新環(huán)境下單位檔案管理創(chuàng)新策略分析

劉曉利

（吉林省公主嶺市嶺東工業(yè)集中區(qū)管理委員會，吉林 公主嶺 136100）

單位檔案管理即為實(shí)現(xiàn)單位歷史材料的管理，在這些材料著詳細(xì)記錄了單位的發(fā)展歷史，檔案管理質(zhì)量以及利用效率具有重要價(jià)值。我國檔案管理出現(xiàn)于70年代，在長期發(fā)展中已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是在新公共服務(wù)理論發(fā)展環(huán)境下，也促進(jìn)了單位檔案管理的全新發(fā)展，需要繼續(xù)探索單位檔案管理發(fā)展方向，以能夠滿足當(dāng)前社會發(fā)展需求。

一、單位檔案管理中的現(xiàn)實(shí)問題

（一）檔案管理制度建設(shè)不完善

單位檔案管理制度不健全問題主要也就是監(jiān)督制度等不夠完善。在單位檔案管理中需要制定完善的管理流程，同時(shí)在監(jiān)督管理中沒有具體的監(jiān)督方式，外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)以及監(jiān)督措施也不夠明確，也就導(dǎo)致在單位檔案管理中存在較多不規(guī)范問題。

當(dāng)前檔案管理制度相關(guān)的管理領(lǐng)域也不夠全面。通常相關(guān)內(nèi)容只是關(guān)于檔案收集整理等工作，但是對于檔案資料的研究和開發(fā)研究比較少。同時(shí)也沒有結(jié)合社會發(fā)展情況，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的更新，也就引發(fā)部分制度和實(shí)際不相符，無法發(fā)揮檔案管理制度的應(yīng)用價(jià)值。在檔案管理開發(fā)中也沒有足夠的重視，沒有充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值。

檔案管理制度執(zhí)行力不足，沒有相關(guān)的制度對其實(shí)施監(jiān)督管理。在檔案管理中，單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理者沒有及時(shí)糾正管理中的失范行為，從而導(dǎo)致實(shí)際工作存在一定不規(guī)范，檔案管理制度作用沒有得到充分發(fā)揮。

（二）檔案管理專業(yè)人才缺失

在單位檔案管理中，人才是智力基礎(chǔ)。但是在目前單位檔案管理實(shí)際工作中，相關(guān)工作人員沒有足夠的信息素養(yǎng)，同時(shí)存在技術(shù)性人才缺乏等問題。信息化環(huán)境下想要實(shí)現(xiàn)單位檔案管理信息化建設(shè)，需要大量的專業(yè)技術(shù)人才，同時(shí)也需要具備一定的計(jì)算機(jī)管理知識，但是在當(dāng)前環(huán)境下檔案管理人員學(xué)歷普遍偏低，無法滿足信息化建設(shè)需求。想要對這一問題解決，單位也就需要制定一系列優(yōu)惠政策方式提升對高學(xué)歷人才的吸引力，同時(shí)也可以加強(qiáng)培訓(xùn)。但是通常情況下政府所制定的優(yōu)惠政策力度存在明顯不足，對于高學(xué)歷人才的吸引力不足。另外在培訓(xùn)過程中，雖然政府能夠采用集中授課方式，但是培訓(xùn)過程中沒有相應(yīng)的強(qiáng)制性，也缺乏培訓(xùn)效果檢測方法，導(dǎo)致廣大人員沒有足夠的參與積極性，直接影響培訓(xùn)效果。

（三）檔案管理信息化建設(shè)落后

單位檔案管理信息化建設(shè)不足在信息化環(huán)境下是一個(gè)主要問題，主要是無法對檔案信息安全提供有效保障。單位制度在改革過程中逐漸深入，檔案管理信息化建設(shè)工作具有一定系統(tǒng)性，財(cái)力以及人力支持缺一不可，但當(dāng)前單位中，人們對檔案管理建設(shè)的重要性缺乏認(rèn)識，部分領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對于檔案管理認(rèn)識存在的不足，對于檔案管理信息化建設(shè)也具有一定影響，影響了檔案工作的規(guī)劃發(fā)展。

