紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別與技術(shù)保護(hù)分析

欒婷竹

（北安市房產(chǎn)服務(wù)中心，黑龍江 北安 164000）

紙質(zhì)型材料是最為常見的一種信息記錄形式，但是記錄過程繁瑣而且紙張需求量大不利于節(jié)約環(huán)保。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展、信息時(shí)代的加快，對于信息儲存的方式也發(fā)生了巨大變化。紙質(zhì)形式的信息載體向著電子方向轉(zhuǎn)變，因電子類信息存儲具有完備性、便捷性等特點(diǎn)對傳統(tǒng)紙質(zhì)類型的信息載體產(chǎn)生了巨大沖擊。兩種類型的保存載體各有其特點(diǎn)因此也有明顯的區(qū)別，此外，這兩種類型的保護(hù)方式也不同，對不同類型的保護(hù)技術(shù)要求也不盡相同，因此，對兩者之間的區(qū)別進(jìn)行研究對更好地保護(hù)信息有深刻意義。

一、載體壽命的區(qū)別

紙質(zhì)檔案對信息的保存主要是以文字或者圖畫的形式，而紙質(zhì)類型的保存方式取決于紙張的壽命。紙張壽命是由其內(nèi)在性質(zhì)決定，纖維素是紙張的主要構(gòu)成成分，容易在高溫潮濕和酸性等環(huán)境下發(fā)生氧化或者水解反應(yīng)，不利于紙張的保存。因此，在保存過程中尤其要注意控制溫濕度及空氣酸堿值測定，排除發(fā)生反應(yīng)的外界因素就可以保證紙張壽命長達(dá)上千年以上。

電子檔案主要是對視頻、聲音、文字和圖片的記錄，而電子檔案保存年限取決于磁盤和光盤的性能。磁盤對信息的記錄時(shí)間會受到磁盤底基、粘合劑和磁粉剩余量三部分的影響。磁盤底基的原材料是聚酯類，這類材料防靜電性能差，常因?yàn)殪o電效應(yīng)導(dǎo)致磁性物質(zhì)脫落而無法起到支撐的作用。粘合劑主要是連接底基和磁粉，常見的有粘合劑發(fā)生霉變、磨損和熱脹冷縮等缺陷造成部分信息丟失。而磁粉是信息再現(xiàn)的決定性因素，但外界對磁粉影響較大易發(fā)生消磁和退磁問題。光盤主要是因?yàn)槠錁?gòu)造材料易發(fā)生化學(xué)反應(yīng)而不利于存儲。電子類型的保存年限大概10年。

二、外界環(huán)境影響的區(qū)別

（一）溫濕度影響

溫濕度對這兩種類型信息存儲的影響截然不同。首先，若是紙質(zhì)類型檔案在高溫潮濕的環(huán)境下會發(fā)生水解、氧化反應(yīng)，而且紙張上的字跡在這種情況下會發(fā)生擴(kuò)散、褪色等現(xiàn)象。其次，高溫、干燥環(huán)境下磁盤底基會熱脹冷縮、粘合劑易發(fā)生產(chǎn)生靜電效應(yīng)，這都會影響信息正常讀取甚至帶來丟失數(shù)據(jù)的后果。潮濕的環(huán)境易使電子檔案設(shè)備受潮短路，加快老化速度。經(jīng)得證，紙質(zhì)材料保存環(huán)境為：最適宜溫度在18度，上下波動不超過4度；相對濕度控制在50%，誤差不超過5%，而電子類型的保存環(huán)境為：最佳溫度是18度，誤差控制在2%；相對濕度保持在40%至45%之間。

（二）塵埃影響

塵埃對紙質(zhì)材料的影響主要體現(xiàn)在塵埃加重紙張之間的磨損與粘連，同時(shí)混雜在塵埃中的一些霉菌在特定環(huán)境下分泌液體造成紙張發(fā)霉。電子檔案最易損傷的地方是磁盤和光盤的表面，大顆粒容易劃傷磁盤和光盤的表面導(dǎo)致信息讀取失敗。塵埃也會影響磁性材料與底基的連接，造成底基的不穩(wěn)定，同時(shí)霉菌分泌物會腐蝕磁盤和光盤造成部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失的可能。綜上可知，塵埃對紙質(zhì)和電子類的損害是一個(gè)漸變過程，只要在這個(gè)過程中定時(shí)修復(fù)和做好防塵工作就可以避免塵埃對其的影響。

