證檔案管理體系建設(shè)

我們進(jìn)入信息化時(shí)代，將檔案管理工作和現(xiàn)代信息技術(shù)相融合，能夠有助于企業(yè)檔案管理體系建設(shè)。這就需要不斷更新傳統(tǒng)檔案管理的工作觀念，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)的管理方案，對(duì)傳統(tǒng)不適應(yīng)的手段和方法要進(jìn)行不斷的完善和改革。這就需要不斷深層次開發(fā)現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理和利用的價(jià)值能夠得以不斷提升，也在一定程度上完善了檔案管理的評(píng)估體系，能夠更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，促進(jìn)企業(yè)獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)水平和經(jīng)濟(jì)水平的提升使得我國(guó)的企業(yè)檔案管理工作必須要隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)行本質(zhì)上的改革創(chuàng)新。促使企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行能夠在辦公自動(dòng)化的情況下，將電子文件的管理和紙質(zhì)文件的歸檔同時(shí)進(jìn)行，建立起一種科學(xué)的信息管理體系，從而有效實(shí)現(xiàn)雙軌制的工作方式，促進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)性和合理性。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就需要建立適合的制度，對(duì)相關(guān)的人才進(jìn)行技術(shù)性的培養(yǎng)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。