關(guān)于幼兒師范學(xué)校電子檔案管理問題探討

張志紅

（南陽幼兒師范學(xué)校，河南 南陽 474150）

隨著當(dāng)今社會的發(fā)展，檔案管理的工作也漸漸網(wǎng)絡(luò)化，許多的文件歸檔為電子檔案，這一變化沖擊力傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的發(fā)展。針對幼兒師范學(xué)校這個重要又特殊的群體，我們更應(yīng)該重視此項(xiàng)工作的實(shí)施。但是電子檔案的管理也存在一些問題，例如檔案信息雖易保存但是也易被改動，檔案的管理需要經(jīng)過訓(xùn)練的專業(yè)人員。所以，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題并尋找方法進(jìn)行解決，才能更好地提高電子檔案管理水平。

一、電子檔案管理的優(yōu)勢

（一）提高工作效率

電子設(shè)備在處理信息以及存儲方面比工作人員的大腦有著更大的優(yōu)勢，因此電子檔案的管理深深的影響著檔案工作效率的提升。以幼兒學(xué)生檔案的錄入為例，在舊的檔案管理模式中，檔案管理的工作人員需要用筆謄抄學(xué)生的個人信息，不僅消耗大量的時(shí)間和精力，而且非常容易出錯且不符合現(xiàn)代環(huán)保生活的要求。若采用電子檔案管理的方式，不僅可以有效地采集和存儲學(xué)生的個人信息，而且極大地簡化了檔案信息的采集、存儲、統(tǒng)計(jì)的工作，省時(shí)省力，還降低了出錯率。

（二）提高檔案利用率

幼兒師范學(xué)校的檔案管理工作是一項(xiàng)具有很強(qiáng)服務(wù)性的工作，不僅為全校師生服務(wù)，而且還為學(xué)校的教學(xué)科研工作服務(wù)。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中，若想查找和調(diào)用一份檔案是極其麻煩的，不僅需要搜索大批的檔案資料，還要進(jìn)行繁瑣的借閱檔案流程。其次，檔案在調(diào)用時(shí)以及借閱后很容易出現(xiàn)檔案破損丟失的情況，這對檔案的管理是一種很大的破壞。如果使用電子檔案這些問題就會迎刃而解。

二、電子檔案管理存在的問題

（一）對電子檔案的重視程度不足

伴隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)與信息產(chǎn)業(yè)正在逐漸應(yīng)用到各種領(lǐng)域中，電子檔案管理部門正在逐步的替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版文件的管理部門。但有些檔案管理人員思想封建落后，對電子檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，沒有意識到電子檔案會對其工作帶來的便利性，忽視了電子文件和數(shù)據(jù)的收集及處理。特別是電子檔案的重要性被管理人員嚴(yán)重忽視，所以在日常辦公中鮮有人利用電子設(shè)備對收集所得的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，或者，電子文件被送到管理人員的手中，卻并未得到應(yīng)有額重視。另外，有些檔案管理人員雖然對電子檔案的重要性有些了解，但是由于其有限的專業(yè)知識，并不能對數(shù)據(jù)進(jìn)行合理有效的利用，甚至可能造成數(shù)據(jù)的泄露或丟失。

（二）缺乏法律的支持

目前雖然電子檔案的應(yīng)用雖然被很多人接受了，但是在法律上能作為憑證使用的還是只有紙質(zhì)版的文件。由于電子文件沒有固定的載體，而且沒有固定的部門管理電子檔案，這就會產(chǎn)生一些問題，例如你需要把文件轉(zhuǎn)化成電子文件，但是之后再次使用的時(shí)候就會缺少原始憑證，而且相關(guān)部門也沒有就此作出相關(guān)明確規(guī)定，這就導(dǎo)致檔案的可信度沒有制度的保證。