（三）光線及有害氣體影響

環(huán)境中的光線會促進(jìn)纖維素的分解，有害氣體在潮濕的情況下會促使紙張發(fā)生氧化反應(yīng)，從而造成紙張的脆弱性增強(qiáng)。對于電子檔案，存在光線中的紫外線長期照射會導(dǎo)致磁粉脫落、基帶老化和運(yùn)轉(zhuǎn)卡頓等問題，同時(shí)紫外線的能量也會破壞剩磁的穩(wěn)定性導(dǎo)致信號衰減，影響信息再現(xiàn)的完整性。電子檔案在有害氣體存在的情況下，同時(shí)又是在酸性或者堿性的環(huán)境下會破壞中樞系統(tǒng)，這些不利的條件下都會造成數(shù)據(jù)丟失等嚴(yán)重后果。

三、技術(shù)保護(hù)區(qū)別

（一）紙質(zhì)檔案保護(hù)

通過以上分析可知對紙質(zhì)檔案的保存就是要阻斷發(fā)生水解和氧化反應(yīng)條件的形成以及做好防塵等工作。紙質(zhì)類型的檔案在存放時(shí)需要在干燥、通風(fēng)無陽光直射的地方，可采用立放式以降低與空氣的接觸面積。對于已經(jīng)發(fā)生霉變反應(yīng)的紙質(zhì)檔案需要立即修復(fù)，采用專業(yè)的技術(shù)輕輕剔除上面的霉?jié)n，對于字跡模糊已擴(kuò)散的文字放入盛有防擴(kuò)散液體的培養(yǎng)皿中靜置許久，再用干凈的宣紙墊壓在檔案兩面，輕輕按壓且不能移動宣紙，若受損嚴(yán)重可更換宣紙直到水漬吸干，最后將其放到陰涼通風(fēng)處晾干。此外，為防止塵埃及溫濕度等的影響可以在保管過程中就在紙質(zhì)檔案上鋪上宣紙?jiān)黉伾夏景濉?/p>

（二）電子檔案保護(hù)

電子檔案即借助掃描和拍照等方式將紙質(zhì)檔案變成電子信息存儲在光盤之中。首先，對于電子檔案的保護(hù)需要實(shí)行三套制保存即紙質(zhì)與電子的正、副版本，同時(shí)在檔案局處也會數(shù)據(jù)備份。其次，電子檔案容易面臨著數(shù)據(jù)被修改、刪除和盜竊的風(fēng)險(xiǎn)，因此保護(hù)信息不受侵害可采用防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密法和存儲權(quán)限控制等技術(shù)。電子檔案在保護(hù)方面不可忽視電腦病毒對數(shù)據(jù)信息的傳染及盜取，不亂點(diǎn)擊未知網(wǎng)址、加強(qiáng)病毒防護(hù)軟件的更新、定期檢查數(shù)據(jù)的完整性。最后，電子檔案的管理也應(yīng)該注重信息目錄的建立，對光盤、磁盤進(jìn)行分類整理，既方便檔案查詢也有利于后續(xù)電子檔案信息化儲存。此外，電子檔案的保管要主要防塵、避光，可將光盤等放入封閉盒子中保存，若是在盒子外加入標(biāo)簽可方便后期查找。

四、結(jié)束語

對文化的傳承、對記憶的延續(xù)都不可能通過一代代人教育能夠完成的，這些信息要么通過紙張記錄要么存檔到電子光盤上才能真正傳遞下去。隨著信息時(shí)代進(jìn)程地加快，對信息儲存載體進(jìn)行研究分析，可方便后續(xù)對信息的保存，無論是信息保密性還是安全性上都需要管理水平的提高。因此，本文結(jié)合了兩種類型的保存方式做了具體研究，并給出了保護(hù)建議對以后高效信息保存有一定的借鑒意義。