淺談中醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案精細(xì)化管理

羅 萍

（武漢市中醫(yī)院 湖北 武漢 430070）

1.醫(yī)療器械檔案的建立及分類管理

1.1 醫(yī)療設(shè)備檔案建立的意義

隨著醫(yī)改逐步縱向深化，中醫(yī)院必須積極順應(yīng)政策形勢的調(diào)整變化，從挖掘自身潛力入手，圍繞中醫(yī)藥特色的發(fā)揮，著力提升醫(yī)院核心競爭力。創(chuàng)新的現(xiàn)代中醫(yī)診療手段受到廣大群眾熱捧，中醫(yī)技術(shù)現(xiàn)代化的創(chuàng)新研究也離不開各類醫(yī)療設(shè)備，大型中醫(yī)院醫(yī)療往往需要購置和更新醫(yī)療設(shè)備，由此產(chǎn)生了數(shù)量龐大的醫(yī)療設(shè)備檔案。為了充分利用各類醫(yī)療設(shè)備檔案，進(jìn)一步推進(jìn)中醫(yī)院精細(xì)化管理，需要對檔案實行電子化管理。

1.2 醫(yī)療設(shè)備檔案的分類

按醫(yī)療設(shè)備購置、使用的全過程，檔案可分為兩部分：

（1）計算機(jī)存儲檔案：分為醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)、醫(yī)用耗材、計量器具三種檔案。

（2）由文字、圖表等形成的技術(shù)檔案，它又可分為醫(yī)療設(shè)備檔案、計量器具檔案、醫(yī)用耗材檔案和其它檔案。

1.3 醫(yī)療設(shè)備檔案的歸案范圍

（1）本院購置儀器設(shè)備的請示、批復(fù)，儀器設(shè)備購置可行性論證材料，進(jìn)口儀器設(shè)備報批材料，招投標(biāo)材料，銷售代理商資質(zhì)證明材料，協(xié)議書，發(fā)票復(fù)印件，報關(guān)單，關(guān)稅（免稅）證明，開箱記錄，裝箱單，產(chǎn)品合格證等文件材料。

（2）物資采購計劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料。

（3）儀器設(shè)備定購合同、會議紀(jì)要、記錄等材料。

（4）儀器設(shè)備驗收、安裝調(diào)試記錄、驗收記錄表及驗收過程中形成的各種技術(shù)性、憑證性文件材料和雙方簽字移交文件、保修單等。

（5）隨機(jī)技術(shù)資料、主機(jī)操作說明書、操作參考書、使用手冊、線路圖紙、配件使用說明書以及備份目錄等。

（6）儀器設(shè)備的運行維護(hù)使用記錄表、校準(zhǔn)/檢定（檢驗）一覽表、合格證書或記錄、結(jié)果及復(fù)印件、設(shè)備調(diào)試、驗收和下次校準(zhǔn)的預(yù)定日期，維護(hù)計劃以及已進(jìn)行的維護(hù)使用檢查記錄、檢測儀器設(shè)備期間核查、比對及使用記錄、儀器設(shè)備損壞、故障、改裝或修理記錄等。[1]

（7）儀器設(shè)備報廢申請單。

（8）重大事故的調(diào)查分析及處理意見。

（9）、技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料。

（10）索賠來往公函及結(jié)果等文件材料。

（11）涉外文件（進(jìn)口儀器設(shè)備）的詢價、報價、投票文件，合同、合同附件、談判協(xié)定書、議定書、談判記錄、談判過程中外商提交的材料、各設(shè)計階段審查議定書、技術(shù)問題來往函電、檢驗及設(shè)計聯(lián)絡(luò)、設(shè)備存儲、運輸、開箱驗收記錄、商檢及索賠、防腐、保護(hù)措施、外國技術(shù)人員現(xiàn)場提供的文件材料等。[2]

（12）有關(guān)的國外技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)的專利說明等。

2.醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理存在的問題

（1）忽視醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理工作的重要性。雖然大多數(shù)大中型綜合性醫(yī)院已經(jīng)提高對醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理工作的認(rèn)識程度，但在實際工作中卻沒有采取相應(yīng)的行動。醫(yī)院重視發(fā)展業(yè)務(wù)、忽略檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。還有部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理并不能產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)效益，對醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的資金投入、人員培訓(xùn)方面投入過少，更不能有效開發(fā)利用各種檔案資源。

（2）醫(yī)療設(shè)備檔案形成周期長，檔案完整性欠佳。醫(yī)院采購新設(shè)備往往有5-20年的使用周期，在此期間對設(shè)備進(jìn)行論證、設(shè)備購置以及設(shè)備安裝驗收等階段都會不停地產(chǎn)生各種檔案。不同階段檔案管理員更換時交接不清楚等問題，都會影響設(shè)備材料歸檔的完整性。

（3）設(shè)備檔案管理人員年紀(jì)大、專業(yè)不符、能力水平低情況普遍。設(shè)備檔案管理人員大多數(shù)為兼職檔案管理員，并沒有進(jìn)行過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對于設(shè)備檔案管理理論知識了解不多；還有一些檔案管理員只進(jìn)行過簡單的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)過傳統(tǒng)檔案文書收集方法，無法真正理解設(shè)備檔案的特點和管理要求。年紀(jì)大的檔案管理員的外語水平和計算機(jī)知識已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)設(shè)備的發(fā)展水平。

3.改進(jìn)方法

隨著人民群眾對健康生活的期望越來越強烈，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備檔案種類逐漸增多，由此增大了設(shè)備檔案歸檔范圍。醫(yī)療設(shè)備檔案作為科技檔案之一，是知識、信息的載體，是一種潛在的生產(chǎn)力，是一項非常珍貴的科技資源。因此對設(shè)備檔案進(jìn)行電子化并不斷豐富檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案的價值得到充分利用。

3.1 落實醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

制度是各項工作得以有序開展的先決條件。在深度理解《中華人民共和國檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)醫(yī)院設(shè)備檔案管理的實際情況，探索建立完善適合醫(yī)院發(fā)展的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度并加以落實，使設(shè)備檔案的收集、整理、歸檔、審核、查詢、借閱等各環(huán)節(jié)能按制度進(jìn)行，避免造成檔案的缺損和丟失。

3.2 建立信息化管理系統(tǒng)

管理系統(tǒng)是醫(yī)院各部門完善、共享各類設(shè)備檔案信息的媒介，醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理工作需要相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施作支撐，通過互聯(lián)網(wǎng)使醫(yī)院各部門都可以使用檔案管理系統(tǒng)對部門電子檔案進(jìn)行搜集和整理。在此過程中必須注意保障醫(yī)療設(shè)備電子檔案的安全性，要配置特定的計算機(jī)存儲醫(yī)療設(shè)備電子檔案并指派特定的技術(shù)人員負(fù)責(zé)此項工作[3]。

3.3 加強檔案管理人員技能培訓(xùn)

對于目前檔案管理人員年齡大，專業(yè)知識少等情況，可選拔具有檔案管理相關(guān)知識的年輕人進(jìn)行檔案管理，同時對其進(jìn)行專業(yè)的知識技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》等與自身工作密切相關(guān)的法律法規(guī)文件，強化檔案管理意識，樹立依法管檔的思想理念。通過培訓(xùn)讓檔案管理人員更專業(yè)化，清楚檔案歸檔收集以及整理，明確歸檔對象、范圍、要求和保存年限等，確保實現(xiàn)對檔案的科學(xué)精細(xì)化管理。