（三）電子文件保存不到位

由于電子文件在計(jì)算機(jī)設(shè)備上產(chǎn)生，而且需要文件存儲載體，載體主要為磁帶、U盤、磁盤、光盤。這些載體又是比較敏感的，受溫度、濕度、有害氣體、光線、磁場的影響較大，并且一旦受損很難恢復(fù)，因此相對于紙質(zhì)版檔案的保存來說，電子版檔案對保存環(huán)境的影響更為苛刻。在幼兒師范學(xué)校由于沒有專門的電子檔案保存地方，所以電子檔案很容易受到破壞。

三、加強(qiáng)幼兒師范學(xué)校電子檔案管理的策略

（一）完善電子檔案管理制度

幼兒師范學(xué)校的電子檔案內(nèi)容豐富，由于其涉及部門較多，必須要有健全的電子文件歸檔管理制度，才能保證電子檔案歸檔的完整性。幼兒師范學(xué)校必需嚴(yán)格遵守國家相關(guān)的法律制度，并結(jié)合學(xué)校的具體情況進(jìn)行電子檔案的管理。管理部門不僅要要對電子檔案的歸檔日期，歸檔分類，歸檔的具體要求，歸檔的具體流程等進(jìn)行詳細(xì)的明確規(guī)定，還要對明確劃分每個工作人員的職責(zé)，在年終時(shí)進(jìn)行必要的考核，并進(jìn)項(xiàng)相應(yīng)的獎懲制度的定制，確保把每一項(xiàng)工作都落實(shí)到實(shí)處，最大限度的保護(hù)電子檔案。

（二）加強(qiáng)新型管理人才的培養(yǎng)

在這個快速發(fā)展的與進(jìn)步的時(shí)代，只有掌握了足夠的先進(jìn)技術(shù)和信息的人才才能得到重用，這就對電子檔案的管理人員提出了更高的要求，幼兒師范學(xué)校的管理人員不僅要熟練的關(guān)于計(jì)算機(jī)的專業(yè)技術(shù)，還要懂得管理的專業(yè)知識。所以要提高工作效率節(jié)約時(shí)間，首先需要轉(zhuǎn)變員工的傳統(tǒng)觀念，先進(jìn)行多種形式的理論培訓(xùn)，然后對檔案人員的操作技術(shù)的專業(yè)培訓(xùn)是必不可少的，最后，對培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，如若考核不通過，會有相對應(yīng)的懲罰，并需要繼續(xù)進(jìn)行培訓(xùn)，直到合格才能上崗工作。這樣雖然會花費(fèi)很多的時(shí)間和精力，但是卻是必不可少的，俗話說“磨刀不誤砍柴工”解釋的就是這個道理。

（三）加強(qiáng)電子檔案的安全管理工作

電子檔案管理機(jī)構(gòu)要想提高管理的水平，節(jié)約時(shí)間精力，就需要加強(qiáng)對電子檔案的安全管理工作。首先，一套完整的電子檔案的保護(hù)制度是必須的，電子檔案只有合適無誤了之后才能歸檔，而且需要做到每一個環(huán)節(jié)都有專門的工作人員來負(fù)責(zé)，以保證電子檔案的再次利用是便利的。最后，為了確保文件的有效性，需要保存一份具備法律效力的憑證文件，這些工作做完之后才能對電子文件進(jìn)行歸檔。

四、結(jié)束語

未來主要的辦公方式無疑將會是電子檔案管理模式，加強(qiáng)電子檔案管理工作對幼兒師范學(xué)校的檔案管理有著非常重要的意義。由于全校學(xué)生的文件的信息量很大以及文件的重要性，檔案人員需要具備非常專業(yè)的知識來管理檔案，因此建立完善的管理制度是非常重要的。要幫助電子檔案管理工作更好更快地發(fā)展，需要不斷創(chuàng)新檔案管理方式，加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，從而更好地幫助學(xué)校對學(xué)生的管理以及教學(xué)活動的有序進(jìn)行。