二、單位檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）規(guī)范檔案管理制度

單位檔案管理監(jiān)督需要強(qiáng)化管理工作制度建設(shè)，可以分為兩個(gè)方面，其中分別是單位內(nèi)部監(jiān)督和外部公民輿論監(jiān)督。首先需要建構(gòu)完善的檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，可以在單位內(nèi)部專門組織監(jiān)督隊(duì)伍，并制定相應(yīng)的監(jiān)督內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理監(jiān)督部門需要強(qiáng)化檔案管理技術(shù)支持，在管理過程中提升對先進(jìn)信息化技術(shù)的應(yīng)用，以能夠提升檔案管理工作效率，提升檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。在外部也需要充分發(fā)揮人民群眾監(jiān)督作用，以能夠在單位檔案管理中提升廣大民眾的參與積極性，實(shí)現(xiàn)對檔案管理質(zhì)量的監(jiān)督管理。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

人才是組織應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的對象，在信息化普及的新形勢下，檔案管理工作需要更多的高素質(zhì)專業(yè)人才，針對當(dāng)前單位檔案管理人員結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀，可以提升相關(guān)人員的福利待遇，以能夠?qū)崿F(xiàn)對工作人員專業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。

在當(dāng)前檔案管理工作中，必須要具備一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作能力，需要有一定的信息素養(yǎng)，才能夠滿足信息環(huán)境下檔案信息化管理需求。單位檔案管理中可以制定相應(yīng)的優(yōu)惠人才政策，以能夠提高對高素質(zhì)專業(yè)人才的吸引，同時(shí)也可以積極采用外出培訓(xùn)等方式提升廣大檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，但是一定要重視強(qiáng)化對培訓(xùn)效果進(jìn)行檢驗(yàn)分析。

單位也需要有計(jì)劃的組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以能夠定期學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中的問題，分析原因制定對策，提升培訓(xùn)工作實(shí)效性。在單位檔案管理人員中，可以采用集中式培訓(xùn)同時(shí)也可以采用分批次培訓(xùn)方式，以能夠讓工作人員可以在第一時(shí)間掌握先進(jìn)檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提升檔案管理工作效率。

（三）提高檔案管理的技術(shù)利用率

實(shí)現(xiàn)公共利益能成為單位檔案管理的目標(biāo)，想要提升檔案管理有效性，也就需要強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理自動化水平，提高檔案管理利用率。在當(dāng)前檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，主要采用的技術(shù)有數(shù)字加密技術(shù)等，以能夠及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資料的更新，在檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，也就是能夠顯著提升檔案管理收集整理質(zhì)量，并能夠及時(shí)補(bǔ)充檔案信息等。實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，可以促進(jìn)單位的社會效益提升。在單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，可以加大對外來技術(shù)等的引入和應(yīng)用。

在單位檔案管理中，管理自動化是一個(gè)重要組成部分，其中主要也就是實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的自動化收集以及檢索等，單位在發(fā)展過程中一定要強(qiáng)化檔案管理自動化建設(shè)，以能夠促進(jìn)自動化管理方式的應(yīng)用，從而顯著提升檔案管理效率。

（四）增強(qiáng)檔案管理的民主化

在新公共服務(wù)理念引導(dǎo)下，注重實(shí)現(xiàn)單位工作方式的改變，在相關(guān)政策制定和實(shí)施中需要提升民主參與度。自然在單位檔案管理中需要注重實(shí)現(xiàn)民主化管理，以能夠在檔案管理中逐漸實(shí)現(xiàn)角色轉(zhuǎn)變，提升檔案管理工作的服務(wù)性。同時(shí)也需要注重在制定檔案管理制度以及反饋制定中有效實(shí)現(xiàn)民主化管理。

結(jié)語：單位檔案管理改革在當(dāng)前檔案管理中是主要發(fā)展方向，不同政府部門已經(jīng)發(fā)布了檔案管理發(fā)展文件，以能夠?qū)挝粰n案管理工作發(fā)展產(chǎn)生促進(jìn)作用。本文對單位檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了系統(tǒng)研究，分析了檔案單位檔案管理建中存在的一些問題。具體表現(xiàn)在對單位檔案管理存在一定的錯(cuò)誤認(rèn)識，同時(shí)在信息化建設(shè)中沒有足夠的投入，專業(yè)人才不足等問題，對檔案管理發(fā)展具有直接影響。為有效加快單位檔案管理進(jìn)程，提出了解決對策，需要提升對單位檔案管理重要性的重視，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，為當(dāng)前單位檔案管理提供有益借鑒。