事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理

陳偉

（興安盟人力資源和社會保障局干部人事檔案管理中心，內(nèi)蒙古 烏蘭浩特 137400）

在事業(yè)單位中，人性化管理模式的引入，大大提高了事業(yè)單位各項工作開展效率，本文基于對事業(yè)單位檔案管理工作的研究，提出了在檔案管理過程如何引入人性化管理理念，希望進一步分析能夠不斷提高事業(yè)單位檔案管理價值，從而為事業(yè)單位發(fā)展提供有效保證。

一、檔案工作中的人性化管理分析

人性化管理是一個動態(tài)發(fā)展的過程，也是由科學演變而來的一種新的管理理念，主要是不斷的挖掘出和調(diào)動人的積極性，這是最主要的任務之一，檔案工作要建立在充分的信任人、尊重人的基礎上，具體可以體現(xiàn)在三個方面，包括檔案人員的素質(zhì)比較低、服務質(zhì)量差、獎懲制度等，還包括要改善檔案工作環(huán)境以及進行更加基礎化的工作建設。利用人性化的管理模式能夠正確的處理人與其他生產(chǎn)要素之間的關系，也更加重視人的智慧與能力，這對人們以后的發(fā)展有著決定性的作用，將人的發(fā)展作為關于人的科學理念，這是一個將個體作為關注中心、控制、調(diào)整與管理整個組織的關鍵，還能夠調(diào)整人的積極性，這是整個管理工作的根本所在。首先需要注意的就是管理方式的改變。傳統(tǒng)的管理方式是將人作為經(jīng)營的方式，但是在人性化的管理中，應該是讓人來實現(xiàn)管理目的，不斷的進行自我實現(xiàn)，將人的需求作為管理的核心部分，能夠不斷的促進人進行學習與發(fā)展，讓人們都能夠擁有更多的知識。管理制度的柔化。柔性的管理方式主要是依靠員工的心理特點，這些員工從內(nèi)心深處就具有創(chuàng)造性，因此也會有明確的驅(qū)動性，工作開展的靈活度更高，那么就能夠?qū)⒇熑蝿澐值母忧逦?，也應該發(fā)揮出高效的優(yōu)勢，從而為各項業(yè)務的順利進行創(chuàng)造有利條件。管理人員的素質(zhì)提高。檔案管理是建立在一些不同的制度上的，檔案人員的素質(zhì)應該要進行不斷的提升，可以通過崗前培訓、業(yè)務培訓、外出學習等方式來提高，讓檔案人員都能夠擁有一定的服務意識與服務禮儀，在對待用戶以及待人接物上也要足夠禮貌、說話要和氣、態(tài)度要和藹，這些內(nèi)容也能夠從很大程度上提升服務的價值，直接反映出職員的職業(yè)素養(yǎng)與道德水平。

二、事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理途徑

檔案工作中的人性化服務應該是一種以人為本的服務理念和方式，它以尊重、關懷使用者為宗旨，與使用者溝通、合作，提高使用者對檔案工作的滿意度，促進檔案所承載信息效用的最大化。

（一）改變管理理念

積極改變管理理念，是現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中人性化管理方式創(chuàng)新變革的主要對策之一，根據(jù)對傳統(tǒng)檔案管理的分析與研究可清楚了解到，檔案價值無法全部體現(xiàn)，人們對檔案的關注度極低，需要辦理檔案業(yè)務時才會想起檔案部門，制約了檔案管理工作的開展。采取人性化管理之后，管理的重心將變成以人為本，能夠真正實現(xiàn)將檔案的價值及檔案服務民生落到實處。所以，新時期每一位檔案管理人員都需要改變傳統(tǒng)的管理理念，將人性化特點融入工作中，轉變服務理念，提高自身的服務質(zhì)量。在日常工作中要熟知館藏檔案內(nèi)容，知曉相關部門業(yè)務流程，憑借自身的專業(yè)知識，幫助查閱者綜合解析其真實需求，更快捷、準確地提供所需檔案，提高檔案利用工作的社會效益。

（二）檔案管理方式創(chuàng)新

1.實現(xiàn)數(shù)字化。伴隨我國信息科技技術的進一步發(fā)展，在人性化檔案管理工作中，也要充分將信息化技術融入其中。通過數(shù)字化的方式，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)化檔案轉變?yōu)樾畔n案，使得工作內(nèi)容變得更為簡潔，自然工作效率也能夠有效提升，工作人員的工作量下降，搭配以人性化管理，其成效能夠顯著得到提高，事業(yè)單位也能取得更好的效益。

2.現(xiàn)代技術手段的運用。首先，技術人員需要為檔案管理工作設計專門的系統(tǒng)，并為每一位工作人員配備以專門的系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)通訊資源，要在單位內(nèi)部建立專門的信息網(wǎng)絡，并且保證渠道暢通能夠隨時調(diào)度使用。其次，為了進一步達到人性化管理的目的，還需要為信息化檔案建立專門的數(shù)據(jù)庫，針對同類型的檔案進行分類、匯總，通過設置關鍵詞的方式，幫助相關人員達到快速搜尋的目的。再次，在條件允許的情況下，需要進一步擴充資料庫的儲備內(nèi)容，幫助相關人員更快、更好利用企業(yè)檔案信息內(nèi)容。最后，針對目前我國事業(yè)單位承載諸多的信息內(nèi)容來看，在做好當前人性化管理工作后，還需要對其做好完善的人性化用戶保密機制。

（三）優(yōu)化工作環(huán)境

積極優(yōu)化工作環(huán)境是優(yōu)化管理工作不可或缺的一部分。實踐證明，工作人員在溫馨舒適、健康向上的環(huán)境中工作，可以身心愉悅，間接提高工作質(zhì)量和效率。優(yōu)化工作環(huán)境方面主要包括內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化和外部環(huán)境的優(yōu)化。通常情況下，外部環(huán)境優(yōu)化主要是改善工作環(huán)境，及時增添人性化設施設備，形成人文關懷的氛圍。而內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化主要從精神層面出發(fā)，主要是指在檔案管理工作當中，積極增加人性化理念與方式，通過微信或者網(wǎng)絡滿足異地查檔者的需求，無論是查詢還是借閱，都能夠體現(xiàn)出人性化特點，這樣才能從本質(zhì)上滿足檔案管理工作人性化的需求，推動社會的進步與發(fā)展。

結束語：

總之，做好事業(yè)單位檔案管理工作是必要的，通過以上對于人性化管理方法的進一步實踐，人性化管理更加符合事業(yè)單位發(fā)展要求，其能夠提升事業(yè)單位服務效率，也能夠提高檔案管理工作水平，因此，相關的檔案管理人員，要不斷學習先進的管理理念，要不斷進行有效的創(chuàng)新，從而才能保證事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。