實(shí)現(xiàn)規(guī)范化財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平

■ 譚麗明

在財(cái)務(wù)檔案管理工作中強(qiáng)化檔案管理力度，不斷提升財(cái)務(wù)檔案管理水平是現(xiàn)階段社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展中企業(yè)和事業(yè)單位可以更好的發(fā)展的重要前提。一個(gè)單位的發(fā)展不能脫離相關(guān)的經(jīng)濟(jì)支持，財(cái)務(wù)管理是對單位管理有效性的重要保障。因此，需要對財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行規(guī)范，通過這種方式提高財(cái)務(wù)管理水平，從而提升單位管理效能。

一、財(cái)務(wù)檔案管理主要內(nèi)容

（一）財(cái)務(wù)檔案管理工作的主要內(nèi)容有

①資金使用過程中生成的憑證，如會計(jì)匯總憑證等。②財(cái)務(wù)報(bào)表。③會計(jì)賬目，有固定資產(chǎn)內(nèi)容等。④銀行存款對賬單和會計(jì)檔案等。⑤電子檔案記錄。⑥財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)的升級有關(guān)數(shù)據(jù)的存檔和備份。⑦財(cái)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)記錄本。⑧有關(guān)設(shè)備設(shè)施。⑨審核后的檔案。⑩和單位有關(guān)的財(cái)務(wù)管理資料及數(shù)據(jù)。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性

財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在三方面：一，財(cái)務(wù)檔案管理工作可以提升單位對內(nèi)部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的掌控程度，因此需不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理工作，同時(shí)加強(qiáng)對單位經(jīng)濟(jì)活動記錄的科學(xué)性和真實(shí)性。二，財(cái)務(wù)檔案管理工作是解決經(jīng)濟(jì)行為形成的經(jīng)濟(jì)問題的主要憑據(jù)，可以促進(jìn)單位更好的穩(wěn)定發(fā)展。三，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作是我國實(shí)施經(jīng)濟(jì)政策方針的重要參考數(shù)據(jù)。

二、財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

（一）財(cái)務(wù)檔案管理制度的問題

我國經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步為我國帶來了更多的經(jīng)濟(jì)效益，但是也為單位的財(cái)務(wù)檔案管理帶來了一些問題。主要存在兩方面：其一，在主觀管理層面，相關(guān)制度和法律沒有得到重視。財(cái)務(wù)檔案管理不完善的制度，使單位內(nèi)部在存放檔案和借閱時(shí)沒有工作人員進(jìn)行專業(yè)管理。其二，文件管理下的計(jì)算機(jī)軟件和系統(tǒng)安全方面的專業(yè)問題，以及管理人員不需要培訓(xùn)就可以直接上崗是當(dāng)前信息安全方面存在的最大隱患問題。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理人員能力的問題

財(cái)務(wù)檔案的管理工作由于受到工作人員的影響，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行困難。主要是因?yàn)橐恍┢髽I(yè)單位對財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視和缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理知識，因此，許多財(cái)務(wù)檔案管理工作都是由會計(jì)工作人員兼任的，要想實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范管理需要大量的投入時(shí)間，否則不能發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的正確作用。另一方面，執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案管理也存在不及時(shí)的問題，有可能使得財(cái)務(wù)信息泄露的危險(xiǎn)，進(jìn)而制約單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動。

（三）難以實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)的高效利用可以為財(cái)務(wù)檔案管理給予技術(shù)幫助，強(qiáng)化其管理方式的同時(shí)也可以有效的減少單位在經(jīng)營過程中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。但由于部分財(cái)務(wù)檔案管理工作人員可能缺乏必要的信息化意識，不能將有效的信息技術(shù)應(yīng)用至實(shí)際財(cái)務(wù)檔案管理中處理問題，使得單位難以實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)。此外，由于部分單位在發(fā)展中的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備不夠完善，也是限制信息技術(shù)發(fā)揮優(yōu)勢的因素。

三、促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化的對應(yīng)措施

根據(jù)以上分析不難看出當(dāng)前許多單位在財(cái)務(wù)檔案管理工作上依然有著一些問題。單位的財(cái)務(wù)檔案管理是單位可以進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的重要前提，因此，要想解決這些問題，可以從以下幾方面入手：

（一）強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理工作的理性認(rèn)知

強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)知水平主要可以從兩方面進(jìn)行：一，需要進(jìn)行綜合性的引導(dǎo)和宣傳，單位積極的組織開展就財(cái)務(wù)檔案管理的重要性的探討和學(xué)習(xí)活動，針對如何對財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行有效利用和再利用問題進(jìn)行進(jìn)一步的分析討論，使單位的管理者充分意識到財(cái)務(wù)檔案管理的重要作用。同時(shí)，發(fā)揮管理者的主觀能動性，積極主動的學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案管理方面的問題。二、由于財(cái)務(wù)檔案管理工作具有重要意義，因此，單位管理工作應(yīng)主次分明，為開展財(cái)務(wù)檔案管理工作提供條件，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部之間資源共享，通過這種方式真正提高財(cái)務(wù)管理工作效率。

（二）構(gòu)建完整的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制

完整的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范化，提高財(cái)務(wù)管理工作效率的重要方式之一。但因?yàn)槿狈ν暾呢?cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，因此，總的來講，財(cái)務(wù)檔案管理工作效率不高，不能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案資源的整體利用。此外，單位在進(jìn)行構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制時(shí)，應(yīng)立足于單位的真實(shí)需求。因?yàn)橛械钠髽I(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作量較大，企業(yè)就需要對管理人員進(jìn)行科學(xué)分配，不同的職位負(fù)責(zé)不同的區(qū)域，如一部分負(fù)責(zé)整理，一部分負(fù)責(zé)歸檔等方式。在歸檔的同時(shí)，工作人員還應(yīng)針對檔案管理環(huán)境的特殊性，將財(cái)務(wù)檔案另行歸檔，做到財(cái)務(wù)檔案安全、有效的管理，為財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)設(shè)安全的管理環(huán)境。

（三）增強(qiáng)信息技術(shù)利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

采取檔案管理為了更好的適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求，確保其有效性，就需要單位在未來的發(fā)展中將財(cái)務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)化放在重要位置，將信息技術(shù)應(yīng)用至財(cái)務(wù)檔案管理中，豐富財(cái)務(wù)檔案管理方式，保障財(cái)務(wù)檔案信息可以高效利用的同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。主要可從兩方面進(jìn)行：一，強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用意識，引導(dǎo)其掌握更多的信息技術(shù)，且將技術(shù)應(yīng)用到財(cái)務(wù)檔案管理工作中，以此提高財(cái)務(wù)檔案管理的工作效率；二，結(jié)合現(xiàn)階段開展財(cái)務(wù)檔案管理工作的要求，完善和財(cái)務(wù)檔案管理工作有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化提供有力條件。

結(jié)語：

國家和各單位的經(jīng)濟(jì)隨著時(shí)代的快速發(fā)展帶來了更多的發(fā)展機(jī)遇，但是也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。因此，應(yīng)優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理方式，加強(qiáng)工作人員專業(yè)知識的培養(yǎng)，并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理。當(dāng)然，完善財(cái)務(wù)檔案管理工作的方式有很多，需要有關(guān)工作人員總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和進(jìn)行創(chuàng)新，以期通過實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范化，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)管理水平。